Додајте наслов на врх табеле. Ово ће вам помоћи да запамтите које информације се налазе у одређеном адресару. Можда ћете морати да подесите различите адресаре за различите сврхе – на пример, један за чланове клуба књига и један за чланове породице. Јасан наслов ће вам помоћи да све буде организовано. Подебљајте наслов и повећајте величину фонта, користећи алате на горњој траци са алаткама.
Прескочите неколико редова после наслова и унесите наслове за колоне у адресару. Следећи наслови колона ће бити од велике помоћи: име, адреса, град, држава, поштански број, број телефона, број факса и адреса е-поште. Унесите ове наслове у колоне А до Х, респективно. Веома је важно да се свака ставка унесе у посебну колону.
Центрирајте и подебљајте наслове колона. Да бисте то урадили, кликните на број реда лево од реда наслова. Ово ће означити или изабрати цео ред. Затим користите подебљане и централне алате на горњој траци са алаткама.
Унесите контакт информације у сваку колону. Информације за сваки контакт треба унети у посебан ред. У зависности од тога колико контаката имате, ово може потрајати. Али запамтите, ово ћете морати да урадите само једном. У будућности ћете морати само да додате нове контакте и ажурирате информације. Ако немате одређене информације за одређене контакте, оставите ћелију празном. Не заборавите да користите скраћенице држава од два слова које захтева пошта.
Форматирајте текст у колони ЗИП кода да би сви поштански бројеви изгледали исто. Означите сав текст у колони, осим наслова колоне. Кликните десним тастером миша на означене ћелије и изаберите „Форматирај ћелије“. Кликните на картицу „Број“, а затим кликните на „Посебно“ у пољу „Категорија“. Кликните на „Поштански број“ или „Поштански број+4“ у пољу „Тип“. Кликните на „ОК“. Ово ће учинити да сви поштански бројеви изгледају исто.
Обликујте текст у колони Број телефона тако да сви бројеви телефона у колони изгледају исто. Означите текст у колони Број телефона, осим наслова колоне. Кликните десним тастером миша на њега и изаберите „Форматирај ћелије“. На картици „Број“ изаберите „Посебно“ из оквира „Категорија“. Кликните на „Број телефона“ у пољу „Тип“. Кликните на „ОК“.
