Kako stisniti datoteke, preden jih pošljete po e-pošti

Ko prenašate velike datoteke v e-poštnem sporočilu, tvegate, da boste presegli omejitev velikosti priloge, zaradi česar pošiljanje ne bo uspelo. Stiskanje datotek zmanjša njihovo velikost, kar olajša pošiljanje, ne da bi dosegli te omejitve. Nekateri najboljši kandidati za stiskanje so velike večpredstavnostne datoteke, kot so videoposnetki, fotografije in zvočne datoteke, saj te ponavadi same po sebi presegajo omejitve velikosti – zlasti videoposnetki.

Običajno se uporablja več formatov stiskanja, izbira pravega pa je odvisna od nekaj različnih dejavnikov. Stiskanje ZIP je najpogosteje podprto in je bolj univerzalno od drugih, vendar ponuja manj stiskanja kot formati, kot sta RAR in 7Z. Ti formati pa zahtevajo posebne programe za dekompresijo datotek. Oblike, ki jih lahko prejemnik vaše datoteke dekompresira, igrajo veliko vlogo pri vaši odločitvi. V večini primerov je ZIP najboljša izbira, saj je stiskanje ZIP integrirano z operacijskim sistemom Windows, kar odpravlja potrebo po dodatnih vtičnikih ali prenosih.

Natančen postopek stiskanja datotek se razlikuje glede na program, ki ga uporabljate. Če želite uporabiti vgrajeno stiskanje ZIP v sistemu Windows 7, z desno tipko miške kliknite datoteko ali mapo, premaknite miško nad »Pošlji« in nato v spustnem meniju izberite »Stisnjena (zipirana) mapa«. Za Windows 8 izberite datoteko in kliknite »Skupna raba«, nato pa »Zip«. V drugih programih običajno ustvarite arhiv, vanj dodate datoteke in nato programu naročite stiskanje. Za posebna navodila si oglejte dokumentacijo vašega programa za arhiviranje.

Kako majhna mora biti stisnjena datoteka, je odvisno od e-poštne storitve, ki jo uporabljate za pošiljanje. Omejitve se razlikujejo od enega ponudnika do drugega, zato se boste morali za natančne podrobnosti posvetovati s svojim specifičnim ponudnikom. Priljubljene možnosti, kot sta Gmail in Yahoo, vas omejujejo na 25 MB na e-pošto, medtem ko vas Outlook.com omejuje na 10 MB na e-pošto. E-poštni odjemalci so pogosto podobni, pri čemer vas Microsoft Outlook omejuje na 20 MB na prilogo, Windows Live mail ki vas omejuje na 10 GB na e-pošto in največ 50 MB na datoteko, Mozilla Thunderbird pa ponuja neomejeno velikost.

Shramba v oblaku ponuja dobro alternativo, če vaša datoteka še vedno presega vašo omejitev velikosti, ne glede na to, koliko jo stisnete. S shranjevanjem stisnjene datoteke v strežnik v oblaku, kot je OneDrive, Google Drive ali Dropbox, in pošiljanjem povezave za prenos na prejemnika, prihranite čas, ki bi bil potreben za pripenjanje datoteke in pošiljanje velikih datotek – tudi tistih, ki se raztezajo na več gigabajtov ozemlju. To je tudi bolj priročen način za skupno rabo datoteke z več osebami, saj jo je treba naložiti le enkrat. Vaši prejemniki lahko nato prenesejo datoteko, ko jim ustreza.