Ti Microsoft Excel triki so bili rešilna bilka za moj potek dela

Pri delu s preglednico so bližnjice in nasveti, ki vam pomagajo hitreje ali bolje dokončati naloge, neprecenljivi. Podobno načinom za izboljšajte potek dela v programu Microsoft Word, ima Excel svoj niz uporabnih trikov.

S tem seznamom uporabnih nasvetov lahko odpravite dolgočasno delo, hitro izvedete operacije, zmanjšate napake in vstavite grafe ali mize s klikom. Uporabite enega ali vse, da bodo vaše dnevne naloge v Excelu preproste.

Izvedite posebne operacije lepljenja

Kopiraj in prilepi so preprosta dejanja, ki jih večina ljudi zna uporabljati. Vendar Excel ponuja več posebnih možnosti lepljenja, ki vam omogočajo istočasno lepljenje podatkov in izvajanje osnovnih enačb.

To pomeni, da lahko dodate, odšteti, pomnožite ali delite vsako vrednost v obsegu celic z določeno številko s posebnim lepljenjem.

Korak 1: Kopirajte celico, ki vsebuje številko, ki jo želite uporabiti pri izračunu, na enega od teh načinov:

• Desni klik in izberite Kopirati.
• Izberite Kopirati v razdelku Odložišče na traku na domov zavihek.
• Uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + C na Windows oz Ukaz + C na Macu.

2. korak: izberite celice z vrednostmi, v katerih želite izvesti izračun.

3. korak: Odprite Prilepite posebno meni enega od teh načinov:

• Desni klik in izberite Prilepite posebno.
• Izberite Prilepi > Prilepite posebno v razdelku Odložišče na traku na domov zavihek.

4. korak: Ko Prilepite posebno polje, izberite izračun, ki ga želite izvesti v Delovanje razdelek.

5. korak: Kliknite v redu.

Nato boste videli posodobitev podatkov z izvedenim izračunom. Ni vam treba skrbeti za ročno dodajanje, odštevanje, množenje, ali delitev skupine celic, kar je dolgočasno opravilo in povečuje tveganje za napake.

Naučite se ljubiti funkcije

Funkcije in formule so lahko zastrašujoče. Ko pa jih začnete uporabljati, boste cenili, koliko časa vam lahko prihranijo. Poleg tega boste zmanjšali možnost napak zaradi ročnega izvajanja izračunov.

Če še nikoli niste uporabljali funkcij, lahko začnete z osnovami vsote, povprečja, minimuma, maksimuma in štetja.

Korak 1: Izberite celico, v kateri želite uporabiti funkcijo. To je celica, kjer se nahaja formula in se prikaže njen rezultat.

2. korak: izberite puščico poleg AutoSum v Urejanje del traku na domov zavihek. Izberite izračun, ki ga želite uporabiti.

3. korak: Videli boste Fmaziljenje prikažejo v celici in čakajo na vrednosti, ki jih želite uporabiti.

Recimo, da želite dodati vrednosti v celicah od A1 do A5. Povlecite skozi ta obseg celic ali ga dodajte za začetnim oklepajem v formuli kot A1:A5. Prepričajte se, da ste formulo zaključili z zaključnim oklepajem, kot je na zgornjem posnetku zaslona.

4. korak: Pritisnite Vnesite oz Vrnitev ključ.

Nato boste videli svoj izračun, izveden glede na izbrano funkcijo.

Za celoten nabor funkcij, ki so na voljo v Excelu, pojdite na Formule zavihek. Nato uporabite knjižnico funkcij na traku, da izberete logično deluje kot IF ali referenca deluje kot VLOOKUP.

Uporabite hitro analizo za dodajanje oblik, grafikonov, skupnih vrednosti in tabel

Excel vam pomaga samodejno oblikovati celice s pogojnim oblikovanjem, ustvariti grafikone s priporočili, vstaviti tabele in vrtilne tabelein dobite skupne vrednosti. Morda pa ne veste, da lahko z orodjem za hitro analizo naredite takšne stvari izjemno hitro. Evo, kako to deluje.

Korak 1: izberite obseg celic, kjer želite izvesti eno od zgornjih dejanj.

2. korak: izberite Hitra analiza gumb, ki se prikaže v kotu obsega celic. Lahko pa kliknete z desno tipko miške in izberete Hitra analiza.

Nato vidite majhno polje s seznamom dejanj in razpoložljivimi možnostmi za vsako. Ti se razlikujejo glede na vrsto podatkov v vaših celicah, zato si poglejmo primer.

Tukaj imamo ocene učencev in obseg celic vključuje imena, črkovne ocene, številske ocene in besedilo za uspešno/neuspešno. Ko odpremo orodje za hitro analizo, lahko nato uporabimo pogojno oblikovanje, vstavimo grafikon, pridobimo vsote, ustvarimo tabelo ali dodamo iskrice.

3. korak: Preprosto izberite zavihek za želeno dejanje in nato izberite možnost za to dejanje.

Boom! Pravkar ste si prihranili ogromno časa, ker ste naredili eno od teh stvari iz nič.

Samodejno izpolnjevanje vzorcev in formul

Microsoft Excel ponuja priročno funkcijo samodejnega izpolnjevanja za enostavno polnjenje celic. Ti lahko vnesite nekaj elementov na seznam, kot so meseci v letu, in dodajte preostale elemente z vlečenjem. Pomaga vam tudi samodejno izpolnjevanje Kopiraj in prilepi formule, ki jih ustvarite s prej omenjenimi funkcijami.

Polnjenje vzorca: Vnesite (vsaj) dva elementa seznama, izberite celico, ki vsebuje drugega, nato uporabite ročico za polnjenje (znak plus na robu celice), da povlecite skozi preostale celice. Kot primere lahko vnesete januar in februar, ponedeljek in torek ali celo A in B. Nato izpolnite preostale celice!

Polnjenje formule: izberite celico, ki vsebuje formulo, in uporabite ročico za polnjenje, da povlecite formulo v preostale celice. Opomba: Če uporabljate absolutne in ne relativne reference, boste morali prilagoditi formule, potem ko jih izpolnite.

Namig: Preostale celice lahko zapolnite tako, da ustrezajo številu že izpolnjenih vrstic, tako da preprosto dvokliknete ročico za polnjenje.

Samodejno izpolnjevanje je izjemno orodje za prihranek časa v Microsoft Excelu.

Kopiraj iz statusne vrstice

Vrstica stanja na dnu aplikacije je koristna za ogled hitrih izračunov, kot so vsota, povprečje in štetje. Toda z posodobitev na Excel za Windows marca 2022, lahko dejansko kopirate te izračune z enim klikom.

Čeprav je ta funkcija morda še vedno na voljo uporabnikom in je morda še ne vidite, je vsekakor ena od tistih, ki jih morate imeti na radarju.

Korak 1: Najprej se prepričajte, da so izračuni označeni, da se prikažejo v vrstici stanja. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite vrstico stanja in izberite vsako, da poleg nje postavite kljukico.

2. korak: izberite celice za prikaz želenega izračuna v vrstici stanja.

3. korak: Nato izberite izračunano vrednost v vrstici stanja. To ga postavi v odložišče.

4. korak: Nato lahko vrednost prilepite v svojo preglednico ali popolnoma drugo aplikacijo.

Možnost kopiranja vrednosti neposredno iz odložišča vam preprečuje, da bi morali ročno vnašati formulo ali funkcijo, vendar še vedno dobite rezultat, ki ga potrebujete — hitreje kot kdaj koli prej!

Želite še več? Oglejte si te dodatne Excelovi nasveti za obvladovanje vaše preglednice.

Priporočila urednikov

• Uporabljate Office? Zaradi te Microsoftove spremembe je lahko vaš računalnik ogrožen
• Ne naredite drugega PowerPointa, ne da bi poznali te 3 trike
• Microsoft postopoma opušča privzeto Officeovo pisavo. Tukaj je tisto, kar bi ga lahko nadomestilo
• Microsoft Word, PowerPoint in Excel zdaj delujejo hitreje na Applovih novih M1 Macih
• Delo od doma? Ne zamudite te izjemne ponudbe za Microsoft Office 365

Nadgradite svoj življenjski slogDigitalni trendi bralcem pomagajo slediti hitremu svetu tehnologije z vsemi najnovejšimi novicami, zabavnimi ocenami izdelkov, pronicljivimi uvodniki in enkratnimi vpogledi v vsebine.