Deli poslovnega e-pošte

E-pošta je postala bistvena oblika poslovne komunikacije. Čeprav je osebna e-pošta neformalna, je za poslovno pošiljanje e-pošte potrebno strokovnost in vljudnost. Osnovni deli papirnatega poslovnega pisma veljajo tudi za internetno korespondenco.

Zadeva naj bo kratka in natančna. Izogibajte se uporabi oznak, ki bi lahko sprožile prejemnikov filter neželene pošte, kot je "Re", tradicionalna pisarniška okrajšava za beležko za "Glede" ali "Fwd", kar pomeni posredovano e-poštno sporočilo. Vedno izpolnite zadevo; Če ga pustite prazno, lahko tudi vaše sporočilo vrže v mapo z vsiljeno pošto.

Uporabite profesionalni pozdrav za poslovna e-poštna sporočila. "Dragi gospod Foster" ustvari veliko boljši vtis kot "Hej, Bob" in odraža vašo podobo poslovne osebe. Po pozdravu pustite prazno vrstico, nato pa začnite telo e-pošte. Ta vzorec olajša branje celotnega sporočila prejemniku.

Upoštevajte standardne smernice za poslovno pismo za telo vašega e-poštnega sporočila. Uporabite vljuden jezik, da postavite zahtevo ali razložite točko. Če niste prepričani, da se vas bo prejemnik spomnil ali če vzpostavite stik prvič, se predstavite v prvi vrstici. »Hvala, ker ste prejšnji četrtek govorili z mano glede pogodbe z Johnsonom« bo prebudilo prejemnikov spomin, preden se boste poglobili v podrobnosti poslovanja.

Ponovno dodajte prazno vrstico za telo e-pošte, da bo sporočilo lažje na očeh, nato sporočilo zaključite z vljuden podpis, kot je »Z spoštovanjem«, »Iskreno« ali celo »Hvala«. Po imenu dodajte svoj elektronski naslov, telefon številko. vaš naslov s podjetjem in po želji celo naslov pisarne. To prejemniku ponuja vse vaše kontaktne podatke na enem mestu.

Preden pritisnete "Pošlji", ponovno preberite e-poštno sporočilo, da poiščete težave: Ali je prejemnikov e-poštni naslov pravilen v "Za" ali je v polju »Zadeva« ustrezna vrstica in ali je sporočilo brez črkovanja, konteksta ali slovničnega napake. Dvakrat preverite tudi svoj podpis in kontaktne podatke.

Uporabljajte samo črno besedilo na belem ozadju. Izberite poslovno pisavo, na primer Times New Roman ali Courier. Ne uporabljajte barvnih, ukrivljenih pisav, ozadij, ki vsebujejo veliko grafiko, čustvenih simbolov ali internetnega slenga, kot je "LOL" (Laughing Out Loud). Izogibajte se vnašanju sporočila z velikimi črkami, kar se v besedilni obliki šteje za kričanje. Če pošiljate poslovno e-pošto velikemu številu prejemnikov, uporabite možnost Blind Carbon Copy (BCC). Na ta način je e-poštni naslov vsakega bralca zaščiten in manj verjetno, da bo končal na seznamu neželene pošte nekoga.