Zakaj uporabljati Microsoft Excel

Microsoft Excel je programska oprema za preglednice, ki se uporablja za izračun finančnih, statističnih in inženirskih informacij in se uporablja na številnih mestih, od posameznih gospodinjstev do Fortune 500 podjetja. Sestavni deli Excela so celice, preglednice in delovni zvezki. Delovni zvezki vsebujejo preglednice, preglednice pa celice. Zato je na tisoče celic v preglednici in dve ali več preglednic sestavljata delovni zvezek. Funkcije, ki jih ponuja Excel, omogočajo uporabniku, da prihrani čas pri izračunu formul, ustvarjanju grafikonov in grafov ter skupni rabi in varovanju informacij.

Microsoft Excel je priročen pri izvajanju izračunov. Programska oprema vsebuje vgrajene formule za osnovno matematiko, statistiko in celo inženirske funkcije. Izračuni, ki lahko zahtevajo več ponovitev, da pridejo do odgovora, zahtevajo le vnos nekaj osnovnih komponent formule, da Excel izračuna končni odgovor. Poleg tega se čas, potreben za pridobitev odgovora, močno zmanjša z uporabo Microsoft Excela.

Microsot Excel se lahko uporablja tudi za ustvarjanje grafikonov in grafov. Podatki, vneseni v preglednico, lahko hranijo številne vrste grafov, ki so na voljo v Excelu. Microsoft Excel ima zmožnost ustvarjanja tortnih grafikonov, paličnih grafov, 3-D grafov in celo razpršenih grafov. Ustvarjanje teh vrst grafikonov na papirju bi bilo zelo zamudno, če ne celo nemogoče za nekatere vrste grafov. Excel vsebuje tudi čarovnike (navodila po korakih), ki uporabnika vodijo pri ustvarjanju vrste grafa, ki ga potrebuje.

Več preglednic je mogoče povezati med seboj z uporabo Excela. Na primer, če so podatki prodajnega oddelka v eni preglednici, tržni podatki pa v drugi, je mogoče obe preglednici povezati brez ponovnega vnosa informacij. Povežite informacije tako, da izračunate celice ene preglednice s celicami druge. Končni rezultat bo kombinacija prodajnih in trženjskih podatkov. Zavedajte se, da če spremenite podatke v eni preglednici, se bo spremenil tudi končni rezultat.

Excel ima še eno funkcijo, ki uporabniku omogoča oblikovanje celic. Funkcija oblikovanja celic je še posebej priročna za razumevanje delovanja. V Excelu je mogoče celice oblikovati tako, da se prikažejo na določen način, če obstaja določen rezultat. Če je na primer finančni cilj 10 odstotkov pod proračunom, trenutni rezultat pa je 1 odstotek višji od proračuna, potem je mogoče celico oblikovati tako, da se prikaže rdeče. Po drugi strani pa, če je rezultat 12 odstotkov pod proračunom, ga je mogoče oblikovati tako, da se prikaže zeleno.

Excel lahko tudi zaščiti podatke. V Excelu obstaja funkcija zaklepanja celic, ki drugim uporabnikom preprečuje spreminjanje informacij v celici. Poleg tega je lahko celoten delovni list ali delovni zvezek zaščiten z geslom. Če so deli delovnega zvezka, ki jih ne bi smeli videti, postavite geslo na te dele delovnega zvezka ali na celoten delovni zvezek.

Microsoft Excel je mogoče integrirati tudi z drugo programsko opremo. Excelove podatke je mogoče uvoziti v Microsoft Access, Accessove pa izvoziti v Excel. Microsoft Word in PowerPoint uporabljata Excel za ustvarjanje tabel v svojih dokumentih. Če je tabela, grafikon ali graf ustvarjen v Excelu, ga je mogoče kopirati in prilepiti v Microsoft Word in PowerPoint.