Kako shraniti Wordove dokumente brez oznak

Način pregledovanja Microsoft Word – ki ga običajno imenuje njegova najbolj priljubljena funkcija, »Sledenje spremembam« – uporabnikom omogoča skupno rabo in sodelovanje pri dokumentih. Omogočanje funkcije povzroči, da Word zabeleži vse spremembe, narejene v dokumentu od takrat naprej, in vam omogoča, da pustite komentarje drugim uporabnikom, ki si ogledujejo dokument. Čeprav je spremljanje sprememb v Wordu lahko koristno, je pošiljanje Wordovega dokumenta lahko neprijetno ali celo katastrofalno. odjemalcu, inštruktorju ali kolegu, le da bi mu povedali, da so vse oznake in komentarji vidni ob odpiranju dokument. To lahko preprečite tako, da izklopite sledenje spremembam v Wordu, vendar morate razumeti, da Word morda še vedno sledi spremembam, tudi če jih ne vidite.

Večina uporabnikov, ki na koncu po nesreči pošljejo dokumente, ki še vedno kažejo oznake, to stori iz preprostega razloga; skrivanje sledinih sprememb iz pogleda ne odstrani teh sprememb iz dokumenta. Microsoft Word omogoča uporabnikom, da skrijejo in razkrijejo opombe dokumentov na zavihku »Pregled« po želji nadgradite program in zmanjšajte motnje, ki se lahko pojavijo z vsakim urejanjem in novim stavkom prijavljeni. To dosežete s spustnimi meniji na zavihku Pregled, desno od gumba »Sledenje spremembam«. Tudi če program ne prikaže sprememb, ko se pojavijo, če je funkcija omogočena, jih Word še vedno spremlja in beleži v dokumentu. Shranite lahko dokument s spremembami, ki so skrite pred vašim pogledom, vendar so še vedno prikazane drugim uporabnikom, razen če jih pravilno izbrišete.

Čeprav je bilo včasih težko shraniti Wordov dokument brez oznak, paket Microsoft Office 2016 poenostavi postopek. Kliknite zavihek »Pregled« v meniju nad dokumentom, da začnete postopek, in izberite gumb »Sledenje spremembam« v meniju načina pregleda, da izklopite sledenje. Če ne vidite dnevnika sprememb v dokumentu, kliknite zgornji spustni meni desno od gumba Sledi spremembam. Če spremembe niso vidne, bi se moralo glasiti "Brez oznake". Izberite »Vse oznake«, da razkrijete morebitne spremembe, zabeležene za dokument. To prikaže tudi komentarje na dokumentu, če obstajajo. Poglejte v okno na desni strani zaslona. Vsako od sprememb ali komentarjev morate razrešiti ali zavrniti, da jih opustite. Če želite to storiti hitro, izberite spustne menije pod gumboma »Sprejmi« ali »Zavrni« v podoknu Spremembe ter gumb »Izbriši« v podoknu s komentarji. Če kliknete možnost, da sprejmete, zavrnete ali izbrišete vse spremembe ali komentarje, je razreševanje sprememb veliko hitrejše.

Ko odpravite spremembe in izbrišete morebitne komentarje, shranite dokument in ga znova odprite v Wordu. Če še vedno obstajajo kakršne koli sledene spremembe, Word prikaže označevalne opombe, ko se dokument naloži – kar vam omogoča, da jih po potrebi poiščete in razrešite ali izbrišete. Uporabite lahko tudi Wordovo funkcijo pregledovalnika dokumentov, da pregledate dokument kot celoto in izbrišete katerega koli informacije, ki jih morda ne želite deliti, kot so osebni podatki, vneseni v dokument ali skriti besedilo. Do tega lahko dostopate tako, da v meniju na vrhu okna Word kliknete »Datoteka« in izberete »Informacije«, nato »Preveri težave« in na koncu »Preglejte dokument«.