Podrobné pokyny na vytvorenie tabuľky programu Excel

Pri práci s údajmi môžu byť tabuľky praktickým spôsobom, ako si všetko usporiadať v ľahko zrozumiteľnom formáte. Tabuľky sú ideálne na nastavenie rozpočtov, sledovanie pokroku na projektoch a plánovanie. V predtechnologickej ére podniky používali na sledovanie týchto vecí papierové účtovné knihy, ale teraz je nástrojom voľby Microsoft Excel. Našťastie vytváranie a aktualizácia tabuliek programu Excel je pomerne jednoduchá.

Tabuľka má rovnaké nastavenie, či už je na papieri alebo na obrazovke počítača. Máš riadkov ktoré začínajú hore a pokračujú počas trvania údajov. Existujú tiež stĺpci, ktoré začínajú na ľavej strane tabuľky a pokračujú doprava tak ďaleko, ako potrebujete. Bod, kde sa riadok stretáva so zodpovedajúcim stĺpcom, sa nazýva a bunka.

V programe Microsoft Excel má každý riadok a číslo, pričom každý stĺpec má a list. Takže prvá bunka je A1. Ak dáte každému stĺpcu hlavičku, prvý riadok je vyhradený na tento účel a vyžaduje, aby ste pre každý stĺpec zadali názov. Ak napríklad sledujete rozpočet, v prvom stĺpci môžu byť produkty, kým v stĺpci B sú peniaze, ktoré ste minuli, a v stĺpci C daň, ktorú ste zaplatili, nasledovaná celkovou cenou v stĺpci D.

Ak máte Microsoft Office, Excel je súčasťou balenia. Prejdite do zoznamu aplikácií a zo zoznamu vyberte Microsoft Excel. Vyberte Súbor a Nový otvoríte novú tabuľku s predvoleným názvom Kniha1. V spodnej časti obrazovky je karta, ktorá číta Hárok 1.

Rovnako ako v programe Microsoft Word máte v hornej časti obrazovky pás s nástrojmi, ktorý vám umožňuje prispôsobiť dokument a formátovať bunky. Pod Domov, môžete tučný text alebo zmeniť typ a veľkosť písma. Môžete tiež zmeniť zarovnanie textu v každej bunke na zarovnanie doľava, doprava alebo na stred.

Jedna vec, ktorá môže byť spočiatku mätúca, je terminológia. Každý nový dokument, ktorý otvoríte v Exceli, sa nazýva zošit. V rámci každého zošita vytvoríte pracovný hárok, ktorý uvidíte ako kartu v spodnej časti obrazovky. V predvolenom nastavení sa nový pracovný hárok nazýva Hárok1, ale môžete naň kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať si Premenovať aby ste mu dali meno, aké chcete.

Ak chcete vytvoriť nový pracovný hárok, kliknite na + symbol vedľa karty pracovného hárka v spodnej časti obrazovky. Pracovný hárok môžete vložiť medzi dva, ktoré ste už vytvorili, kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu a výberom Vložiť hárok. Listy môžete presúvať kliknutím na požadovanú kartu a jej potiahnutím doprava alebo doľava od miesta, kde sa práve nachádza.

Jednou z najužitočnejších funkcií tabuľky Excel je jej AutoSum vlastnosť. Ak chcete zistiť, ako tento vzorec funguje, zadajte sériu čísel do stĺpca a potom kliknite na prázdnu bunku pod posledným číslom. Na páse s nástrojmi kliknite Vzorce a AutoSum. Vzorec pre AutoSum sa zobrazí v poslednom poli – napr. =SUM(A1:A4). Keď kliknete Zadajte, vzorec spočíta riadky nad ním a zadá súčet do poľa, ktoré obsahuje vzorec.

Môžete tiež napísať svoje vlastné vzorce. Keď sa s touto funkciou budete viac cítiť pohodlnejšie, môžete rozšíriť to, čo môžete v rámci aplikácie robiť. Vo vzorci AutoSum =SUM(A1:A4)Napríklad vzorec nasmeruje Excel na sčítanie položiek v riadkoch A1 až A4.

Keď začnete pracovať s väčšími objemami údajov, budete cítiť čoraz väčšiu potrebu spravovať všetko efektívnejšie. A kontingenčnej tabuľky je zabudovaný do Excelu ako spôsob, ako jednoducho organizovať informácie. Namiesto manuálneho triedenia cez riadky a riadky informácií môžete veci nastaviť tak, aby ste sa rýchlo dostali k potrebným údajom.

Pomocou kontingenčnej tabuľky neorganizujete hárok programu Excel ani nemeníte údaje v ňom. Namiesto toho obraciate údaje iným spôsobom – odtiaľ názov „pivot“ – aby ste sa na ne pozreli z iného smeru. Informácie môžete zadať manuálne alebo nechať Excel, aby to urobil za vás.

Ak chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku pre hárok programu Excel, najjednoduchším spôsobom je nechať spoločnosť Microsoft, aby vám ju odporučila. Pod Vložiť, kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky vedľa Tabuľky a vyberte si Odporúčame kontingenčné tabuľky. V tomto bode vám spoločnosť Microsoft ponúka niekoľko možností usporiadania údajov.

Ak máte chuť na dobrodružstvo, môžete si vytvoriť vlastnú kontingenčnú tabuľku na základe údajov, ktoré ste zadali. Pod Vložiť, prejdite na šípku rozbaľovacej ponuky vedľa Tabuľky a vyberte kontingenčnej tabuľky. Môžete sa rozhodnúť buď vložiť svoju kontingenčnú tabuľku do existujúceho pracovného hárka, alebo začať nový pracovný hárok s informáciami. Po výbere Zadajte, budete môcť začať vytvárať svoj prehľad.

Ďalšou užitočnou funkciou Excelu je prístrojová doska, ktorý dokáže sledovať vaše údaje na jednom mieste. Keďže podniky smerujú k rozhodovaniu založenému na údajoch, tento typ ľahko dostupných informácií sa stáva nevyhnutným. Najlepší spôsob, ako zabezpečiť úspech pri vytváraní dashboardu, je najprv naplánovať, čo dúfate, že tým získate. Metriky, ktoré potrebujete zhromaždiť, by mali byť uvedené dlho predtým, ako začnete budovať.

Keď ste pripravení začať, importujte údaje do Excelu, ak tam ešte nie sú. Potom otvorte nový zošit a vytvorte jeden alebo dva ďalšie hárky pridaním kariet v spodnej časti. Doplnkové hárky sú miesto, kde skryjete ďalšie údaje. Potom výberom pridajte Ganttov diagram Vložiť, Grafy a druhá možnosť. Ak chcete vložiť údaje, kliknite pravým tlačidlom myši na graf a vyberte si Vyberte položku Údaje.

Medzi mnohé obchodné využitie Excelu patrí vytváranie plánov. Ak podnikáte so zamestnancami na čiastočný úväzok, ktorí dodržiavajú týždenný rozvrh, Excel môže byť užitočný. Po krátkom návode na Excel môžete začať vytvárať plán pre svoj tím.

Ak chcete vytvoriť plán, otvorte Excel a zadajte vstup Rozvrhy do Prehľadať všetky šablóny v pravom hornom rohu. Vyberte si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje tomu, čo sa pokúšate urobiť. V tomto prípade je to tiež pravdepodobné Rozvrh zmien zamestnancov alebo Týždenná zmena zamestnancov harmonogram. Keď tam budete, môžete prepísať fiktívne mená svojimi vlastnými menami zamestnancov, pridať riadky a odstrániť hlavičky, aby ste mohli zmeniť uvedené časy.

Makrá sú užitočným nástrojom od spoločnosti Microsoft, ktorý vám umožňuje ušetriť časovo náročné kroky určením jednoduchých príkazov na zložitejšie úlohy, ktoré vykonávate každý deň. Vytváranie a používanie makier je prekvapivo jednoduché, najmä keď sa do toho pustíte. Najprv budete musieť pridať Vývojár kartu výberom Excel > Predvoľby > Pás s nástrojmi a panel s nástrojmi. Skontrolovať Vývojár v zozname vpravo a uložte zmenu.

Ak chcete vytvoriť makro, vyberte Záznam makra na Vývojár tab. Pomenujte makro, zadajte klávesovú skratku, na ktorú chcete ukázať na akciu, a stlačte OK. Okamžite vykonajte akciu, ktorú chcete zaznamenať, a potom stlačte Zastaviť nahrávanie v Vývojár tab. Kedykoľvek chcete vykonať túto akciu, stačí stlačiť sekvenciu kľúčových slov, ktorú ste zadali pri zaznamenávaní makra.

Dlhé zoznamy čísel môžu byť nudné. Každú excelovú tabuľku môžete okoreniť pridaním vizuálnych prvkov. Koláčový graf je skvelý spôsob, ako zobraziť percentá, pričom každá časť koláča predstavuje segment informácií, ktoré prenášate.

Ak chcete vytvoriť koláčový graf, musíte mať údaje v tabuľke. Ak ste robili prieskum u 100 ľudí, urobte zoznam odpovedí v jednom stĺpci a počet ľudí, ktorí si vybrali jednotlivé odpovede, v stĺpci priamo vedľa neho. Vyberte informácie, ktoré chcete zahrnúť do koláčového grafu, a vyberte si Vložiť na paneli s ponukami a Koláč. Potom vyberte štýl, ktorý preferujete.

Stĺpcový graf je lepší na zobrazenie toho, ako sa niečo v priebehu času zmenilo, alebo na vzájomné porovnanie rôznych položiek. Ak ste napríklad urobili prieskum veľkej skupiny ľudí o témach, ktoré ich najviac zaujímajú, môžete použiť stĺpcový graf na zobrazenie toho, ako muži a ženy odpovedali na jednotlivé oblasti.

Po zadaní informácií do hárka programu Excel vyberte údaje, ktoré chcete zahrnúť, a vyberte si Vložiť > Graf > Bar z panela s ponukami. Informácie sa automaticky zobrazia ako stĺpcový graf. Rozloženie nového stĺpcového grafu môžete zmeniť na páse s nástrojmi v hornej časti obrazovky vrátane pridávania prvky grafu, rýchle prispôsobenie rozloženia a zmena farieb, ktoré sa používajú na ilustráciu údajov.

Mnoho firiem považuje excelovú tabuľku za užitočný nástroj na organizáciu a správu veľkých zoznamov adries. Hoci existujú zložitejšie databázové aplikácie pre firmy, ktoré majú nepraktické zoznamy adries, Excel môže fungovať dobre pre firmy, ktoré stále budujú a rozširujú databázu zákazníkov. Môže to byť tiež rýchly a bezbolestný spôsob, ako vytvoriť poštové štítky z malého zoznamu mien, ktoré ste získali online, alebo z odpovedí na propagáciu.

Pred vytvorením adresných štítkov musíte najprv zostaviť zoznam adresátov tak, aby sa dali ľahko premeniť na adresy. Ak však chcete tlačiť štítky, budete musieť prejsť do programu Microsoft Word a vybrať typ korešpondencie, ktorú chcete Spustite hromadnú korešpondenciu rozbaľovacia ponuka pod poštové zásielky. Ak chcete použiť zoznam, ktorý ste nastavili v Exceli, kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa Vyberte možnosť Príjemcovia a vyberte si Použite existujúci zoznam. Potom pripojte dokument programu Excel.

Žiadna príručka programu Excel by nebola úplná bez toho, aby ste si preštudovali, ako vytlačiť dokument, ktorý ste vytvorili. Tlač v Exceli môže byť trochu zložitejšia a vyžaduje si niekoľko ďalších krokov, ak chcete mriežku alebo potrebujete ovládať oblasť dokumentu, ktorú chcete vytlačiť. Keďže jeden zošit môže obsahovať viacero pracovných hárkov, musíte sa tiež uistiť, že tlačíte len tie hárky, ktoré potrebujete.

Pred tlačou vyberte pracovné hárky, ktoré chcete vytlačiť. Ak chcete vytlačiť viacero hárkov, podržte stlačené tlačidlo Shift pri klikaní na karty. Vyberte si Súbor > Tlačiť > Zobraziť podrobnosti. Tu si môžete vybrať, či chcete tlačiť aktívne hárky alebo celý zošit, ako aj zvoliť orientáciu. Ak však chcete tlačiť mriežku alebo hlavičky, musíte to pred výberom označiť Súbor > Tlačiť výberom Možnosti hárka pod Rozloženie stránky a začiarknutím políčok vytlačte tieto položky.