Úlohy programu Outlook vám pomôžu spravovať dôležité položky zoznamu úloh.
Kredit za obrázok: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Metodológiu Getting Things Done od Davida Allena môžete integrovať s aplikáciou Microsoft Outlook 2013 pomocou kategórií, príznakov sledovania a priorít. Aj keď môžete manuálne nakonfigurovať Outlook na svojom počítači na implementáciu metodiky GTD, niekoľko doplnkov pre Outlook ponúka pokročilé nástroje na integráciu GTD. Úlohy môžete vytvárať priamo z ostatných položiek programu Outlook, ako sú e-maily a plánované činnosti, a potom ich priraďovať k projektom a zoznamom akcií, ktoré vám pomôžu efektívnejšie spracovať doručenú poštu.
Manuálna konfigurácia programu Outlook pre GTD
Krok 1
Zadajte každý zo svojich projektov do programu Outlook ako kategórie, aby ste mohli priradiť položky ku konkrétnym projektom. Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, stretnutie alebo úlohu, kliknite na „Kategorizovať“ a potom na „Všetky kategórie“. Kliknite na tlačidlo „Nový…“. Pridajte názov každého projektu a priraďte mu farbu.
Video dňa
Krok 2
Premeňte ostatné položky programu Outlook na úlohy, keď na ne narazíte. Môžete napríklad previesť e-mailovú správu na úlohu. Presuňte schôdzku, e-mailovú správu, kontakt alebo poznámku cez „Úlohy“ na navigačnej table, aby ste z obsahu položky automaticky vytvorili novú úlohu.
Krok 3
Priraďte svojim úlohám príznaky a priority. Ak chcete pridať príznak, otvorte úlohu a potom kliknite na príkazy v skupine Sledovanie na páse Domov v aplikácii Úlohy. Kliknutím na tlačidlo „Priorita“ v skupine Značky označíte položku ako „Vysokú dôležitosť“. Tento indikátor môžete použiť na označenie svojich akčných položiek podľa metodiky GTD.
Krok 4
Zobrazte si zoznam úloh podľa projektu, dátumu alebo dôležitosti. Kliknite na "Úlohy" na navigačnej table. Kliknite na kartu „Zobraziť“. Vyberte si z možností zobrazenia dostupných v rozbaľovacom poli v skupine Usporiadanie. Napríklad vyberte „Kategórie“ na usporiadanie úloh podľa projektov, „Dátum začatia“ alebo „Dátum dokončenia“ na usporiadanie úloh podľa dátumu alebo „Priorita“ na usporiadanie úloh podľa priority.
Používanie doplnku NetCentrics GTD Outlook Add-in
Krok 1
Stiahnite si a nainštalujte si bezplatnú skúšobnú verziu doplnku Getting Things Done Outlook od spoločnosti NetCentrics. Tento doplnok je navrhnutý tak, aby zjednodušil vašu schopnosť spracovávať položky programu Outlook podľa metodiky Davida Allena.
Krok 2
Vyberte si z kľúčových akcií na paneli nástrojov NetCentrics na spracovanie položiek programu Outlook do úloh. Vyberte napríklad jednu z týchto akcií zo skupiny Getting Things Done na páse Domov: „Akcia“, „Ďalšia akcia“, „Delegovať“, „Odložiť“ alebo "Niekedy." Keď vyberiete jeden z týchto príkazov z poštovej položky, úloha sa zaradí do príslušného priečinka a akcia sa priradí úloha.
Krok 3
Spravujte všetky svoje prebiehajúce projekty pomocou Project Central. Kliknite na tlačidlo „Project Central“ v skupine Getting Things Done na páse Domov. Toto okno môžete použiť na pomoc pri organizovaní úloh do konkrétnych projektov.
Krok 4
Vytvorte správu o projekte. Kliknite na tlačidlo ponuky „Projekt“ v Project Central a potom kliknite na „Vytvoriť správu…“. Vyberte možnosti, ktoré chcete zahrnúť do prehľadu. Napríklad v rozbaľovacej ponuke Zoradiť úlohy podľa vyberte „Dátum splatnosti“. Kliknutím na tlačidlo „OK“ vygenerujete svoj prehľad. Kliknutím na tlačidlo Tlačiť správu vytlačíte – je označená ikonou pripomínajúcou tlačiareň.
Používanie doplnku TaskCracker pre Outlook
Krok 1
Stiahnite si a nainštalujte si bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu TaskCracker pre Outlook. TaskCracker vám pomáha organizovať položky programu Outlook pomocou vizuálnej reprezentácie vašich úloh a projektov s rozhraním drag-and-drop.
Krok 2
Kliknite na príkaz „Otvoriť TaskCracker“ v skupine Otvoriť na páse s nástrojmi TaskCracker. Prípadne môžete kliknúť na „TaskCracker“ v spodnej časti tably Priečinky vľavo.
Krok 3
Usporiadajte si úlohy podľa priority. Kliknite na úlohu, presuňte ju do iného kvadrantu na obrazovke TaskCracker a potom ju uvoľnite, aby ste úlohe priradili túto prioritu. Túto metódu môžete použiť na rýchle priradenie akcií k zoznamu úloh bez toho, aby ste museli otvárať každú jednotlivú úlohu.
