5 trikov programu Microsoft Word, ktoré zmenili môj pracovný postup

Microsoft Word je dôležitou súčasťou mnohých našich každodenných pracovných životov, ale to neznamená, že ho vždy používame, aby to bolo užitočné. postupom času Microsoft pridal nové funkcie ktoré robia Word robustnejším, no nie vždy máte prehľad o nových funkciách alebo dokonca o tých užitočných skrytých nástrojoch.

Ak chcete zlepšiť svoj pracovný postup pri používaní programu Microsoft Word, tu je päť trikov, ktoré mi výrazne zlepšili čas strávený s aplikáciou. V priebehu rokov mi to ušetrilo čas, znížilo riziko chýb a zvýšilo moju efektivitu pri používaní Wordu.

Sledujte iba svoje zmeny

Ak na dokumentoch programu Word spolupracujete s ostatnými, možno poznáte funkciu Sledovanie zmien. Táto užitočná funkcia vám umožňuje ľahko vidieť pridania alebo zmeny v dokumente od každého.

S an aktualizovať na Word koncom roka 2021, Microsoft pridal možnosť sledovať iba vaše zmeny. Pre chvíle, keď nepotrebujete, aby každý sledoval ten svoj, a chcete len vidieť svoje vlastné, je to skvelá funkcia.

Krok 1: Otvorte dokument programu Word a prejdite na Preskúmanie tab.

Krok 2: Kliknite na Sledovanie rozbaľovacia šípka.

Krok 3: Potom kliknite na Sledovanie zmien šípku a vyberte Iba moja.

Potom môžete svoj dokument upravovať, pridávať komentáre a prijímať zmeny, ktoré sami vykonáte, bez toho, aby sa na tom podieľali vaši spolupracovníci.

Využite viac výhod schránky

Schránka balíka Office je funkcia, ktorú môžete okrem Wordu použiť aj v iných aplikáciách balíka Office, ako sú Excel a Outlook. Vďaka tomu všetko, čo skopírujete, zostane v schránke, kým neskopírujete niečo iné.

Čo robí schránku takým užitočným nástrojom, je to, že môžete znova použiť to, čo je v jej histórii, až do 24 položiek. To zahŕňa text aj obrázky. Navyše to funguje bez ohľadu na to, či používate Upraviť > Kopírovať, kliknite pravým tlačidlom myši a Kopírovať, alebo klávesová skratkaCtrl+ C.

Ak chcete zobraziť schránku, prejdite na Domov a kliknite na spúšťač dialógového okna Schránka. Toto je malá šípka v pravom dolnom rohu sekcie Schránka na páse s nástrojmi.

Na ľavej strane uvidíte otvorený panel úloh Schránka so zoznamom položiek, ktoré ste skopírovali. Vyberte položku, ktorú chcete prilepiť do dokumentu. Môžete tiež kliknúť na šípku napravo od položky a vybrať Vložiť alebo ak ho chcete odstrániť, vyberte Odstrániť.

V hornej časti podokna úloh sa zobrazia ďalšie akcie Prilepiť všetko alebo Zmazať všetko položky, pričom obe sú pohodlné.

Ak v dokumentoch programu Word často používate akcie kopírovania a prilepenia, táto možnosť skutočne šetrí čas.

Vložte náhodný text pre zástupné symboly

Ak ste niekedy museli tráviť čas vytváraním dokumentu bez textu, oceníte tento ďalší trik pre Microsoft Word. Môžete napísať jednoduchý riadok a Word za vás vloží náhodný text. Toto je ideálne pre zástupné symboly, kým nemáte požadovaný text.

Existujú dva spôsoby, ako pridať tento text do dokumentu.

Metóda 1: Pre náhodný text, kde P je počet odsekov a S je požadovaný počet viet, zadajte nasledovné:

=RAND(P, S)

Napríklad =RAND(2,3) vám poskytne dva odseky s tromi vetami.

Metóda 2: Pre lorem ipsum (bežný zástupný text) zadajte príkaz nižšie. Podobne ako RAND použite čísla pre počet odsekov (P) a viet (S), ktoré chcete vložiť.

=LOREM(P, S)

Takže =LOREM(4,2) vám poskytne štyri odseky, z ktorých každý obsahuje dve vety.

Ihneď po zadaní príkazu sa text zobrazí vo vašom dokumente, pripravený na použitie ako zástupný symbol vo vašom Word šablóna alebo dokument.

Uložte a znova použite text, obrázky a ďalšie položky

Kedykoľvek môžete pri vytváraní dokumentu niečo znova použiť, napríklad schránku vyššie, je to vítaná funkcia.

Microsoft Word ponúka rýchle súčiastky a AutoText, ktoré fungujú podobne a umožňujú vám ukladať a znova používať text, obrázky, tabuľky, podpisya ďalšie položky. Ak sa pristihnete, že píšete alebo vkladáte to isté znova a znova, potom sú tieto nástroje pre vás.

Krok 1: Vyberte text, obrázok alebo iný prvok, ktorý chcete uložiť.

Krok 2: Choďte na Vložiť a kliknite na Rýchle diely rozbaľovacia šípka.

• Ak ju chcete uložiť ako rýchlu časť, vyberte Uložiť výber do galérie rýchlych častí.
• Ak ho chcete uložiť ako automatický text, prejdite na AutoText a vyberte Uložiť výber do galérie automatického textu.

Krok 3: Vo vyskakovacom okne, ktoré sa zobrazí, jej môžete dať zmysluplný názov, vybrať si, do ktorej galérie ju chcete uložiť, pridať kategóriu a podľa potreby vyplniť ďalšie podrobnosti.

Krok 4: Kliknite OK pre uloženie vášho záznamu.

Keď ste pripravení použiť uložený výber, umiestnite kurzor do dokumentu na požadované miesto. Vráťte sa do Vložiť kliknite na kartu Rýchle diely rozbaľovacej šípky a vyberte položku. Potom sa objaví vo vašom dokumente na mieste, ktoré ste určili kurzorom.

Hlavný rozdiely medzi rýchlymi časťami a automatickým textom spočíva v tom, že automatický text je súčasťou funkcie Rýchle časti a každý z nich má svoju vlastnú galériu pre uložené položky.

Bez ohľadu na to, čo sa rozhodnete použiť, alebo možno oboje, oceníte tento úžasný spôsob, ako ušetriť čas a znížiť chyby pri prepisovaní alebo čítaní rovnakého obsahu.

Zachyťte a vložte snímky obrazovky

Ďalší trik na zvýšenie produktivity pre Word, ktorý stojí za zmienku, je nástroj Screenshot. S ním môžete rýchlo a takmer bez námahy vložiť snímku obrazovky do dokumentu. Môžete si vybrať z iného otvoreného okna na pracovnej ploche alebo vložiť snímku obrazovky niečoho, čo zachytíte ručne.

Ak chcete nástroj použiť, prejdite na stránku Vložiť a kliknite na Snímka obrazovky rozbaľovacia šípka.

V hornej časti poľa uvidíte ďalšie otvorené okná. Vyberte jeden, ktorý chcete vložiť do dokumentu, a potom ho naformátujte alebo upravte ako ktorýkoľvek iný obrázok vo Worde.

Prípadne môžete zachytiť konkrétnu časť obrazovky alebo iné okno. Vyberte Orezanie obrazovky. Uvidíte, ako sa kurzor zmení na zameriavač. Potiahnutím zachyťte požadovanú časť a po dokončení ju uvoľnite. Výstrižok sa automaticky zobrazí vo vašom dokumente ako statický obrázok.

Keď potrebujete snímky obrazovky z vášho počítača, môžete eliminovať potrebu otvárať nástroj na snímanie obrazovky, zachytiť, čo potrebujete, upraviť veľkosť a uložiť, a potom sa vrátiť do dokumentu a vložiť ho. Stačí použiť vstavaný nástroj na snímanie obrazovky programu Word.

Odporúčania redaktorov

• Toto zostavené vertikálne nastavenie monitora spôsobilo revolúciu v mojom pracovnom postupe
• 5 funkcií, ktoré by som rád vyskúšal v prehliadači Edge od spoločnosti Microsoft s podporou ChatGPT
• Microsoft môže dať ChatGPT do Outlooku, Wordu a PowerPointu
• Microsoft Edge má nový trik na zvýšenie výkonu
• Používať Office? Váš počítač môže byť v dôsledku tejto zmeny od spoločnosti Microsoft ohrozený