Tieto triky programu Microsoft Excel boli pre môj pracovný postup záchranou

Pri práci s tabuľkou sú neoceniteľné skratky a tipy, ktoré vám pomôžu dokončiť úlohy rýchlejšie alebo lepšie. Podobne ako spôsoby zlepšiť svoj pracovný postup v programe Microsoft Word, Excel má vlastnú sadu užitočných trikov.

Pomocou tohto zoznamu užitočných tipov môžete odstrániť únavnú prácu, rýchlo vykonávať operácie, znižovať chyby a vložiť grafy alebo tabuľky kliknutím. Použite jeden alebo použite všetky, aby boli vaše každodenné povinnosti v Exceli hračkou.

Vykonajte špeciálne operácie prilepenia

Kopírovanie a vkladanie sú jednoduché akcie, ktoré väčšina ľudí vie používať. Excel však ponúka niekoľko špeciálnych možností prilepenia, ktoré vám umožňujú prilepiť údaje a súčasne vykonávať základné rovnice.

To znamená, že môžete pridať, odčítať, vynásobte alebo vydeľte každú hodnotu v rozsahu buniek konkrétnym číslom pomocou špeciálneho prilepenia.

Krok 1: Skopírujte bunku obsahujúcu číslo, ktoré chcete použiť pri výpočte, jedným z týchto spôsobov:

• Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Kopírovať.
• Vyberte Kopírovať v sekcii Schránka na páse s nástrojmi Domov tab.
• Použite klávesovú skratku Ctrl + C v systéme Windows alebo Príkaz + C na Macu.

Krok 2: Vyberte bunky obsahujúce hodnoty, v ktorých chcete vykonať výpočet.

Krok 3: Otvor Špeciálna pasta menu jedným z týchto spôsobov:

• Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Špeciálna pasta.
• Vyberte Vložiť > Špeciálna pasta v sekcii Schránka na páse s nástrojmi Domov tab.

Krok 4: Keď Špeciálna pasta v okne vyberte výpočet, ktorý chcete vykonať Prevádzka oddiele.

Krok 5: Kliknite OK.

Potom uvidíte aktualizáciu údajov s vykonaným výpočtom. Nemusíte sa obávať manuálneho pridávania, odčítania, násobenie, alebo rozdelenie skupiny buniek, čo je únavná úloha a zvyšuje riziko chýb.

Naučte sa milovať funkcie

Funkcie a vzorce môžu byť zastrašujúce. Keď ich však začnete používať, oceníte, koľko času vám môžu ušetriť. Navyše znížite pravdepodobnosť chýb pri manuálnom vykonávaní výpočtov.

Ak ste funkcie ešte nikdy nepoužívali, môžete začať so základmi súčtu, priemeru, minima, maxima a počtu.

Krok 1: Vyberte bunku, v ktorej chcete funkciu použiť. Toto je bunka, kde sa nachádza vzorec a zobrazí sa jeho výsledok.

Krok 2: Vyberte šípku vedľa AutoSum v Úprava časť stuhy na Domov tab. Vyberte výpočet, ktorý chcete použiť.

Krok 3: Uvidíte Fpomazanie sa objaví v bunke a čaká na hodnoty, ktoré chcete použiť.

Povedzme, že chcete pridať hodnoty do buniek A1 až A5. Potiahnite tento rozsah buniek alebo ho pridajte za úvodnú zátvorku vo vzorci ako A1:A5. Nezabudnite dokončiť vzorec pomocou uzatváracej zátvorky ako na obrázku vyššie.

Krok 4: Stlačte tlačidlo Zadajte alebo Návrat kľúč.

Potom uvidíte svoj výpočet vykonaný podľa funkcie, ktorú ste vybrali.

Úplnú sadu funkcií dostupných v Exceli nájdete na stránke Vzorce tab. Potom pomocou knižnice funkcií na páse s nástrojmi vyberte logickú položku fungovať ako IF alebo referenciu funguje ako VLOOKUP.

Použite rýchlu analýzu na pridanie formátov, grafov, súčtov a tabuliek

Excel vám pomáha automaticky formátovať bunky s podmieneným formátovaním, vytvárať grafy s odporúčaniami, vkladať tabuľky a kontingenčné tabuľkya získajte súčty. Čo však možno neviete, je, že takéto veci môžete robiť superrýchlo pomocou nástroja rýchlej analýzy. Tu je návod, ako to funguje.

Krok 1: Vyberte rozsah buniek, v ktorých chcete vykonať jednu z vyššie uvedených akcií.

Krok 2: Vyberte Rýchla analýza tlačidlo, ktoré sa zobrazí v rohu rozsahu buniek. Prípadne môžete kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať Rýchla analýza.

Potom uvidíte malé pole so zoznamom akcií a dostupných možností pre každú z nich. Tieto sa líšia v závislosti od typu údajov vo vašich bunkách, takže sa pozrime na príklad.

Tu máme známky študentov a rozsah buniek zahŕňa mená, písmenové známky, číselné známky a text vyhovuje/nevyhovel. Keď otvoríme nástroj na rýchlu analýzu, môžeme použiť podmienené formátovanie, vložiť graf, získať súčty, vytvoriť tabuľku alebo pridať krivky.

Krok 3: Jednoducho vyberte kartu pre požadovanú akciu a potom vyberte možnosť pre túto akciu.

Bum! Práve ste si ušetrili kopu času, keď ste jednu z týchto vecí urobili od začiatku.

Automatické dopĺňanie vzorov a vzorcov

Microsoft Excel poskytuje praktickú funkciu automatického dopĺňania na jednoduché vyplnenie buniek. Môžeš zadajte niekoľko položiek do zoznamu, ako sú mesiace v roku, a zvyšné položky pridajte ťahaním. Pomôže vám aj automatické dopĺňanie kopírovanie a vkladanie vzorce, ktoré vytvoríte pomocou funkcií uvedených vyššie.

Výplň vzoru: Zadajte (aspoň) dve položky zoznamu, vyberte bunku obsahujúcu druhú a potom pomocou rukoväte výplne (znamienko plus na okraji bunky) potiahnite cez zostávajúce bunky. Ako príklad môžete zadať január a február, pondelok a utorok alebo dokonca A a B. Potom vyplňte zvyšok buniek!

Formula Fill: Vyberte bunku obsahujúcu vzorec a pomocou rukoväte výplne presuňte vzorec do zostávajúcich buniek. Poznámka: Ak používate absolútne namiesto relatívnej referencie, budete musieť vzorce po ich vyplnení upraviť.

Tip: Zostávajúce bunky môžete vyplniť tak, aby zodpovedali počtu už vyplnených riadkov jednoduchým dvojitým kliknutím na rukoväť výplne.

Automatické dopĺňanie je obrovský nástroj, ktorý šetrí čas v programe Microsoft Excel.

Skopírujte zo stavového riadku

Stavový riadok v spodnej časti aplikácie je užitočný na zobrazenie rýchlych výpočtov, ako je súčet, priemer a počet. Ale s aktualizovať na Excel pre Windows v marci 2022, môžete tieto výpočty skutočne skopírovať kliknutím.

Aj keď sa táto funkcia môže používateľom stále sprístupňovať a možno ju ešte neuvidíte, určite ju musíte mať na očiach.

Krok 1: Najprv sa uistite, že máte výpočty označené tak, aby sa zobrazovali v stavovom riadku. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na stavový riadok a vyberte každý, aby sa vedľa neho umiestnila značka začiarknutia.

Krok 2: Vyberte bunky na zobrazenie požadovaného výpočtu v stavovom riadku.

Krok 3: Ďalej vyberte vypočítanú hodnotu v stavovom riadku. Týmto sa umiestni do vašej schránky.

Krok 4: Hodnotu potom môžete vložiť do tabuľky alebo do úplne inej aplikácie.

Schopnosť kopírovať hodnoty priamo zo schránky vám bráni zadávať vzorec alebo funkciu manuálne, no napriek tomu získate požadovaný výsledok – rýchlejšie ako kedykoľvek predtým!

Chcete ešte viac? Pozrite sa na tieto dodatočné Tipy programu Excel na zvládnutie tabuľky.

Odporúčania redaktorov

• Používať Office? Váš počítač môže byť v dôsledku tejto zmeny od spoločnosti Microsoft ohrozený
• Nevytvárajte ďalší PowerPoint bez znalosti týchto 3 trikov
• Microsoft postupne vyraďuje predvolené písmo Office. Tu je to, čo by ho mohlo nahradiť
• Microsoft Word, PowerPoint a Excel teraz bežia rýchlejšie na nových počítačoch Apple M1 Mac
• Práca z domu? Nenechajte si ujsť túto vynikajúcu ponuku Microsoft Office 365

Zlepšite svoj životný štýlDigitálne trendy pomáhajú čitateľom mať prehľad o rýchlo sa rozvíjajúcom svete technológií so všetkými najnovšími správami, zábavnými recenziami produktov, užitočnými úvodníkmi a jedinečnými ukážkami.