Tipy na písanie priamych a nepriamych obchodných e-mailov

Obchodné správy sa zvyčajne riadia priamym alebo nepriamym vzorom. Je to spôsob, ako usporiadať informácie oznamované v správe v závislosti od toho, či je hlavnou myšlienkou dobrá, zlá alebo neutrálna správa. Vyberte si najefektívnejší vzor pre svoje firemné e-maily v závislosti od toho, ako si myslíte, že váš čitateľ zareaguje na hlavnú myšlienku.

V priamych e-mailoch je hlavný bod na začiatku, po ktorom nasledujú podrobnosti, vysvetlenia alebo dôkazy, ktoré ho podporujú. Takto usporiadaný e-mail šetrí čitateľovi čas tým, že sa okamžite dostane k účelu správy. Čitateľovi tiež pomáha dať si nasledujúce podrobnosti do kontextu a perspektívy. To zabraňuje tomu, aby bol čitateľ frustrovaný tým, že sa musí prehrabávať odsekmi informácií, aby našiel hlavný bod. Priamy vzor funguje najlepšie, ak váš čitateľ bude vnímavý k hlavnému bodu, nie odolný.

Ak bude váš čitateľ spokojný, bude mierne zaujatý alebo neutrálny (nebude mať z toho tak či onak pocity), použite priamy vzor. Zvážte e-mail od klienta po ponuke na splnenie zmluvy. Ak zákazku vyhráte, list sa začína niečím ako „Vaša ponuka bola posúdená a sme radi, že vám môžeme ponúknuť ak sú hlavným bodom dobré správy alebo neutrálne správy, ihneď ich komunikujte a oslovte podrobnosti. Väčšina e-mailov bude používať tento prístup, vrátane tých, ktoré sa zaoberajú rutinnými úlohami, objednávkami a potvrdeniami.

V nepriamych e-mailoch ide hlavný bod neskôr v správe, po podrobnostiach, vysvetleniach alebo dôkazoch. Použitie nepriameho vzoru v e-maile ukazuje, že rešpektujete pocity svojho čitateľa, ktoré môžu byť zranené hlavným bodom. Vybudovaním na to umožníte svojmu čitateľovi, aby bol lepšie pripravený na jeho prijatie. Je to tiež pokus povzbudiť čitateľa, aby si vás vypočul, ak vyjadríte hlavnú myšlienku, ktorá čitateľa rozruší hneď na začiatku správy, môže prestať čítať. Celkovo je cieľom minimalizovať akúkoľvek negatívnu reakciu vášho čitateľa.

Ak váš čitateľ nebude mať záujem, bude nespokojný alebo nepriateľský, použite nepriamy vzor. Zvážte znova e-mail od klienta. Ak ste nevyhrali, list začína inak: „Ďakujeme za predloženie ponuky na prácu na našej zákazke. Dôkladne sme preskúmali každú ponuku atď." Hlavná vec, o ktorej si už myslíte, že ju poznáte, no aj tak pokračujte v čítaní, príde oveľa neskôr. Nepriamy e-mail použite, keď sú hlavným bodom zlé správy, napríklad pri odmietnutí žiadosti alebo zamietnutí nároku. Tento prístup tiež funguje dobre, keď sa pokúšate niečo predať alebo zdieľate citlivé informácie.