Mnohí majitelia malých podnikov nepotrebujú prepracované informačné systémy.
Kredit za obrázok: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradičná organizácia súborov sa týka prístupu k organizovaniu počítačových alebo elektronických súborov. Pred počítačovými databázami mnohé podniky jednoducho usporiadali súbory vytvorením štruktúr priečinkov a umiestnili dokumenty a súbory do priečinkov na základe kategórie alebo typu. Táto metóda v mnohých prípadoch ustúpila databázovým systémom. Tradičné podanie je však niekedy výhodné, ak máte relatívne malý počet súborov.
Jednoduché použitie
Tradičný systém archivovania je veľmi jednoduchý na nastavenie a používanie, za predpokladu, že počet súborov, ktoré udržiavate, je malý. Ak máte napríklad päť základných kategórií dokumentov a obmedzený počet súborov v každej z nich, nepotrebujete databázový systém na jednoduché ukladanie, údržbu a získavanie súborov. Tiež sa nemusíte báť naučiť sa softvérový systém a zaškoliť zamestnancov na jeho používanie.
Video dňa
Minimálna investícia
Ak používate tradičný informačný systém, tiež nemusíte investovať do softvérovej databázy, ktorá môže zahŕňať nákup vopred a priebežné licenčné poplatky. Prirodzene, potrebujete počítač, ktorý je v podnikaní celkom bežný, či už ukladáte súbory alebo nie. Vaša základná štruktúra súborov je udržiavaná priamo na pevnom disku vášho počítača. Prípadne si môžete zakúpiť veľmi lacný externý pevný disk, ktorý vám umožní prenášať súbory z jedného počítača do druhého.
Slabá integrácia údajov
Hlavným nedostatkom tradičného systému archivovania je, že neumožňuje integráciu údajov medzi súbormi alebo zdieľanie údajov. So softvérovým archivačným systémom môžete udržiavať rôzne priečinky, ale môžete porovnávať vyhľadávania a získavať dokumenty vo viacerých súboroch. Okrem toho môžete viacerým zamestnancom povoliť vyhľadávanie v zdieľaných dátových súboroch. Táto integrácia skracuje čas na prehľadávanie všetkých jednotlivých súborov, čo je výhoda, ktorá je obzvlášť dôležitá, ak spravujete veľké množstvo súborov alebo máte veľkú klientsku základňu.
Duplikácia a nedostatočná bezpečnosť
Tiež riskujete duplikáciu údajov, ak svoje súbory neintegrujete cez databázu. V tradičnom systéme váš počítač nerozpozná, že vytvárate podobné dokumenty a ukladáte ich do rôznych umiestnení súborov. Okrem toho váš tradičný informačný systém neponúka takmer takú úroveň zabezpečenia, akú ponúka starostlivo vytvorený databázový informačný systém. Šifrované údaje a aktuálna bezpečnosť sú kľúčovými vlastnosťami, pretože spoločnosť pravidelne vyvíja vylepšené databázové systémy.
