20 Ninja tipov, ako vyťažiť maximum z Gmailu

Gmail prekonal v roku 2015 900 miliónov používateľov. Nie je to zlé na projekt, ktorého kódové meno pochádza z karikatúry Dilberta. Keď bol uvedený na trh, nikto tomu neveril - debutoval na prvého apríla.

Čiastočne kvôli jednoduchému rozhraniu Gmailu si ľudia len zriedka dávajú tú námahu naučiť sa jeho mnohé funkcie. Veď už je to také jednoduché. Ale pre tých, ktorí si nájdu čas na to, aby sa naučili jeho detaily, sa Gmail stáva oveľa výkonnejším nástrojom. Tu je 20 tipov, ktoré vám pomôžu stať sa ninjom Gmailu.

Toto je najdôležitejší nástroj na navigáciu v Gmaile. Ak ste ako väčšina ľudí, pravdepodobne ste to nikdy nepoužili. Kliknite na Výbava – nachádza sa v pravej hornej časti obrazovky Gmail – a vstúpte do úžasného nového sveta.

Prvá vec, ktorú si všimnete, keď kliknete na Výbava je množstvo možností pod hlavičkou tzv Hustota zobrazenia. Tým sa nastavuje tesnosť, s akou sa e-maily zobrazujú vedľa seba. Je to užitočné pri práci s obrazovkami rôznych veľkostí. Vyberte možnosť, ktorá vám najviac vyhovuje.

Môžete si tiež vybrať, koľko e-mailov sa má zobraziť na stránke. Kliknite na Výbava a potom Nastavenia > Všeobecné. Pod Maximálna veľkosť strany môžete si vybrať počet konverzácií (tj e-mailov) na stránku od 10 do 100.

Pamätajte, že vždy, keď vykonáte zmenu v Nastaveniach, musíte prejsť do spodnej časti stránky a vybrať Uložiť zmenu inak sa vaše zmeny neuložia.

Výber motívu je jednou z najdramatickejších vizuálnych zmien, ktoré môžete v službe Gmail vykonať. Choďte na Výbava a vyberte Témy. Uvíta vás široká škála pozadí. Farebné pozadie vám dáva pocit, že pracujete priamo z pracovnej plochy a nie z prehliadača. A ako pozadie si môžete vybrať aj jeden z vlastných obrázkov.

Ak sa chcete vrátiť na predvolené pozadie Gmailu, vyberte to, ktoré je označené Svetlo.

Môžete si tiež vybrať štýl textu. Choďte na Výbava a vyberte si Nastavenia > Všeobecné a uvidíš Predvolený štýl textu. Tu si môžete vybrať typ písma, štýl a farbu textu.

Ako vnímate svoje vlákna? Nemáme na mysli oblečenie. Nite je funkcia v mnohých e-mailových programoch, ktorá zoskupuje správy s ich odpoveďami. Toto sa vám môže alebo nemusí páčiť; možno budete chcieť vidieť každý e-mail zobrazený samostatne. Ak nechcete, aby boli vaše e-mailové konverzácie vnorené do seba, môžete túto funkciu vypnúť. Zamierte na Výbava a vyberte Nastavenia > Všeobecné a potom Zobrazenie konverzácie. Vyberte prepínač vedľa Zobrazenie konverzácie je vypnuté ukončiť vlákna.

Môžete tiež zmeniť štýl doručenej pošty. Choďte na Výbava a vyberte si Nastavenia > Doručená pošta. Vyberte rozbaľovaciu ponuku vedľa Typ doručenej pošty. Je nastavená na predvolenú hodnotu, ktorá zobrazuje e-maily v poradí, v akom boli prijaté. Ale možno by ste uprednostnili iný spôsob. Možno by ste chceli vidieť najskôr neprečítané e-maily alebo e-maily označené hviezdičkou alebo dokonca dôležité e-maily v hornej časti.

Ale pýtate sa: Ako môže Gmail vedieť, čo je dôležité? Výborná otázka! A to nás privádza k nášmu ďalšiemu tipu.

Gmail môžete naučiť, ktoré správy sú pre vás dôležité. Vedľa každého e-mailu je malá ikona podobná vlajke, ktorá po kliknutí zožltne (podrobnosti nájdete na snímke obrazovky). Kliknutím naň poviete Gmailu, že je to dôležité. Po chvíli sa Gmail chytí a začne automaticky identifikovať tieto e-maily ako dôležité. Napríklad každý e-mail, ktorý príde od vášho šéfa, bude označený ako dôležitý. Naopak, môžete zrušiť výber e-mailov, ktoré nie sú dôležité, ale Gmail ich takto omylom identifikuje. Čoskoro budete mať službu Gmail, ktorá bude triediť vaše e-maily za vás.

Vizuálne usporiadanie e-mailov vám môže pomôcť identifikovať dôležité e-maily, keď sa rýchlo dostanete do doručenej pošty. Dva hlavné nástroje Gmailu na to sú štítky a hviezdy. Začnime menovkami, ktoré zároveň slúžia ako priečinky v Gmaile. Ak chcete vytvoriť štítok, prejdite do hornej časti okna a vyberte položku Presunúť do ikonu v tvare priečinka.

Keď naň kliknete, zobrazí sa rozbaľovacie pole. Vyberte Vytvor nový. Pomenujte svoj nový štítok a kliknite Vytvorte.

Ako sme už spomenuli, menovky sú v skutočnosti iba názvy, ktoré Gmail používa pre priečinky. Zobrazujú sa pozdĺž ľavej strany vašej doručenej pošty pod Skladať tlačidlo. E-maily s menovkami môžete vylepšiť tak, že im priradíte farbu. Ak umiestnite kurzor myši na názov štítka, uvidíte malú šípku vpravo. Kliknite naň a zobrazí sa pole. V hornej časti krabice uvidíte Farba štítku. Kliknite na šípku napravo od nej a zobrazí sa pole na výber farby štítku. Stačí kliknúť na požadovanú farbu a bude to farba vášho štítku.

Hviezdičky sú ďalším skvelým spôsobom, ako nechať svoje e-maily vizuálne vyniknúť. Pozrite sa na pravý okraj zoznamu e-mailov v doručenej pošte a mali by ste vidieť prázdne hviezdy. Keď kliknete na hviezdičku, zožltne. Bum, teraz ste označili správu. Môže to znamenať čokoľvek, čo chcete; Označenie e-mailov hviezdičkou môže e-mail označiť ako dôležitý, vyžadujúci sledovanie alebo niečo iné. Je to na tebe.

Žltá je skvelá, ale na výber máte aj oveľa viac farieb, čo výrazne rozširuje organizačnú hodnotu týchto malých ikon. Zakaždým, keď kliknete na hviezdičku, cyklicky prechádza jednou z dostupných farieb.

Ale je tu jeden trik: Môžete ovládať, ktoré farby (a dokonca aj tvary) sú k dispozícii. Kliknite na Výbava a vyberte Nastavenia > Všeobecné. Prejdite nadol na hviezdy. Hviezdičky (a tvary) môžete presúvať medzi časťami Nepoužíva sa a Používa sa, čo vám dáva možnosť určiť, čo sa stane, keď kliknete na hviezdičky späť v doručenej pošte.

Keď si vyberiete, čo chcete, nezabudnite kliknúť Uložiť zmeny.

Keď sa vrátite do doručenej pošty, môžete si vybrať požadovanú farbu hviezdičky (alebo inej ikony) opakovaným kliknutím na ikonu hviezdičky vedľa vášho e-mailu. Postupne prejde vašimi farebnými možnosťami.

Vytváranie filtrov je skvelý spôsob, ako zlepšiť produktivitu Gmailu. V podstate vytvárate pravidlá, ktoré automatizujú odpovede Gmailu na prichádzajúce e-maily. To vám ušetrí čas, pretože už nemusíte riešiť každý e-mail samostatne. Pravidlá môžu byť čokoľvek, od presúvania e-mailov cez ich preposielanie až po odoslanie vopred pripravených odpovedí.

Najprv vyberte e-mail, pre ktorý chcete vytvoriť filter. Potom vyberte Viac z horného panela ponuky a prejdite nadol na Filtrujte správy ako sú tieto.

V príklade nižšie sme vybrali marketingový e-mail zo symfónie Phoenix. Prvá krabica, ktorá sa objaví, obsahuje Od: riadok vyplnený. Kliknite tam, kde je uvedené Vytvorte filter pomocou tohto vyhľadávania.

Po dokončení sa dostanete do ďalšieho poľa, kde môžete vytvoriť pravidlo alebo filter, ktorý chcete. V tomto prípade vytvoríme dve pravidlá: preskočte doručenú poštu a kategorizujte tieto typy e-mailov ako propagačné. Po výbere pravidiel kliknite Vytvorte filter. Potom všetky e-maily z marketingového oddelenia Phoenix symphony prejdú cez doručenú poštu a prejdú priamo na propagácie.

V tomto poli uvidíte, že máte veľa možností na vytvorenie filtra. Všetky e-maily prichádzajúce od odosielateľa (v tomto prípade phoenixsympony.org) môžete označiť hviezdičkou, označiť ich ako prečítané alebo ich okrem iného odstrániť.

Vytvorením filtrov zavediete do svojej doručenej pošty tok, ktorý udrží e-maily v pohybe požadovaným smerom, čo výrazne zvýši efektivitu vášho e-mailu.

Keď vytvoríte filter, nebude mať žiadny vplyv na e-maily, ktoré ste už dostali – pokiaľ si ho nevyberiete Použiť filter aj na zodpovedajúce konverzácie čo je začiarkavacie políčko hneď napravo od Vytvorte filter tlačidlo.

Pravdepodobne ste poslali aspoň jeden e-mail, ktorý si želáte dostať späť.

Prajete si, aby ste mohli kliknúť na tlačidlo Späť hneď po kliknutí na tlačidlo Odoslať? Našťastie v Gmaile to môžete urobiť. Kliknite na Výbava potom Nastavenia > Všeobecné. Kliknutím na začiarkavacie políčko povolíte Vrátiť späť odoslanie a vyberte si čas, ktorý si chcete venovať. Majte na pamäti, že čím dlhšie nastavíte lehotu na vrátenie, tým dlhšie bude trvať odoslanie každého e-mailu z vašej pošty na odoslanie, takže 10 alebo 20 sekúnd bude pravdepodobne postačovať.

Klávesové skratky sú skvelým nástrojom na rýchlejší pohyb v Gmaile. Môžete ich použiť na navigáciu v Gmaile a tiež na pomoc pri triedení správ. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zapnúť klávesové skratky, pretože ich predvolená poloha je zakázaná. Urobíte to kliknutím na ozubené koliesko Nastavenia > Všeobecné. Ísť do Klávesové skratky a vyberte prepínač vedľa Klávesové skratky sú zapnuté.

Úplný zoznam klávesových skratiek Gmailu nájdete navštívte tu. Môžete tiež nájsť cheat sheet Gmail tu.

Väčšina z nás má viac ako jeden e-mailový účet. Tieto účty je možné pridať do Gmailu, takže sa nemusíte prihlasovať do viacerých účtov, aby ste si skontrolovali e-maily, pokiaľ ide o bežné účty POP3.

Budete potrebovať poznať nastavenia e-mailových účtov, ktoré plánujete pridať. Keď budete mať tieto informácie, prejdite do zariadenia Gear Nastavenia > Účty a import. Potom vyberte Pridajte svoj vlastný poštový účet POP3.

Odtiaľ stačí zadať informácie, ktoré Gmail požaduje. Gmail sa pokúsi niektoré z nich vyplniť automaticky, ale môže sa to pokaziť. Je lepšie poznať tieto informácie vopred a zadať ich ručne. Vedľa si všimnete aj tlačidlo Nechajte kópiu stiahnutých správ na serveri. Túto možnosť vyberte, ak často kontrolujete poštu tohto účtu z iných miest. Po vyplnení údajov kliknite Pridať účet. Teraz ste nastavili Gmail na prijímanie e-mailov z vášho druhého účtu.

Tiež sa vás spýta, či chcete mať možnosť poslať e-maily z tohto účtu. Ak vyberiete áno, v ďalšom poli sa vás opýta, či chcete Zaobchádzať ako s aliasom. Toto je osobná voľba, ktorá ovplyvňuje nastavenia vyhľadávania viac než čokoľvek iné. Viac podrobností sa dozviete tu. V podstate, ak si vyberiete Zaobchádzať ako s aliasom, keď budete hľadať „Od: Ja“, Gmail bude s touto novou adresou zaobchádzať tiež ako s „Ja“ – teda s vami – a vyberie všetky vaše e-maily z nového účtu, ktorý ste pridali.

Budete tiež požiadaní o vyplnenie informácií o serveri odchádzajúcej pošty a hesla. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa môže zobraziť výzva na zadanie potvrdzovacieho kódu dokazujúceho, že skutočne vlastníte daný účet, ktorý vám bude odoslaný e-mailom alebo prostredníctvom SMS na váš telefón. Po dokončení tohto kroku ste pripravení ísť. Nový e-mail uvidíte pod Odoslať poštu ako: v Účty a import v nastaveniach.

Keď nabudúce prejdete na odoslanie e-mailu, všimnete si rozbaľovacie pole Od: riadok vášho e-mailu. Poskytuje vám možnosť odoslať e-mail z pôvodného účtu Gmail alebo z nového účtu, ktorý ste pridali. Možno budete chcieť byť opatrní, aby ste odosielali z adresy, z ktorej chcete odosielať. K dispozícii je nastavenie Účty a import to vám umožní Odpovedzte z rovnakej adresy, na ktorú bola správa odoslaná. S týmto vybratým by ste sa mali vyvarovať akýmkoľvek chybám, ak je vaším cieľom vždy to isté do: a z:.

Pridávanie ďalších e-mailových účtov môže byť trochu komplikované. Preto na to nadväzujeme jednoduchým tipom, ktorý vám môže ušetriť veľa nepríjemností. Možno ste si všimli, že sa vám nahromadilo neskutočné množstvo reklamných e-mailov. Je čas dať im zbohom a využiť vzácnych 15 GB priestoru, ktorý vám Gmail pridelil na dôležitejšie veci.

Možno to už viete, ak kliknete na Vybrať všetko ikony v ľavom hornom rohu horného panela s ponukami sa vyberie iba 100 e-mailov (alebo koľko e-mailov ste nastavili pre jednu stránku). Ak máte veľa e-mailov, bude trvať dlho, kým ich odstránite 100 naraz.

Ukázalo sa, že riešenie sa skrýva na očiach - a pravdepodobne ste si ho nikdy nevšimli. Keď vyberiete všetky, ak je v tomto priečinku alebo štítku viac e-mailov, ako sa zmestí na aktuálnu stranu, vždy budete mať možnosť vybrať všetky e-maily. Kliknutím na odkaz v žltej správe vyberte všetko.

Po výbere e-mailov kliknite Odstrániť. Hotovo a hotovo!

Operátory vyhľadávania sú klávesové skratky sveta vyhľadávania. Keď sa ich naučíte teraz, ušetrí vám to neskôr veľa preosievania. Pomôžu vám spresniť vyhľadávanie, keď budete tento e-mail hľadať v kope sena.

Operátory vyhľadávania v Gmaile zahŕňajú Od: ktorý, keď nasleduje meno, automaticky nájde všetky e-maily od danej osoby. Podobne je tu Komu: ktorý špecifikuje príjemcu. Napríklad, ak chcete rýchlo nájsť všetku poštu od fanúšikov komiksovej legende Stanovi Leemu, napíšte Komu: Stan Lee a zoznam sa zobrazí vo vašej doručenej pošte. Môžete tiež vyhľadávať podľa predmetu pomocou Téma: Komiksy. (Upozorňujeme, že medzi dvojbodkou a hľadaným výrazom nesmie byť žiadna medzera.) Vyhľadávať môžete aj podľa štítkov (Označenie:) a triediť e-maily podľa príloh (Má: prílohu).

Existuje mnoho ďalších spôsobov vyhľadávania a Gmail poskytuje zoznam operátorov vyhľadávania tu.

Inžinieri Google často pridávajú „experimentálne“ veci na zlepšenie Gmailu. Google Labs je miesto, kde si môžete najskôr vyskúšať niektoré z týchto nových funkcií.

Ponorte sa priamo dovnútra kliknutím na Výbava a výber Nastavenia > Labs. Práve ste vstúpili do testovacej oblasti. Nájdete tu napríklad ikonu overenia pre overených odosielateľov (nástroj na zabránenie spamerom v napodobňovaní správ, aby vyzerali, že pochádzajú z dôveryhodnej webovej stránky). Ak to chcete vyskúšať, kliknite Povoliť.

Vyskúšajte, ktoré sa vám páčia; vždy môžete zakázať tie, o ktorých sa rozhodnete, že ich skutočne nepotrebujete.