Microsoft Word už veľmi dlho obsahuje šablóny pre tlač štítkov, ako aj pre bežné dokumenty, ako sú listy. S rozložením štítkov pre rôznych dodávateľov môže Word buď vytlačiť jeden záznam na konkrétny štítok, alebo vytvoriť celý hárok štítkov naraz.
Ak máte zoznam kontaktov v adresári programu Outlook alebo v tabuľke Excel alebo v databáze Accessu, hromadná korešpondencia môže importovať informácie a automaticky vytvoriť sériu štítkov. Prípadne si môžete vytvoriť vlastný zoznam adries priamo vo Worde počas hromadnej korešpondencie. Hromadná korešpondencia od Microsoftu nie je zázračná, ale dokáže fungovať takmer tak rýchlo.
Video dňa
Je zrejmé, že hromadná korešpondencia zahŕňa množstvo výhod pre poštové spoločnosti a veľké korporácie vykonávajúce hromadné korešpondencie. Ale je to dokonca veľmi užitočné pre bežných ľudí. Ak už nepotrebujete oslovovať každú obálku, vaša rodina sa môže vrátiť v duchu posielania krásnych (papierových) dovolenkových pohľadníc každý december. Ak pomáhate viesť miestnu PTA alebo skautský oddiel, hromadná korešpondencia môže byť veľmi užitočná na rozosielanie letákov.
Ako funguje hromadná korešpondencia?
Hromadná korešpondencia zahŕňa tri dokumenty. Pokiaľ ide o štítky, hlavný dokument je ten, ktorý používate na nastavenie rozloženia, vrátane loga spoločnosti alebo vašej spiatočnej adresy na prepravných štítkoch, ak ich chcete zahrnúť. Zdrojom údajov je váš zoznam adresátov, ktorý obsahuje adresy, ktoré sa majú vytlačiť na štítky. Tieto dva dokumenty spolu vytvárajú adresné štítky. Tu je diagram:
Vyskytlo sa niekoľko neočakávaných problémov.
Ak napríklad ako zdroj údajov používate Excel, Outlook alebo Access, musíte dbať na určité pravidlá, ktoré nemusia byť hneď zrejmé. Napríklad, keď používate excelovskú tabuľku, musíte sa uistiť, že stĺpec pre PSČ alebo poštové smerovacie čísla je naformátovaný ako text, aby ste nestratili žiadne nuly.
Kontakty programu Outlook tiež nemôžete použiť ako zdroj údajov, pokiaľ nenastavíte Outlook ako predvolený e-mailový program.
Môže byť jednoduchšie použiť Word ako zdroj údajov, najmä ak máte skúsenosti s Wordom, ale nemáte hlboké znalosti o iných kancelárskych nástrojoch od spoločnosti Microsoft.
Tu je návod, ako môžete rýchlo vytvoriť a vytlačiť základné poštové štítky vo väčšine edícií Wordu, a to všetko v rámci Wordu, bez toho, aby ste museli absolvovať celú rutinu krok za krokom sprievodcu hromadnou korešpondenciou, ktorá je časovo náročnejšia.
Krok 1. Pripravte hlavný dokument pre štítky
V programe Word prejdite do ponuky Súbor. Vyberte Nový dokument a potom Prázdny dokument.
na karte Korešpondencia prejdite do skupiny Spustiť hromadnú korešpondenciu a vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu, štítky. V dialógovom okne Možnosti štítkov začiarknite, či plánujete použiť tlačiareň s nepretržitým podávaním alebo s podávaním hárkov.
Kredit za obrázok: Jacqueline Emigh/Techwalla
Potom v časti Informácie o štítkoch vyberte dodávateľa štítkov a číslo produktu, ktoré zodpovedá balíku štítkov, ktorý budete používať. Stlačte OK.
Krok 2. Nastavte zoznam adries v programe Word
Prejdite na položku Vybrať príjemcov a vyberte možnosť Zadajte nový zoznam.
V dialógovom okne Nový zoznam adries, ktoré sa zobrazí, zadajte informácie pre každého člena vášho zoznamu adries do každého stĺpca podľa potreby. (Urobili sme to nižšie s krátkym zoznamom fiktívnych postáv.)
Kredit za obrázok: Jacqueline Emigh, Techwalla
Použite kláves Tab Na presun z jedného stĺpca do nasledujúceho alebo na prechod na ďalší riadok v tabuľke. Ak chcete vytvoriť nový riadok v tabuľke, vyberte položku Nová položka alebo stlačte kombináciu klávesov ALT+N.
Jednoducho použiteľná funkcia s názvom Prispôsobiť stĺpce vám poskytuje veľkú flexibilitu pri informáciách, ktoré chcete zahrnúť do poštových štítkov. Ako je uvedené nižšie, môžete odstrániť stĺpce ako Názov alebo 2. riadok adresy. Môžete tiež odstrániť telefónne čísla a e-mailové adresy, pretože aj tak nie sú bežne potrebné na štítkoch s adresami.
Kredit za obrázok: Jacqueline Emigh, Techwalla
V časti Prispôsobiť stĺpce môžete tiež pridať nové stĺpce, premenovať existujúce stĺpce alebo zmeniť poradie stĺpcov v zozname. Po vykonaní všetkých požadovaných zmien v stĺpcoch kliknite na tlačidlo OK.
Po dokončení pridávania všetkých ľudí, ktorých chcete do zoznamu, kliknite na tlačidlo OK.
V dialógovom okne Uložiť zoznam adries pomenujte nový súbor a potom vyberte Uložiť.
Po pridaní všetkých adries do zoznamu adresátov sa nakoniec zobrazí zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie, ktorý vyzerá asi takto:
Kredit za obrázok: Jacqueline Emigh, Techwalla
Krok 4 Pridajte adresy do svojich štítkov
Word nevyhnutne nevie, ako chcete, aby boli vaše štítky navrhnuté. V ďalšom kroku prejdite na Blok adries a definujte, kde sa majú adresy na štítkoch zobrazovať.
Po výbere bloku adresy kliknite na tlačidlo OK. Word vloží blok adresy do prvého štítka s adresou na stránke. Potom vyberte položku Aktualizovať všetky štítky, aby sa adresár replikoval na všetky štítky na celej stránke.
Krok 5. Ukážka a tlač štítkov
Na stránke Ukážka výsledkov by ste mali vidieť ukážku všetkých adries na stránke.
Ak všetko vyzerá ako šnupavý tabak, prejdite na Finish & Merge a vytlačte si štítky. Ak ste narazili na nejaký problém alebo ak ste sa rozhodli, že chcete štítky vyzerajúce luxusnejšie, vráťte sa do ponuky Súbor a spustite nový prázdny dokument.
Vráťte sa do skupiny Spustiť hromadnú korešpondenciu, tentoraz vyberte sprievodcu – samozrejme, nie toho v Dorothynej krajine Oz.
