Ako vytlačiť šeky pomocou Excelu

Ak prevádzkujete malú firmu, mzdy sú nákladnou a časovo náročnou súčasťou prevádzky. Vďaka technológii však nemusíte platiť za službu tretej strany ani investovať do drahého softvéru na vytváranie papierových šekov. Mzdové šeky si môžete jednoducho vytlačiť z Excelu, ale je nevyhnutné mať správny papier a atrament na tlač, aby ste zaistili, že vaši zamestnanci budú môcť vkladať svoje mzdy.

Prvým krokom, ak chcete vytlačiť mzdové šeky z Excelu, je nájsť šablónu. Môžete ich ľahko nájsť pomocou vyhľadávania na webe. Základné šablóny poskytované s Excelom neobsahujú kontroly, ale môžete nájsť užitočné šablóny pre podpornú dokumentáciu, ako sú časové výkazy.

Keď nájdete a stiahnete šablónu na tlač šeku pre Excel, zadáte informácie špecifické pre príjemcu a vyplácané peniaze. Šek si uložíte ako PDF, ktorý si potom môžete vytlačiť a distribuovať zamestnancovi.

Mať šablónu PDF na tlač šeku nestačí. Finančné inštitúcie sa snažia podvodom predchádzať, takže šek nemôžete vytlačiť na obyčajný papier a vydávať ho za oficiálny. Ak je to možné, získať požiadavky z finančných inštitúcií, ktoré vaši zamestnanci používajú, aby zabezpečili, že vaše šeky nebudú odmietnuté. Môžu zahŕňať špecifikácie papiera, veľkosti a písma.

Potom, čo použijete šablónu na tlač šekov v Exceli a vytvoríte šeky vo formáte PDF, nasleduje ďalšia krokom je potvrdiť, že papier a atrament, ktoré musíte použiť na kontrolu, fungujú s tlačiarňou, ktorú už používate mať. Ak nie, musíte si kúpiť novú tlačiareň.

Keď vytlačíte šek na tlačiarni, musí byť na ťažšom papieri, ako používate na každodennú tlač. Napríklad, Americká banka vyžaduje, aby kontroly boli na papieri, ktorý má tieto špecifikácie:

• Veľkosť medzi 7,75 x 2,75 palca a 8,75 x 3,667 palca
• Medzi 24 lb. a 44 lb. hmotnosť
• Zrno papiera prebieha vodorovne.

Dobrá správa je, že môžete kúpiťpapier na tlač šekov ktorý spĺňa väčšinu bankových požiadaviek. Navštívte miestny obchod s kancelárskymi potrebami alebo nakupujte online a uistite sa, že papier je kompatibilný s typom tlačiarne, ktorú máte.

Svoje kontroly nemôžete len tak spustiť cez tlačiareň pomocou štandardných atramentových kaziet. Banky vyžadujú Rozpoznávanie znakov magnetického atramentu atrament alebo toner na kontrolu. Ak tlačíte na atramentovej tlačiarni, potrebujete atrament MICR, zatiaľ čo tlač šekov na laserovej tlačiarni vyžaduje toner MICR.

Ak plánujete tlačiť výplatné šeky z Excelu, mali by ste venovať pozornosť aj požiadavkám banky na atrament. S Bank of America nemôžete na tlač šekov použiť obojstranný režim. Ak sú vaše výplatné šeky obojstranné, zadná strana musí byť vytlačená iným atramentom ako MICR. Ak využívate bezpečnostné funkcie na zabránenie neoprávnenej manipulácii, ako sú vodoznaky alebo chemické medzery, uistite sa, že váš proces tlače je v súlade s nariadeniami cieľových bánk.