Кредит изображения: Thinkstock Images / Comstock / Getty Images
Нет необходимости создавать отдельный отчет для каждой таблицы или запроса Microsoft Access, поскольку Access предоставляет мощный инструмент отчетности. В Access основной отчет называется основным отчетом. Отчеты в основном отчете называются вложенными отчетами. Любой отчет можно использовать как подотчет. Вы повысите эффективность и улучшите понимание, объединив отчеты, содержащие соответствующие материалы. Сэкономьте деньги и бумагу, объединив два или более коротких отчета в один.
Использование существующих отчетов
Шаг 1
Открытый доступ. Нажмите кнопку «Офис». Выберите «Открыть». Выберите файл базы данных. Нажмите кнопку «Открыть».
Видео дня
Шаг 2
В раскрывающемся списке «Панель навигации» выберите «Отчеты».
Шаг 3
Щелкните правой кнопкой мыши основной отчет. Выберите в меню «Design View».
Шаг 4
Выберите «Дизайн» в строке меню. Выберите «Subform / subreport» в разделе «Controls» на панели инструментов. Щелкните нужную область для вложенного отчета в основном отчете.
Шаг 5
Выберите «Использовать существующий отчет или форму» в окне «Мастер подотчета». Выберите отчет для использования в качестве подотчета на нижней панели. Щелкните кнопку «Далее».
ШАГ 6
Щелкните радиоуправление рядом с «Выбрать из списка» или «Определить свой собственный». Выберите поля, которые связывают ваш основной отчет с подчиненной формой. Щелкните кнопку «Далее».
Шаг 7
Назовите вложенный отчет. Нажмите кнопку «Готово».
Использование новых отчетов
Шаг 1
Открытый доступ. Нажмите кнопку «Офис». Выберите «Открыть». Выберите файл базы данных. Нажмите кнопку «Открыть».
Шаг 2
Выберите «Создать» в строке меню, чтобы создать отчет. Выберите «Мастер отчетов» в области «Отчеты» на ленте.
Шаг 3
В раскрывающемся списке «Таблицы / запросы» выберите таблицу или запрос для использования в отчете. Выделите поля для включения в отчет из списка «Доступные поля». Щелкните кнопку со стрелкой, чтобы переместить их на панель «Выбранные поля». Щелкните кнопку «Далее».
Шаг 4
Выделите поля и нажмите кнопку со стрелкой, чтобы добавить их к уровням группировки (необязательно). Щелкните кнопку «Далее».
Шаг 5
Выберите поле и порядок сортировки (необязательно). Щелкните кнопку «Далее».
ШАГ 6
Щелкните «Пошаговый», «Блок» или «Контур» в разделе «Макет». В разделе «Ориентация» выберите «Книжная» или «Пейзаж». Щелкните кнопку «Далее».
Шаг 7
Выберите стиль для вашего отчета из списка. Щелкните кнопку «Далее». Закройте отчет.
Шаг 8
Введите заголовок для отчета в области под заголовком «Какой заголовок вы хотите для отчета?» Нажмите кнопку «Готово».
Шаг 9
Повторите шаги с 1 по 7 в этом разделе, чтобы создать подотчет.
Шаг 10
Выполните шаги 2–7 в разделе «Использование существующих отчетов», чтобы объединить два отчета Access.
Кончик
Используйте одинаковые стили шрифтов в отчете и подотчете для более точного результата.
Предупреждение
Если вы измените отчет, который используется в качестве подотчета, изменения отобразятся в основном отчете.
