Как навести порядок в почтовом ящике и избежать беспорядка

Ваш почтовый ящик забит старыми рабочими письмами? Он до краев заполнен ненужной почтой из случайных магазинов, которые вы сразу покупали? Тогда определенно пришло время генеральной уборки.

Если ваш почтовый ящик нуждается в глубоком цифровом наведении порядка, но вы не знаете, с чего начать, то это руководство для вас. Продолжайте читать, и мы дадим советы о том, как очистить его более эффективно и как не допустить повторного засорения нежелательной почты в вашем почтовом ящике.

Давай, массово удаляй эти нежелательные письма.

Самый быстрый способ уменьшить беспорядок (и, честно говоря, самый приятный) — это массово удалить кучу писем. И не позволяйте фразе «массовое удаление» ввести вас в заблуждение: вы можете удалить массу электронных писем одновременно, сохраняя при этом нацеленность на определенные типы электронных писем. Массовое удаление не обязательно означает, что вы просто случайно удаляете большое количество писем. (Вы можете сделать это, но вы можете этого не захотеть.)

Вообще говоря, если вы хотите настроить таргетинг на определенный тип нежелательных писем для массового удаления (например, старые рекламные письма из вашего любимого магазина), обычно вы можете просто выполнить поиск по этому запросу. название магазина или адрес электронной почты через панель поиска в почтовом ящике, выберите все электронные письма, соответствующие вашим критериям, на странице результатов поиска, а затем нажмите кнопку удаления или корзины вашего почтового клиента. Выбранные вами электронные письма затем могут быть отправлены в корзину, где они останутся в течение определенного периода времени, а затем будут автоматически удалены навсегда. Или вы можете просто очистить корзину самостоятельно, чтобы ускорить процесс окончательного удаления.

Если вы навсегда удалили все электронные письма, от которых вам удобно избавиться, а ваш почтовый ящик все еще захламлен, наш следующий совет для вас.

Архивируйте электронные письма, которые вам еще нужно сохранить

Иногда ваш почтовый ящик захламлен, но это все электронные письма, которые вам нужно сохранить или с которыми вы по какой-то причине не можете расстаться. (Это нормально. Без осуждения.) В этом случае речь идет не столько об удалении электронных писем, сколько о перемещении их из основного почтового ящика в невидимый, но все же безопасный и доступный архив. Таким образом, вы можете уменьшить количество писем в вашем почтовом ящике и при этом иметь доступ к заархивированным электронным письмам, когда они вам понадобятся.

Отличным примером этого является функция «Архив» Gmail, которая позволяет архивировать отдельные сообщения, массово архивировать их группу или даже переместите их обратно в свой почтовый ящик, если хотите. Когда вы архивируете сообщения в Gmail, они попадают в папку «Вся почта». Эти сообщения по-прежнему будут отображаться в результатах поиска, если вы их ищете. В Gmail архивацию можно выполнить, просто наведя указатель мыши на сообщение и щелкнув значок Архив появившийся значок. Этот значок выглядит как трехмерный прямоугольник со стрелкой вниз посередине. Outlook также имеет функцию архивирования.

Уведомления календаря: удалите старые и улучшите управление предстоящими.

Если вы используете приложение-календарь, связанное с вашим адресом электронной почты, вы, вероятно, будете получать уведомления по электронной почте обо всех запланированных вами встречах и событиях. Хотя эти уведомления могут быть полезными напоминаниями, помогающими вам выполнять свои обязательства, они быстро теряют свою полезность и становятся бесполезными, как только эти события заканчиваются. Поэтому важно удалить их, как только они вам больше не нужны. И если вы не удаляли их по ходу дела, сейчас самое время удалить их массово.

Но что, если вам вообще не нужны эти уведомления по электронной почте? Возможно, вы вообще сможете запретить отправку этих уведомлений по электронной почте. Например, если вы используете Календарь Google, вы можете изменить настройки уведомлений для определенного события, в том числе удалить для него уведомления по электронной почте. Вы даже можете заменить оповещения по электронной почте напоминанием другого типа, например уведомлением на рабочем столе или телефоне. Таким образом, вы все равно сможете получать напоминания о предстоящих мероприятиях, но без ненужных писем.

Отписаться от этих списков рассылки

Этот совет больше касается профилактики, которая является ключом к поддержанию чистоты вашего почтового ящика (и упрощению управления) после того, как вы в первую очередь проделали всю тяжелую работу по его наведению порядка. Ваш почтовый ящик, вероятно, забит рекламными электронными письмами и сообщениями из списков адресов электронной почты от компаний и организаций, с которыми вы, вероятно, больше не взаимодействуете. Пришло время отписаться от них. Во многих случаях ключ к отказу от подписки лежит в самих оскорбительных письмах: крошечная ссылка для отказа от подписки внизу сообщения. Поэтому убедитесь, что электронное письмо является законным, прежде чем открывать его (остерегайтесь вредоносного ПО и мошенничества). Если это безопасно, откройте сообщение, прокрутите его вниз и найдите Отписаться кнопка или текстовая ссылка. Нажмите на эту ссылку. В большинстве случаев вам не придется делать больше, чем это.

Gmail также предлагает собственную кнопку отказа от подписки для подобных писем (не всегда, но в большинстве случаев). Чтобы использовать его, просто откройте сообщение из одного из этих списков адресов электронной почты и найдите адрес электронной почты отправителя над сообщением. Gmail Отписаться Кнопка должна находиться справа от адреса электронной почты отправителя.

Блокируйте нежелательных отправителей

Еще один совет по предотвращению беспорядка в почтовом ящике: не всем нужен доступ к вам. Если вам нужно заблокировать отправку вам электронных писем от отдельных лиц, воспользуйтесь для этого функцией блокировки вашего почтового клиента. Обычно это можно сделать всего за несколько кликов.

Вот еще один пример Gmail как заблокировать электронные письма нежелательного отправителя: откройте сообщение от отправителя, которого хотите заблокировать, и щелкните значок с вертикальными тремя точками в правой части сообщения. В появившемся меню выберите Заблокировать [имя отправителя]. Сообщения от заблокированных отправителей обычно отправляются в спам.

Создавайте фильтры, чтобы упорядочить электронные письма, которые вы хотите сохранить.

Вы также можете лучше управлять входящими электронными письмами, используя фильтры. Вместо того, чтобы просто пропускать каждое сообщение через свой почтовый ящик, вы можете создать фильтры, которые будут автоматически удалять или архивировать эти сообщения. Таким образом, вы сможете поддерживать чистоту в своем почтовом ящике, не прилагая особых усилий.

В Gmail вы можете создать фильтр через окно поиска. Просто нажмите на Показать параметры поиска значок в поле поиска. Этот значок выглядит как три переключателя, наложенных друг на друга. В появившейся форме введите критерии поиска и нажмите Создать фильтр. При появлении запроса установите флажок рядом с действием, которое вы хотите, чтобы Gmail выполнял при получении электронного письма, соответствующего вашим критериям поиска. Затем нажмите кнопку Создать фильтр кнопка. Используя этот метод, вы можете указать Gmail автоматически удалять или архивировать входящие электронные письма, соответствующие указанным вами критериям.

Рекомендации редакции

• Как создавать папки в Gmail
• Как сохранить активный статус Microsoft Teams
• Как сделать резервную копию вашего компьютера
• Как глубоко очистить клавиатуру и мышь
• 6 советов по прокладке кабелей, которые помогут вашей технике выглядеть аккуратно

Обновите свой образ жизниDigital Trends помогает читателям быть в курсе быстро меняющегося мира технологий благодаря всем последним новостям, забавным обзорам продуктов, содержательным редакционным статьям и уникальным кратким обзорам.