Как распечатать адресные этикетки в Excel

Microsoft Excel служит отличной программой для управления списками рассылки. В Excel особенно легко управлять большими списками рассылки, классифицируя и систематизируя контакты в настраиваемом формате.

Форматы Excel и CSV используются для импорта и экспорта списков из почтовых менеджеров, а разделение ячеек означает, что вы можете разделить имя, адрес и любую другую важную информацию по отдельным столбцам. Вы также можете поместить весь контакт в одну ячейку.

Гибкость для опытных пользователей Excel удобна, но печатать этикетки прямо из Excel непросто. Хотя процесс не слишком сложен, он также неочевиден, и вы можете создать техническую катастрофу. Использование процесса слияния почты - наиболее эффективный способ установки этикеток для принтера.

Самый быстрый и эффективный способ распечатать этикетки из списка рассылки Excel - это процесс слияния. Этот процесс берет вашу организованную информацию Excel и объединяет каждый адрес в отдельную этикетку для принтера.

Хотя это звучит просто, есть одна загвоздка. Лист Excel должен быть отформатирован в соответствии с определенным макетом, в котором используются столбцы для каждой категории. Если при вводе адресов вы использовали другой метод, переформатирование займет много времени.

В идеале вы начинаете с нуля и можете вводить каждый контакт в правильном формате. Если у вас все уже разделено на категории, они могут потребовать только простых изменений меток и корректировок для соответствия требованиям форматирования.

Настройте электронную таблицу Excel с заголовками столбцов. Каждый столбец представляет определенную категорию. Создайте отдельный столбец для имени, фамилии, адреса, города, штата и почтового индекса.

Информация о каждом человеке расположена в горизонтальном ряду. Используйте точное написание, сокращения и заглавные буквы в каждом поле. Например, используйте NV вместо Nevada, если вы не хотите писать полное название штата.

Также подумайте, как вы хотите, чтобы имена выглядели на этикетках. Стиль букв зависит от личных предпочтений. Некоторым людям нравится использовать все буквы с заглавной буквы, в то время как другие используют только первую букву в каждом слове.

У вас также есть возможность добавлять столбцы по мере необходимости. Например, если вы хотите, чтобы в первой строке ярлыка читалось название компании, измените первый столбец, чтобы отразить эту информацию.

После того, как все столбцы настроены, следующим шагом будет утомительная задача ввода для каждого контакта. Добавьте все данные и сделайте раунд или два редактирования, чтобы убедиться, что все выглядит хорошо.

После того, как контакты и вся связанная информация будет в электронной таблице, выделите все, включая заголовки столбцов. Вы можете перетащить курсор через все поля, удерживая кнопку мыши, чтобы выделить все, или использовать сочетание клавиш «Выбрать все», Ctrl+А.

После того, как информация будет выделена, выберите вкладку с надписью Формулы и нажмите Определить имя. Введите название списка во всплывающем поле. Например, используйте Приглашения на свадьбу или Рождественские открытки.

Если вы печатаете этикетки с какой-либо регулярностью, также полезно добавлять дату в каждый список. Списки контактов часто обновляются, и дата дает вам представление о том, когда список обновлялся в последний раз. Это также гарантирует, что вы печатаете правильную и самую последнюю версию.

Сохраните новый именованный рабочий лист контактов Excel и выйдите из документа, чтобы продолжить слияние.

Microsoft Word - это то место, где вы печатаете этикетки. Excel идеально подходит для организации и размещения данных, а также для быстрой загрузки списка в другие программы. Однако в Microsoft Word есть встроенный шаблон для печати этикеток, в котором адреса отображаются в формате, необходимом для принтера.

Процесс слияния почты объединяет Excel для возможности упорядочивания полей и Word для возможности форматирования этикеток для принтера.

Откройте новый документ Word и щелкните значок Рассылки вкладка, чтобы открыть список параметров. Щелкните раскрывающийся список для Начать слияние чтобы открыть дополнительное меню, где вам может потребоваться щелкнуть Начать слияние еще раз, прежде чем вы сможете выбрать Этикетки открыть меню Параметры метки.

На этом этапе вам нужна информация о принтере и этикетках, чтобы двигаться дальше. Вам нужно выбирать между принтеры с непрерывной подачей а также страничные принтеры. Обратитесь к руководству по эксплуатации вашего принтера, чтобы определить, какой тип вы используете. Если у вас есть принтер со стилем страницы, в другом раскрывающемся списке вы должны выбрать конкретный тип лотка для вашего страничного принтера. Обходной лоток встречается довольно часто.

Далее выберите поставщика этикеток. У каждого поставщика свой особый макет, и это важно для принтера. Microsoft, Avery и многие другие варианты поставщиков перечислены в раскрывающемся списке. Выберите тот, который соответствует этикеткам, которые вы приобрели для работы.

Наконец, выберите номер продукта, который соответствует номеру продукта на ваших этикетках. Обычно это находится на упаковке, а не на самих этикетках. Номер продукта указывает вашему принтеру размеры бумаги, чтобы обеспечить правильное выравнивание печати с этикетками.

В редких случаях номер продукта может быть недоступен для ваших этикеток. Печать все еще может продвигаться вперед, но вы должны вручную измерить размер отдельной этикетки. Вам также необходимо знать, сколько ярлыков находится на странице и сколько расположено в каждом столбце и строке.

Чтобы ввести размер специальной метки, выберите Подробности вариант в Параметры метки окно для отображения макета листа этикеток по столбцам и строкам. Введите поля, столбцы и строки в соответствующее поле. Нажмите Ok если это соответствует вашей конфигурации. Если нет, щелкните Отмена а затем выберите Новый лейбл и попробуй еще раз.

Введите имя для этикеток, чтобы размеры сохранялись для использования в будущем. Подойдет любое имя. Затем установите размеры на измеренные высоту и ширину. Также введите макет строки и столбца. Идите и нажмите Ok чтобы сохранить новые настройки размера, нажмите Ok еще раз, чтобы сохранить все настройки.

На этом этапе у вас есть этикетки, подготовленные в Excel, и документ Word правильно отформатирован для печати этикеток. Теперь вам нужно импортировать контактную информацию для заполнения меток.

В документе Word щелкните Файл а потом Параметры а также Передовой. Установите флажок рядом с Подтвердить преобразование формата файла при открытии и выберите Ok. Вернуться к Рассылки вкладку и щелкните Выберите получателей чтобы открыть раскрывающийся список параметров. Выбирать Использовать существующий список чтобы найти контактную информацию Excel на вашем компьютере. Выберите файл и нажмите Ok. Этот процесс соединяет лист Excel с документом Word. Хоть программы подключены, но ярлыки еще не заполнены информацией.

Самый простой способ импортировать весь список - использовать заполнители. Обозначение заполнителя соответствует столбцам, которые вы создали в файле Excel. Например, вы набираете <> в том месте, где вы хотите, чтобы имя появилось на этикетке. Имейте в виду, что эта последовательность повторяется на всех этикетках.

Стандартная адресная последовательность выглядит так:

<> <>

<>

<> <> <>

Каждая метка соответствует непосредственно столбцу на листе Excel. Если вы хотите добавить настраиваемую информацию, она должна находиться в помеченном столбце на листе. Затем вы вводите поле в желаемой последовательности размещения этикетки.

Если вы часто загружаете списки с помощью процесса слияния писем, также существует ярлык адресного блока для объединения нескольких полей данных в один <

Теперь, когда на этикетках установлена ​​последовательность для каждого поля, вы можете эффективно загружать сотни или даже тысячи контактов, создавая согласованную последовательность этикеток для принтера. Слияние почты идеально подходит для массовых списков контактов.

Вы должны сопоставить слияние почты, чтобы Word считывал правильные столбцы из Excel. Вернуться к Рассылки вкладку, щелкните Поля соответствия и выберите Запись и вставка полей. Появится поле с рядом меток, перечисленных рядом с раскрывающимися списками.

Этикетки являются общими элементами адресной метки. В нем перечислены Заголовок, Имя, Фамилия, Адрес улицы, и так далее. В соответствующих раскрывающихся списках вы видите метки столбцов из своего листа Excel. Многие из них уже будут сопоставлены, но убедитесь, что каждый элемент выровнен и правильно сопоставлен. Это означает, что когда вы пишете <>, он тянет только из Имя столбец на листе Excel.

Теперь, когда поля сопоставлены и метки построены, щелкните Предварительный просмотр в Рассылки таб. Прежде чем вы решите печатать, сделайте тщательный предварительный просмотр этикеток. Еще раз проверьте выравнивание и форматирование в этом представлении.

Когда вы будете готовы к печати, щелкните Завершить и объединить под Рассылки таб. Нажмите Распечатать документы чтобы отправить окончательное задание на принтер. Перед отправкой работы убедитесь, что в принтере есть этикеточная бумага.

Хотя Excel - отличное средство для слияния почты, вы также можете импортировать контакты из Outlook. Outlook позволяет экспортировать контакты на лист Excel, где вы можете использовать процесс, описанный выше.

Если вы хотите получать контакты прямо из почтовой программы Outlook, откройте список контактов. Использовать Сдвиг+Контроль для выбора и выделения нескольких контактов, пока не будет выделен каждый желаемый контакт.

Перейти к Дом вкладка и выберите Слияние писем. Выбирать Только выбранные контакты с последующим Все поля для контактов. Затем выберите Новый документ а также Почтовые этикетки как тип документа.

Это действие запускает новый документ Word с слиянием писем. Выбирать Напишите и вставьте поля под Рассылки вкладка и убедитесь, что все выровнено правильно. Нажмите Обновить ярлыки для создания этикеток.

Используйте функцию предварительного просмотра, чтобы проверить и убедиться, что все правильно выровнено. После редактирования и внесения окончательных исправлений снова просмотрите, а затем запустите Завершить слияние а также Распечатать чтобы отправить задание на принтер.

Outlook отлично справляется с управлением контактами, а запуск слияния почты из программы очень прост. Однако не у всех есть Outlook в качестве почтового менеджера, и процесс печати этикеток из Excel остается лучшим альтернативным вариантом для управления контактами.