Лучшие советы и рекомендации по Microsoft Excel для начала работы

Кто не любит электронные таблицы? На самом деле, наверное, много людей, но даже если мысль о заполнении строк и столбцов различными данными баллы не заставят ваш пульс учащаться, есть ряд отраслей, где электронные таблицы просто необходимы. Однако, хотя есть множество сторонних альтернатив культовому офисному пакету Microsoft, Excel остается ведущим приложением для создания электронных таблиц и управления ими. Если вы новичок в Excel — или опытный человек, который хочет проникнуть в глубины Excel — наши советы и рекомендации по Excel обязательно помогут вам повысить вашу производительность. Читайте дальше, чтобы узнать все подробности.

Если вам нужны дополнительные указатели Excel, мы собрали руководства по как защитить паролем документ Excel и как сделать график в экселе.

Выбрать все

Если вы хотите выделить определенную сетку ячеек, вы можете просто щелкнуть и перетащить, но что, если вы хотите выделить их все? Есть два способа. Вы можете использовать сочетание клавиш — Ctrl + «A» в Windows 10, Command + «A» в MacOS Высокая Сьерра и более ранняя итерация MacOS — или перейдите в меньшую ячейку в верхнем левом углу (отмечена белой стрелкой) и щелкните ее.

Как заштриховать каждый второй ряд

Электронные таблицы могут быть ужасно унылыми, и если у вас есть много данных для просмотра, взгляд читателя может начать бесцельно блуждать по странице. Однако добавление ярких цветов может сделать электронную таблицу более интересной и удобной для чтения, поэтому попробуйте заштриховать каждую вторую строку.

Для начала выделите область, к которой хотите применить эффект. Если вы хотите добавить цвет ко всей электронной таблице, просто выберите все. Во время просмотра Дом нажмите кнопку Условное форматирование кнопка. Затем выберите Новое правило из появившегося выпадающего меню.

В раскрывающемся меню Стиль выберите Классический.

После этого выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно отформатировать.

Формула для ввода: «=MOD(ROW(),2)».

Выберите нужный цвет заливки, затем нажмите ХОРОШО. Теперь ряды должны быть заштрихованы чередующимся цветом.

Скрыть/показать строки

Иногда вам может понадобиться скрыть некоторые строки или столбцы данных. Это может быть удобно, например, если вы хотите распечатать копии для презентации, но аудитории нужно увидеть только самое необходимое. К счастью, в Excel легко скрыть строку или столбец. Просто щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Скрывать.

Столбец или строка будут отмечены толстой границей между соседними столбцами или строками.

Если вы хотите отобразить определенную строку или столбец, вам нужно будет выделить столбцы или строки по обе стороны от него. После этого щелкните правой кнопкой мыши и выберите Показать из полученного списка вариантов.

Если вы скрыли несколько строк и/или столбцов, вы можете быстро отобразить их, выбрав соответствующие строки или столбцы, затем щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Показать. Примечание. Если вы пытаетесь отобразить и строки, и столбцы, вам потребуется отображать по одной оси за раз.

Иногда вам может понадобиться возможность получать информацию из определенной ячейки. Скажем, например, у вас есть инвентарь для магазина и вы хотите проверить цену на конкретный товар. К счастью, вы можете сделать это с помощью функции Excel vlookup.

В этом примере у нас есть инвентарь, где у каждого товара есть идентификационный номер и цена. Мы хотим создать функцию, в которой пользователи смогут вводить идентификатор и автоматически получать цену. Функция vlookup делает это, позволяя указать диапазон столбцов, содержащих соответствующие данные, конкретный столбец, из которого нужно извлечь выходные данные, и ячейку, в которую следует доставить выходные данные.

Мы собираемся написать функцию vlookup в ячейке I4; здесь будут отображаться данные. Мы используем ячейку I3 в качестве места для ввода данных и сообщаем функции, что соответствующая таблица проходит от B2 до D11, и что ответы будут в третьем столбце (vlookup читает слева направо).

Итак, наша функция будет иметь следующий формат: «=vlookup (входная ячейка, диапазон соответствующих ячеек, столбец, из которого нужно получить ответы)» или «=vlookup (I3,B2:D11,3)».

Как создать выпадающий список

Если вы хотите ограничить диапазон опций, которые пользователь может поместить в ячейку, выпадающее меню является хорошим решением. К счастью, вы можете легко создать тот, который предлагает пользователям список вариантов на выбор. Для начала выберите ячейку, затем перейдите к Данные вкладку и выберите Подтвердить.

Под Настройки, найдите раскрывающееся меню с надписью Позволять. Затем выберите Список.

Теперь выделите ячейки, из которых вы хотите, чтобы пользователи выбирали, и нажмите ХОРОШО.

Теперь, когда пользователи нажимают на ячейку, они могут выбирать параметры из раскрывающегося меню.

Держите свои нули видимыми

Иногда вам может понадобиться ввести строки чисел, начинающиеся с одного или нескольких нулей. К сожалению, Excel может не отображать эти нули по умолчанию. Чтобы исправить это, добавьте одну кавычку перед нулями, например. «00001» вместо «00001».

Как объединить

Иногда вам может понадобиться реорганизовать данные и объединить информацию из разных ячеек в одну запись. Вы можете сделать это, используя функцию конкатенации.

В этом примере у нас есть состав баскетбольной фэнтези-лиги с полями для фамилий, имен и должностей игроков. Если мы хотим объединить всю эту информацию в одном поле, нам понадобится формула, которая гласит: «= concat (первая ячейка, вторая ячейка, третья ячейка)» или, в данном случае, «= concat (C6, B6, D6)». » без кавычек.

К сожалению, конкатенация не ставит пробелы между текстом из разных ячеек автоматически. Чтобы появился пробел, вам нужно будет добавить кавычки с пробелом между ними. Теперь функция должна читаться как «=concat (C6», «,B6», «,D6)».

Чтобы применить эту формулу ко всем нужным нам строкам, щелкните синее поле в углу ячейки и перетащите его вниз.

Excel автоматически скопирует формулу и заполнит ее соответствующим образом.

Как обернуть текст

У вас много текста в одной ячейке? Скорее всего, он попадет в другие ячейки, что может выглядеть не так красиво, как вам хотелось бы. К счастью, сделать обтекание текстом внутри ячейки несложно.

Начните с выделения ячейки с лишним текстом. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек.

Под Выравнивание вкладку, установите флажок рядом с Перенести текст.

Отрегулируйте ширину ячейки по своему вкусу.

Как увидеть вкладку разработчика

Если вы хотите выполнять более сложную работу в Excel, например создавать макросы — вам потребуется доступ к ленте разработчика. К сожалению, эта вкладка по умолчанию скрыта. Чтобы просмотреть его, нажмите Excel в левом верхнем углу и выберите Настройки.

Далее нажмите на Лента кнопка.

Вы должны увидеть список кнопок и флажков, которые определяют, можете ли вы видеть различные компоненты. Здесь прокрутите вниз до Разработчик поле и проверьте его.

Теперь вы должны увидеть ленту Devolper вверху.

Рекомендации редакции

• Лучшие предложения Microsoft Office: получите Word, PowerPoint и Excel бесплатно
• Лучшие шаблоны бюджета Excel
• Как использовать iCloud для резервного копирования на вашем iPhone, iPad или Mac
• Как защитить паролем файл Excel
• Лучшие советы и рекомендации по Chromebook