Мой почтовый ящик Outlook был в беспорядке, пока я не использовал эти 3 трюка

Никто не любит электронную почту, но никто из нас не может жить без нее. Если вы обнаружили, что изо всех сил пытаетесь управлять входящими электронными письмами, я нашел эти три совета чрезвычайно полезными.

Если вы хотите автоматически перемещать сообщения, выполнять несколько действий одним щелчком мыши или выделять электронные письма, требующие внимания, среди остальных, эти Советы по Microsoft Outlook ты накрылся.

Используйте правила для организации входящих писем

Чтобы упорядочивать электронные письма по мере их поступления, вы можете настроить правила в Outlook. Таким образом, вы можете переместить электронное письмо в папку, пометить его для продолжения, пометить сообщение как прочитанное и т. д. Самое приятное то, что все это делается автоматически.

Шаг 1: Перейти к Дом вкладку, выберите Правила стрелку раскрывающегося списка и выберите Создать правило.

Шаг 2: в открывшемся окне у вас есть несколько быстрых вариантов, которые вы можете выбрать для выбранного электронного письма.

В качестве условия вы можете выбрать отправителя, строку темы или отправить на определенный адрес электронной почты. Для действия вы можете выбрать отображение окна предупреждения, воспроизведение определенного звука или перемещение в папку.

Шаг 3: если то, что вы видите в поле, соответствует тому, что вы хотите сделать, просто установите флажки для условий и действий, которые вы хотите, и выберите ХОРОШО.

Использовать расширенное правило

В качестве альтернативы вы можете выбирать из большего количества условий и действий, если хотите.

Шаг 1: Выбирать Расширенные настройки в поле «Создать правило».

Шаг 2: Затем вы можете выбрать из более чем 30 условий, например, если электронное письмо помечено как важное, имеет вложение или является автоматическим ответом.

Установите флажок (и) для условий, которые вы хотите использовать, а затем выберите синий связанный текст, чтобы заполнить переменные. Выбирать Следующий.

Шаг 3: вы увидите около 20 действий, которые вы можете предпринять. Сделайте то же самое, установив флажок (я) для действий, которые вы хотите использовать, и выбрав синий текст, чтобы заполнить необходимые данные. Выбирать Следующий.

Шаг 4: если есть какие-либо исключения из правила, которое вы хотите добавить, вы можете сделать это дальше. Установите эти флажки, заполните данные для синего текста и выберите Следующий.

Шаг 5: наконец, дайте имя правилу, отметьте, хотите ли вы запустить правило немедленно, и выберите Заканчивать.

После того, как вы настроили правило, вы можете расслабиться и позволить Outlook организовать эти входящие электронные письма для вас. Потратив всего несколько минут на создание правила, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе.

Чтобы просмотреть, отредактировать или удалить правило позже, перейдите на Дом > Правила > Управление правилами и оповещениями.

Настройте Quick Steps для повторяющихся задач

Outlook предлагает функцию под названием «Быстрые шаги», которые могут ускорить выполнение задач, которые вы выполняете снова и снова. Как и в случае с правилами, Quick Steps позволяет вам выбрать одно или несколько действий, которые вы хотите выполнить с электронной почтой. Но вместо того, чтобы выполнять эти действия автоматически, вы выполняете их самостоятельно одним нажатием кнопки. Кроме того, вы можете выполнять множество действий одновременно.

Перейти к Дом вкладку и проверьте Быстрые шаги поле в этом разделе ленты. Вы увидите несколько действий, таких как «Переместить», «Ответить и удалить» и «Готово».

Вы можете использовать один из предустановленных быстрых шагов, выбрав его и заполнив необходимые данные. Например, вы можете выбрать Перейти к, выберите папку и, при желании, отметьте письмо как прочитанное. Выбирать Сохранять.

Затем, чтобы использовать Quick Step для сообщения электронной почты в папке «Входящие», выберите сообщение и выберите Перейти к Быстрый шаг.

Создайте свой собственный быстрый шаг

Если вы хотите создать свой собственный Quick Step, это займет всего минуту.

Шаг 1: Выбирать Создавать новое в разделе «Быстрые действия» на ленте.

Шаг 2: затем назовите быстрый шаг и используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать нужное действие. Чтобы выполнить более одного, выберите Добавить действие и выберите следующий.

Шаг 3: когда у вас есть все действия, которые вы хотите, выберите Заканчивать.

Чтобы использовать Quick Step при поступлении сообщения электронной почты в папку «Входящие», выберите сообщение и щелкните его имя в поле Quick Steps. Вы также можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши, перейти к Быстрые шагии выберите имя во всплывающем меню.

Если вы хотите выполнить несколько действий с электронной почтой одновременно, Quick Steps действительно сэкономит время.

Чтобы просмотреть, отредактировать или удалить Quick Step позже, перейдите к Дом > Быстрые шаги > Управление быстрыми шагами.

Сделайте электронные письма всплывающими с условным форматированием

Еще один удобный инструмент управления почтовыми ящиками в Outlook — условное форматирование. С его помощью вы можете выделять определенные письма, которые приходят, с помощью определенного стиля шрифта, размера или цвета. Это отличный способ привлечь ваше внимание к сообщениям, которые в этом больше всего нуждаются.

Шаг 1: Перейти к Вид вкладку и выберите Посмотреть настройки на левой стороне ленты.

Шаг 2: Выбирать Условное форматирование во всплывающем окне.

Шаг 3: вы увидите некоторые правила условного форматирования по умолчанию, уже настроенные для вас, такие как непрочитанные сообщения и просроченные электронные письма. Чтобы создать собственный, выберите Добавлять.

Шаг 4: в нижней части поля укажите имя правила условного форматирования. Затем выберите Шрифт кнопку, чтобы выбрать стиль, размер и цвет в последующем всплывающем окне, и выберите ХОРОШО.

Шаг 5: Далее выберите Состояние кнопка. В следующем всплывающем окне вы увидите три вкладки для настройки условий.

• Сообщения: введите ключевые слова, выберите адрес электронной почты «От» или «Отправлено» или выберите период времени.
• Больше вариантов: выберите категорию, выберите элементы, которые прочитаны или не прочитаны, имеют или не имеют вложения, отмечены приоритетом или другим параметром.
• Передовой: Настройте пользовательские критерии и выберите поля для условий.

Шаг 6: когда вы закончите, выберите ХОРОШО чтобы сохранить и закрыть последующие всплывающие окна.

Теперь вы увидите эти электронные письма с выбранными вами условиями и выбранным шрифтом, благодаря чему их будет очень легко обнаружить в шквале сообщений.

Чтобы просмотреть, отредактировать или удалить правило условного форматирования позже, перейдите на Вид > Посмотреть настройки > Условное форматирование.

Если вы ищете новый способ управления своей электронной почтой, Outlook предлагает эти функции, которые помогут вам контролировать свой почтовый ящик. Их настройка может занять несколько минут, но это будет стоить того времени, которое вы сэкономите позже.

Чтобы узнать больше, посмотрите, как настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook.

Рекомендации редакции

• Я использовал приложение для создания 3D-моделей на своем iPhone, и оно потрясающе здорово
• Последняя версия искусственного интеллекта Microsoft инструменты будут читать ваши электронные письма Outlook вслух