Кредит изображения: Jupiterimages / Pixland / Getty Images
Microsoft Word предоставляет пользователям функцию для создания простых форм и сбора данных в стандартном формате. Таблицы в документах Word также могут упорядочивать данные. Word может экспортировать эти данные в формат файла, к которому может получить доступ Microsoft Excel или программы баз данных, такие как MS Access. «.TXT» и «.RTF» обозначают универсальные форматы файлов для текстового и Rich Text Format соответственно. Сохранение копии данных в любом формате гарантирует, что данные могут быть импортированы в электронную таблицу Excel. Мастера экспорта и импорта в Word и Excel предоставляют пользователям параметры и предварительный просмотр форматирования данных.
Документ Word
Шаг 1
Запустите Microsoft Word и откройте требуемый документ данных, выбрав «Открыть» в разделе «Файл» в верхней строке меню (или на ленте Office 2007), выбрав файл и нажав кнопку «Открыть».
Видео дня
Шаг 2
Убедитесь, что каждая единица данных в документе Word разделена табуляцией или запятой, а каждая запись разделена разрывом строки.
Шаг 3
Преобразуйте любые таблицы в текст, выбрав «Выбрать» в разделе «Таблица» в верхней строке меню и выбрав «Таблица». Выберите функцию в разделе «Инструменты», чтобы «Преобразовать таблицу в текст» и выберите вариант разделения данных с помощью «табуляции» или «запятой», прежде чем нажимать кнопку «ОК» в диалоговом окне. коробка.
Шаг 4
Выберите «Сохранить как» в разделе «Файл» в верхней строке меню и введите имя документа.
Шаг 5
Выберите «Rich Text Format (.rtf)» или «Текстовый файл (.txt)» в раскрывающемся меню рядом с «Format» и нажмите кнопку «Сохранить».
Данные из Word Form
Шаг 1
Запустите Microsoft Word и откройте форму, выбрав «Открыть» в разделе «Файл» в верхней строке меню, выбрав нужный файл и нажав кнопку «Открыть».
Шаг 2
Выберите «Параметры» в разделе «Инструменты» в верхней строке меню и щелкните вкладку «Сохранить».
Шаг 3
Установите флажок «Сохранять данные только для форм», чтобы установить флажок, и нажмите кнопку «ОК».
Шаг 4
Выберите «Сохранить копию» в разделе «Файл» в верхней строке меню.
Шаг 5
Введите имя документа и выберите «Формат текста (.txt)» в качестве типа файла, прежде чем нажать кнопку «Сохранить». Откроется мастер преобразования файлов для точного сопоставления данных.
ШАГ 6
Просмотрите данные, отображаемые в мастере преобразования файлов, и убедитесь, что каждая единица данных указана в кавычках и разделена запятой. Убедитесь, что пустые поля данных зарегистрированы как пробел между двумя кавычками, прежде чем нажимать кнопку «ОК».
Импортировать данные в Excel
Шаг 1
Запустите Microsoft Excel и откройте пустую книгу.
Шаг 2
Щелкните первую ячейку в электронной таблице и выберите «Импортировать внешние данные» в разделе «Данные» в верхней строке меню.
Шаг 3
Выберите вариант «Импорт данных» и запустите мастер импорта текста.
Шаг 4
Просмотрите каждый шаг в мастере импорта текста, чтобы убедиться, что поля правильно сопоставлены, выбрав Параметры с разделителями и предварительный просмотр распределения данных в электронной таблице на панели предварительного просмотра в нижней части чат. Нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к мастеру импорта текста, и нажмите кнопку «Готово», чтобы закрыть мастер и перенести данные.
Шаг 5
Сохраните преобразованные данные в формате Excel, выбрав «Сохранить» в разделе «Файл» в верхней строке меню, введя имя файла, выбрав «Книга Excel» в качестве формата файла и нажав кнопку «Сохранить».
Кончик
Отдельные наборы данных, например, из форм, импортируются в электронную таблицу Excel и создают отключенную вторую строку. Чтобы продолжить импорт данных, ComputorCompanion.com рекомендует просто выбрать третью строку в электронной таблице для вставки данных и удалить вторую, непригодную для использования строку. Пользователи Microsoft Office 2007 (то есть Word и Excel) могут получить доступ к функциям через верхнюю панель инструментов и ленту Office в приложениях.
