Вступительные заявления рассказывают читателям, о чем идет речь.
Кредит изображения: BananaStock / BananaStock / Getty Images
Деловые сообщения обычно следуют либо прямому, либо косвенному образцу. Это способ организовать информацию, передаваемую в сообщении, в зависимости от того, является ли основная идея хорошими, плохими или нейтральными новостями. Выберите наиболее эффективный шаблон для деловой рассылки в зависимости от того, как, по вашему мнению, ваш читатель отреагирует на основную идею.
Использование прямой электронной почты, чтобы добраться до сути
В прямых электронных письмах главное - это начало, за которым следуют подробности, объяснения или доказательства, подтверждающие его. Электронная почта, организованная таким образом, экономит время читателя, так как сразу достигает цели сообщения. Это также помогает читателю представить следующие детали в контексте и перспективе. Это избавит читателя от разочарования из-за необходимости пролистывать абзацы информации, чтобы найти основную мысль. Прямой шаблон работает лучше всего, если ваш читатель будет восприимчив к сути, а не сопротивляться.
Видео дня
Отправка положительных и нейтральных сообщений
Если ваш читатель будет доволен, слегка заинтересован или нейтрален (так или иначе не будет испытывать к этому никаких чувств), используйте прямой шаблон. Рассмотрим электронное письмо от клиента после предложения по выполнению контракта. Если вы выиграете контракт, письмо начинается с чего-то вроде «Ваша ставка была рассмотрена, и мы рады предложить вам бизнес-контракт ". Когда главное - хорошие новости или нейтральные новости, сразу сообщите об этом и Детали. В большинстве писем будет использоваться этот подход, в том числе в тех, которые касаются рутинных задач, заказов и благодарностей.
Использование косвенной электронной почты, чтобы подчеркнуть свою точку зрения
В непрямых электронных письмах основная мысль идет позже в сообщении, после деталей, объяснений или доказательств. Использование косвенного паттерна в электронном письме показывает, что вы уважаете чувства читателя, которые могут быть задеты основной мыслью. Развивая его, вы позволяете своему читателю быть более подготовленным к его восприятию. Это также попытка побудить читателя выслушать вас, если вы выражаете основную идею, которая расстроит читателя сразу в начале сообщения, он или она могут перестать читать. В целом цель состоит в том, чтобы свести к минимуму любую негативную реакцию вашего читателя.
Отправка отрицательных или конфиденциальных сообщений
Если ваш читатель будет незаинтересован, недоволен или настроен враждебно, используйте косвенный паттерн. Снова рассмотрите электронное письмо от клиента. Если вы не выиграли, письмо начинается иначе: «Спасибо, что подали заявку на работу по нашему контракту. Мы внимательно проверяли каждую заявку и т. Д. "Главный момент, который, как вы думаете, вы уже знаете, но все равно продолжаете читать, придет намного позже. Используйте косвенный адрес электронной почты, когда главное - плохие новости, например, при отказе в запросе или отказе в претензии. Этот подход также хорошо работает, когда вы пытаетесь что-то продать или делитесь конфиденциальной информацией.
