Использование электронной почты в бизнесе

Электронная почта - один из самых распространенных инструментов делового общения в последние годы. Использование электронной почты в бизнесе включает общение с коллегами и клиентами, планирование встреч, отправку автоматических уведомлений и обмен информационными бюллетенями со старыми и новыми клиентами. Одно из преимуществ электронной почты в деловом общении состоит в том, что она настолько повсеместна, что каждый предполагает, что любой, у кого есть доступ в Интернет, может отправлять и получать электронную почту. В последние годы электронную почту также использовали некоторые мошенники и хакеры, поэтому важно проявлять бдительность в отношении мошеннических сообщений.

Электронная почта играет важную роль в деловом общении, объединяя людей в одной компании или организации. Электронные письма очень часто используются для того, чтобы задавать вопросы коллегам.

Многие офисы имеют различные внутренние списки рассылки которым люди могут отправлять сообщения, чтобы доставить их в конкретное подразделение компании, будь то все, кто работает в человеческом ресурсы, которым может потребоваться обновление политики в отношении отпуска, или все, кто работает на определенном этаже, которые должны знать, что это коллеги день рождения. Электронная почта также часто используется со встроенными инструментами календаря. от таких поставщиков, как Microsoft и Google, для планирования встреч и других мероприятий.

Электронное письмо вложения обычно используются как способ обмена файлами, от документов Microsoft Word до образцов рекламных материалов, таких как логотипы или джинглы.

Люди все чаще проверяют корпоративная электронная почта на личных устройствах, таких как смартфоны, что позволяет им оставаться на связи с коллегами за пределами офиса. Это может быть как положительным, так и отрицательным: людям легче работать из дома или быстро регистрироваться во время утренней поездки на работу, но у них также может быть меньше реальных нерабочего времени, когда они не в офисе.

Жизненно важная роль электронной почты в деловом общении делает неудивительным появление формальных и неформальных правил этикета в отношении электронной почты.

Обычно люди пытаются адресовать электронные письма с помощью определенная степень профессионализма, убедитесь, что у вас есть четкое и краткая тема письма что позволяет легко заметить электронные письма в папке "Входящие" и уделять хоть какое-то внимание грамматика, орфография и использование заглавных букв. Большинство людей пытаются Избегайте каких-либо нецензурных комментариев в электронных письмах компании, включая шутки сомнительного вкуса, ссылки на политику и религию или любые уколы в адрес их работодателей.

Некоторые люди также стараются выглядеть бодрыми в корпоративных электронных письмах, поскольку сложно определить тон, глядя только на письменное сообщение. Это можно сделать с помощью восклицательных знаков или эмодзи, хотя перебор может показаться непрофессиональным. Как правило, вам нужно следовать примеру других в вашей организации когда дело доходит до составления писем для коллег или клиентов.

Многие организации имеют свои собственные политики в отношении электронной почты, например, требуют, чтобы к каждому исходящему электронному письму добавлялся определенный формат подписи. На некоторых рабочих местах есть правила использования корпоративной электронной почты в личных целях. Многие также имеют правила сохранения или удаления электронных писем в целях безопасности.

Получение автоматических сообщений электронной почты от организаций, с которыми вы ведете бизнес, стало обычным явлением. Интернет-магазины отправляют уведомления о распродажах, подтверждения покупок и обновления графиков отгрузки. Газеты и другие средства массовой информации рассылают автоматические электронные письма с заголовками и обновлениями историй.

Существует множество компаний, которые могут отправлять автоматические электронные письма для предприятий, в том числе маркетинговые электронные письма и электронные письма, инициированные покупкой, иногда называемые транзакционные электронные письма. Определенные законы регулируют, когда компании могут хранить адреса электронной почты людей, когда от них требуется дать людям возможность отказаться от электронных писем и когда они могут отправлять маркетинговые сообщения. Убедитесь, что вы соблюдаете правила в вашей юрисдикции и, возможно, в местах, где люди, которым вы пишете по электронной почте, работают или проживают.

Некоторые коммерческие поставщики услуг электронной почты могут помочь вам управлять отказом от рассылки, списками подписок и другой информацией. Поищите вокруг, чтобы найти тот, который соответствует вашим потребностям по цене, которая вам нравится.

Электронное письмо информационные бюллетени становятся все более популярными в последние годы. Некоторые компании используют их, чтобы связаться с клиентами и сообщить им о продажах, новых продуктах или существующих услугах. Например, компания, занимающаяся чисткой бассейнов, может рассылать информационный бюллетень, напоминающий людям о своих услугах, поскольку летом подходы, или студия подкастов может разослать по электронной почте информационные бюллетени, объявляя о новом сериале или новом сезоне существующего показывать.

В остальных случаях бюллетень сам по себе продукт. Некоторые медиа-организации и другие группы успешно выпускают платные информационные бюллетени, содержащие информацию, недоступную где-либо еще. Некоторые из них создаются на специализированных платформах или с помощью инструментов краудфандинга, таких как Patreon.

Как и в случае с другими коммерческими электронными письмами, если вы отправляете информационный бюллетень по электронной почте, вы должны убедиться, что у вас есть явное согласие от людей, которым вы отправляете сообщения, и что у них есть простой способ отказаться от подписки. Вы можете пригласить людей подписаться на рассылку новостей, например, когда они посещают ваш сайт или завершают транзакцию. Естественно, если вы предлагаете платную рассылку новостей, вам нужно убедиться, что у людей есть простой способ отменить свои подписки и перестать получать счета.

Электронное мошенничество, часто известное как фишинг, стала распространенной в последние годы. Мошенники рассылают электронные письма людям, выдающим себя за доверенные организации. или даже отдельные коллеги, пытающиеся обманом заставить получателей отправить деньги или предоставить ценную информацию, такую ​​как имена пользователей и пароли. В некоторых случаях эти электронные письма массово рассылаются огромному количеству получателей, но в других случаях они специально нацелены на определенных получателей.

Вредоносное ПО также иногда распространяется по электронной почте, обычно через вложения или ссылки на теневые сайты, включенные в сообщения электронной почты. В некоторых случаях, если подозрительный файл открывается, он заражает компьютер получателя и использует его или ее почтовую программу для рассылки дополнительных копий своим контактам первоначальному получателю.

Чтобы не стать жертвой мошенничества по электронной почте, внимательно посмотрите на адреса, с которых приходят сообщения и убедитесь, что они действительно соответствуют людям или учреждениям, из которых они якобы происходят. Убедитесь, что все ссылки в электронном письме ведут на сайты, на которые, по их утверждениям, ссылаются. Если вы получили неожиданное электронное письмо с вложением, убедитесь, что оно действительно от человека, от которого оно якобы принадлежит, даже если вам нужно позвонить или иным образом отправить этому человеку сообщение для подтверждения личности.

Многие компании имеют антивирусная программа сканировать входящую и исходящую электронную почту на наличие вредоносных программ, но все же нужно проявлять бдительность, чтобы избежать мошенничества.

В некоторых офисах все чаще используется электронная почта. заменено программным обеспечением для обмена мгновенными сообщениями, например Microsoft Teams или Slack. Компании также используют инструменты обмена сообщениями и программное обеспечение для социальных сетей, чтобы общаться с клиентами, часто через автоматические окна чата или ссылки, размещенные на веб-сайтах компании.

Эти платформы реального времени часто могут быть быстрее и удобнее, чем использование электронной почты. Многие также упрощают обмен файлами или даже настройку сеансов голосовой и видеоконференции, чего нельзя сделать напрямую через электронную почту.

Тем не менее, маловероятно, что эти платформы в ближайшее время полностью заменят электронную почту.