Современный деловой офис.
Кредит изображения: Сири Стаффорд / Цифровое зрение / Getty Images
Автоматизация делопроизводства сегодня - это не просто пишущая машинка и копировальный аппарат. Электронная и цифровая информация - это основа современной автоматизации делопроизводства. Он может состоять исключительно из внутренних компьютеров или, что более вероятно, включать всемирную цифровую сеть через Интернет и внешнее облачное хранилище. По мере продвижения в 21 веке вы столкнетесь как с преимуществами, так и с недостатками, присущими автоматизации делопроизводства во всех ее вариациях.
Экономьте время и ресурсы компании
С момента внедрения автоматизации делопроизводства это оборудование позволило предприятиям сэкономить время и деньги. Вместо того, чтобы ждать, пока документ поступит к клиенту по почте, вы можете отправить его за несколько минут по факсу. Теперь компьютерный прогресс и Интернет сделали общение мгновенным. Когда вы экономите время, вы экономите деньги. Вы не скованы географическими ограничениями, экономя ресурсы, потраченные на путешествия. Кроме того, даже если вы все еще можете делать бумажные копии многих документов, цифровое хранилище позволяет сэкономить время и деньги на бумаге и пространстве для хранения.
Видео дня
Положитесь на автоматизацию в достижении точности
Хотя это правда, что машина эффективна ровно настолько, насколько эффективны люди, которые ее создали, а информация, полученная в цифровом виде, настолько эффективна. точны, как человек, который их отправил, после устранения ошибок в программах они намного надежнее, чем люди. Программное обеспечение существует для суммирования чисел в таблицах и, например, бюджетов, которые всегда дают правильный баланс и не полагаются на пальцы бухгалтера на счетной машине. Шаблоны можно создавать и использовать снова и снова, чтобы избежать ошибок в стандартной документации.
Когда автоматизация идет не так, у вас проблемы
Компании, которые полагаются исключительно на автоматизацию для работы и запуска своих информационных систем, могут впасть в панику, когда эти самые системы выйдут из строя. Затраты на ремонт или замену неисправных систем могут быть непомерными. Нельзя просто взять ластик и внести исправления. Вам необходимо либо нанять технических специалистов, которые будут следить за обновлениями и сбоями программного и аппаратного обеспечения, либо иметь надежную службу поддержки, к которой можно будет обратиться в любой момент. Тогда у вас есть целая проблема конфиденциальности и безопасности. Вы можете хранить коммерческую тайну и сообщать об этом только нескольким доверенным лицам, но если данные попадают в Интернет, их уже не вернуть.
Пользователей не всегда легко изменить
Поскольку автоматизация офиса продолжает развиваться, и вы включаете новые технологии в свои системы, чтобы оставаться конкурентоспособными и прибыльными, недостатком является то, что вам нужно переобучать весь свой кадровый пользователей. Все, от вашего секретаря до клерка и от ваших клиентов до продавцов, доставляющих ваш продукт или услугу, должны изучить новые системы. Многим людям нелегко осваивать новые системы, а другие упорно делают то, что они делали всегда. Таким образом, хотя у вас есть расходы, связанные с переподготовкой, у вас также есть отношение ваших конечных пользователей к борьбе.
