Данные могут поступать к вам в разных форматах из разных источников. Будь то список контактов, таблица учетных записей или указатель инвентаризации, иногда вам нужно получить данные из Microsoft Word в базу данных Microsoft Access. Импорт - это наиболее эффективный способ перемещения данных из документа Word в таблицу или базу данных Access. Эти инструкции применимы к Microsoft Word 2010 и Microsoft Access 2010.
Шаг 1
Подготовьте данные в документе Word для импорта. Структурируйте данные в формате с разделителями или фиксированной ширины. Форматы с разделителями разделяют поля одним символом, например запятой или точкой с запятой. Форматы фиксированной ширины упорядочивают данные таким образом, чтобы ширина каждого поля оставалась постоянной, чтобы обозначить, когда одно поле заканчивается и начинается следующее. Оба формата требуют, чтобы каждая запись располагалась в отдельной строке. Эти форматы сообщают Access, где разместить данные после импорта.
Видео дня
Шаг 2
Сохраните документ Word как обычный текстовый файл. Access может читать только данные в формате обычного текста, CSV или Excel. После сохранения закройте файл.
Шаг 3
Запустите Microsoft Access и откройте новую или существующую базу данных, в которой вы будете хранить импортированные данные. Выберите новую или существующую таблицу для хранения данных. Если вы выберете существующую таблицу, Access добавит данные в существующую таблицу в существующем формате. Импортированные данные должны соответствовать формату и структуре существующей таблицы.
Шаг 4
Перейдите на вкладку «Внешние данные», найдите группу «Импорт» и щелкните значок «Текстовый файл». Откроется диалоговое окно «Получить внешние данные - текстовый файл».
Шаг 5
Найдите или введите имя текстового файла, который вы подготовили ранее, в поле «Имя файла». Укажите, где вы хотите хранить данные. Для новой таблицы нажмите «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных». Для существующего таблицу, нажмите «Добавить копию записей в таблицу» и выберите соответствующую таблицу из раскрывающегося списка. список.
ШАГ 6
Нажмите «ОК», чтобы продолжить, и откройте «Мастер импорта текста». Access просканирует данные и порекомендует файловую структуру. Подтвердите или выберите вариант, соответствующий формату вашего файла: «С разделителями» или «Фиксированная ширина». Нажмите "Далее."
Шаг 7
Если вы используете формат с разделителями, выберите символ, используемый для разделения полей. Если файл содержит квалификатор текста, выберите использованный квалификатор в поле «Квалификатор текста». Если первая строка вашего документа Word содержит имена полей, отметьте «Первая строка содержит имена полей». Если ты используя формат фиксированной ширины, просмотрите отображаемые данные и структуру и при необходимости отрегулируйте расположение столбцов. Нажмите "Далее."
Шаг 8
Прежде чем продолжить, просмотрите данные и структуру еще раз. Если вам нужно указать дополнительную информацию о любом из полей, щелкните заголовок поля и введите соответствующие данные для «Имя поля» и «Тип данных». Чтобы создать индекс для выбранного поля, установите для «Проиндексировано» значение «Да». Чтобы исключить выбранное поле из импорта, установите флажок «Не импортировать поле (пропустить)». Нажмите "Следующий."
Шаг 9
Установите первичный ключ, если вы импортируете в новую таблицу. Вы можете выбрать «Разрешить Access добавлять первичный ключ», который автоматически заполняет последовательность идентификаторов, выбрать собственный первичный ключ в одном из полей источника или выбрать «Без первичного ключа». Нажмите "Далее."
Шаг 10
Для новой таблицы подтвердите или измените имя новой таблицы в поле «Импортировать в таблицу». Нажмите «Готово», чтобы импортировать данные. Откроется диалоговое окно, в котором будет указано состояние импорта.
Вещи, которые вам понадобятся
Компьютер
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
