Excel может сократить количество ошибок за счет автоматизации вычислений.
Кредит изображения: rgbdigital / iStock / Getty Images
У Excel есть репутация для использования в бухгалтерских отделах, и, хотя его математические функции жизненно важны для бухгалтерского учета, электронные таблицы и диаграммы программы помогают во всем: от составления списка покупок до анализа научных записи. Переход от Word к Excel для повседневных задач поначалу может показаться пугающим, но как только вы привыкнете работать с электронной таблицей, Excel значительно упростит организацию и расчеты.
Составьте список для дома или работы
Одна из простейших, но фундаментальных возможностей Excel - это организация данных. Excel не может конкурировать с Microsoft Access для создания сложных баз данных, но для повседневной организации Excel имеет множество функций и намного проще в использовании. Чтобы составить список, просто впишите в те ячейки, которые вам нужны - нужен ли вам базовый список продуктов из двух столбцов, инвентарь или
каталог всей вашей библиотеки, Excel помогает хранить ваши данные на месте, а также обеспечивает сортировку и поиск.Видео дня
Для более красивого макета без лишних усилий, начните с шаблона, выполнив поиск на странице «Создать» в меню «Файл». в Excel 2010 или 2013. Microsoft предоставляет множество бесплатных шаблонов для составления списков, от спортивных списков до счетов-фактур и телефонных справочников.
Изобразите данные в виде диаграммы
Введите диапазон данных в Excel, и программа сможет автоматически визуализировать его в виде диаграммы или графика. После ввода данных выберите их и выберите один из стилей диаграммы на вкладке «Вставка». Excel 2013 упрощает этот процесс с помощью функции "Рекомендуемые графики"кнопка, которая сканирует ваши данные и предварительно просматривает наиболее релевантные диаграммы.
Правильная разметка данных на диаграмме требует некоторой практики. Например, чтобы построить круговую диаграмму, используйте два столбца: первый содержит метки, а второй - проценты. Точно так же на линейной диаграмме используются только два столбца: один для меток, а другой для точек на оси Y. Если ваши данные включают координаты X и Y, используйте вместо них точечную диаграмму.
Автоматизируйте бухгалтерский учет с помощью функций
Функции Excel автоматизируют математические формулы, упрощая ведение бухгалтерского учета, бухгалтерский учет и отслеживание других данных. Одна из наиболее распространенных функций, СУММ, складывает вместе другие ячейки и имеет сочетание клавиш: выберите группу ячеек и нажмите «Alt-Equals», чтобы ввести сумму. Некоторые функции анализируют содержимое ячеек и даже могут работать с текстом. Например, EXACT проверяет, имеют ли две ячейки одинаковое содержимое, и возвращает «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
Чтобы войти в функцию, введите знак равенства, имя функции и открытую скобку, а затем заполните его переменные, щелкнув другие ячейки, чтобы обратиться к их содержимому. Чтобы получить подробное объяснение использования любой функции, выберите ее в Библиотеке функций на вкладке Формулы.
Расчет по сложным формулам
Чтобы максимально использовать возможности Excel, соедините их вместе в составные формулы для выполнения сложных расчетов. Практически любой набор функций может работать вместе. Например, добавьте столбец ячеек, а затем округлите его до ближайшей сотни, объединив SUM с ROUND: = ОКРУГЛ (СУММ (A1: A5); -2) округляет сумму ячеек от A1 до A5 до двух знаков после запятой, в результате чего получается округление до сотен разрядов.
Формулы также могут ссылаться на другие формулы. Один из способов использования - быстро отслеживать выставление счетов и платежи для вашего бизнеса. Суммируйте счета клиента в одном столбце, суммируйте платежи во втором столбце, а затем используйте функцию ЕСЛИ, чтобы вывести простой ответ: = ЕСЛИ (B10> = A10, «ОПЛАЧИВАЕТСЯ», «НЕПЛАЧИВАЕТСЯ») проверяет, соответствует ли сумма платежей в B10 сумме платежей в A10 или превышает ее, и сообщает в виде обычного текста либо «PAID», либо «UNPAID».
