Instrucțiuni pas cu pas pentru realizarea unei foi de calcul Excel

Când lucrați cu date, foile de calcul pot fi o modalitate utilă de a organiza totul într-un format ușor de înțeles. Foile de calcul sunt ideale pentru stabilirea bugetelor, urmărirea progresului proiectelor și planificare. În era pre-tehnologie, companiile foloseau registre pe hârtie pentru a urmări aceste lucruri, dar acum Microsoft Excel este instrumentul de alegere. Din fericire, crearea și actualizarea foilor de calcul Excel este relativ simplă.

O foaie de calcul are aceeași configurație, indiferent dacă este pe hârtie sau pe ecranul computerului. Tu ai rânduri care încep din partea de sus și continuă pe durata datelor. Există, de asemenea coloane, care încep din partea stângă a foii de calcul și continuă spre dreapta cât de mult este necesar. Punctul în care un rând întâlnește o coloană corespunzătoare se numește a celulă.

În Microsoft Excel, fiecărui rând i se dă a număr, în timp ce fiecare coloană are a scrisoare. Deci prima celulă este A1. Dacă dați fiecărei coloane un antet, primul rând este rezervat pentru acest scop, necesitând introducerea unui titlu pentru fiecare coloană. Dacă monitorizați un buget, de exemplu, prima coloană ar putea fi produsele, în timp ce coloana B reprezintă banii pe care i-ați cheltuit și coloana C, taxa pe care ați plătit-o, urmată de prețul total din coloana D.

Dacă aveți Microsoft Office, Excel este inclus în pachet. Accesați lista de aplicații și alegeți Microsoft Excel din listă. Selectați Fişier și Nou pentru a deschide o nouă foaie de calcul cu titlul implicit de Cartea 1. În partea de jos a ecranului, este o filă care citește Foaia 1.

Ca și în cazul Microsoft Word, aveți o panglică în partea de sus a ecranului care vă permite să personalizați documentul și să formatați celulele. Sub Acasă, puteți să vă text cu aldine sau să modificați tipul și dimensiunea fontului. De asemenea, puteți modifica alinierea textului în fiecare celulă la aliniat la stânga, aliniat la dreapta sau centrat.

Un lucru care poate fi confuz inițial este terminologia. Fiecare document nou pe care îl deschideți în Excel se numește registru de lucru. În fiecare registru de lucru, creați o foaie de lucru, pe care o veți vedea ca o filă în partea de jos a ecranului. În mod implicit, o nouă foaie de lucru se numește Sheet1, dar puteți face clic dreapta pe ea și alegeți Redenumiți pentru a-i da numele dorit.

Pentru a crea o nouă foaie de lucru, faceți clic pe + simbol lângă fila foii de lucru din partea de jos a ecranului. Puteți insera o foaie de lucru între două pe care le-ați creat deja făcând clic dreapta pe o filă și alegând Inserați foaie. Puteți muta foile făcând clic pe fila dorită și trăgând-o la dreapta sau la stânga locului în care se află în prezent.

Una dintre cele mai utile caracteristici ale unei foi de calcul Excel este ea AutoSum caracteristică. Pentru a vedea cum funcționează această formulă, tastați o serie de numere într-o coloană și apoi faceți clic pe celula goală de sub ultimul număr. Pe panglică, faceți clic Formule și AutoSum. Veți vedea formula pentru AutoSum pop-up în ultima casetă – de exemplu, =SUMA(A1:A4). Când dai clic introduce, formula totalizează rândurile de deasupra acesteia și introduce suma în caseta care conține formula.

De asemenea, puteți scrie propriile formule. Pe măsură ce vă simțiți mai confortabil cu această funcție, puteți extinde ceea ce puteți face în cadrul aplicației. În formula AutoSum =SUMA(A1:A4), de exemplu, formula direcționează Excel să totalizeze elementele din rândurile de la A1 la A4.

Pe măsură ce începeți să lucrați cu volume mai mari de date, veți simți o nevoie tot mai mare de a gestiona totul mai eficient. A masă rotativă este integrat în Excel ca o modalitate de a organiza cu ușurință informațiile. În loc să sortați manual rândurile și rândurile de informații, puteți configura lucrurile pentru a ajunge rapid la datele de care aveți nevoie.

Cu un tabel pivot, nu reorganizați foaia Excel și nu modificați datele din ea. În schimb, întoarceți datele într-un mod diferit – de unde și numele „pivot” – pentru a le privi dintr-o altă direcție. Puteți fie să introduceți informațiile manual, fie să lăsați Excel să facă treaba pentru dvs.

Dacă doriți să creați un tabel pivot pentru foaia dvs. Excel, cel mai simplu mod este să lăsați Microsoft să vă recomande unul. Sub Introduce, faceți clic pe săgeata derulantă de lângă Mese și alegeți Recomandați PivotTables. În acel moment, Microsoft vă prezintă mai multe opțiuni pentru organizarea datelor.

Dacă te simți aventuros, poți crea propriul tabel pivot pe baza datelor pe care le-ai introdus. Sub Introduce, accesați săgeata derulantă de lângă Mese și selectați Masă rotativă. Puteți alege fie să introduceți tabelul pivot în foaia de lucru existentă, fie să începeți o nouă foaie de lucru cu informațiile respective. După ce ați selectat introduce, veți putea începe să vă construiți raportul.

O altă caracteristică utilă Excel este bord, care vă poate urmări datele într-un singur loc. Pe măsură ce companiile au tendința de a lua decizii bazate pe date, acest tip de informații ușor de accesat devine esențial. Cea mai bună modalitate de a asigura succesul pe măsură ce construiți un tablou de bord este mai întâi să planificați ceea ce sperați să obțineți făcând acest lucru. Valorile pe care trebuie să le adunați ar trebui listate cu mult înainte de a începe să construiți.

Când sunteți gata să începeți, importați datele în Excel dacă nu sunt deja acolo. Apoi, deschideți un nou registru de lucru și configurați una sau două foi de lucru suplimentare adăugând file în partea de jos. Foile suplimentare sunt locul în care vă ascundeți datele suplimentare. Apoi adăugați o diagramă Gantt alegând Introduce, Diagrame si a doua varianta. Pentru a introduce datele, faceți clic dreapta pe diagramă și alegeți Selectați Date.

Printre numeroasele utilizări de afaceri pentru Excel se numără crearea de programe. Dacă conduceți o afacere cu angajați cu normă parțială care urmează un program săptămânal, Excel vă poate fi util. După un scurt tutorial Excel, puteți începe să creați un program pentru echipa dvs.

Pentru a crea un program, deschideți Excel și introduceți Programe în Căutați în toate șabloanele caseta din colțul din dreapta sus. Alegeți șablonul care se potrivește cel mai bine cu ceea ce încercați să faceți. În acest caz, este probabil că fie Programul de schimb al angajaților sau Schimbul săptămânal al angajaților programa. Odată ajuns acolo, puteți să tastați peste numele fictive cu numele proprii ale angajaților, să adăugați linii și să ștergeți anteturi, astfel încât să puteți modifica orele afișate.

Macro-urile sunt un instrument Microsoft la îndemână, care vă permite să economisiți pași care consumă timp, desemnând comenzi simple pentru a merge cu sarcini mai complicate pe care le executați în fiecare zi. Crearea și utilizarea macrocomenzilor este surprinzător de ușoară, mai ales odată ce ați înțeles. În primul rând, va trebui să adăugați Dezvoltator fila prin alegere excela > Preferințe > Panglică și bară de instrumente. Verifică Dezvoltator caseta din lista din dreapta și salvați modificarea.

Pentru a face o macrocomandă, alegeți Înregistrare macro pe Dezvoltator fila. Denumiți macrocomandă, introduceți tasta de comandă rapidă pe care doriți să indicați acțiunea și apăsați Bine. Executați imediat acțiunea pe care doriți să o înregistrați și apoi apăsați Opriți înregistrarea în Dezvoltator fila. Ori de câte ori doriți să efectuați această acțiune, apăsați doar secvența de cuvinte cheie pe care ați specificat-o când ați înregistrat macro-ul.

Listele lungi de numere pot fi plictisitoare. Puteți condimenta orice foaie de calcul Excel adăugând elemente vizuale. O diagramă circulară este o modalitate excelentă de a afișa procente, fiecare secțiune a plăcintei reprezentând un segment din informațiile pe care le transmiteți.

Pentru a crea o diagramă circulară, trebuie mai întâi să aveți datele într-o foaie de calcul. Dacă ați chestionat 100 de persoane, faceți o listă într-o coloană a răspunsurilor și numărul de persoane care aleg fiecare răspuns în coloana de lângă acesta. Selectați informațiile pe care doriți să le includeți în diagrama circulară și alegeți Introduce pe bara de meniu și Plăcintă. Apoi selectați stilul pe care îl preferați.

Un grafic cu bare este mai bun pentru a arăta cum s-a schimbat ceva de-a lungul timpului sau pentru a compara diferite elemente unele cu altele. Dacă ați chestionat un grup mare de persoane cu privire la subiectele care îi interesează cel mai mult, de exemplu, puteți utiliza un grafic cu bare pentru a arăta cum au răspuns bărbații și femeile pentru fiecare domeniu.

După ce ați introdus informațiile într-o foaie Excel, selectați datele pe care doriți să le includeți și alegeți Introduce > Diagramă > Bar din bara de meniu. Informațiile sunt afișate automat sub formă de diagramă cu bare. Puteți modifica aspectul noii diagrame cu bare în panglica din partea de sus a ecranului, inclusiv adăugarea elemente de diagramă, ajustând rapid aspectul și schimbând culorile care sunt folosite pentru a vă ilustra date.

Multe companii consideră că o foaie de calcul Excel este un instrument util pentru organizarea și gestionarea listelor de corespondență mari. Deși există aplicații de baze de date mai complexe pentru companiile care au liste de corespondență greoaie, Excel poate funcționa foarte bine pentru companiile care încă construiesc și dezvoltă o bază de date cu clienți. Poate fi, de asemenea, o modalitate rapidă și nedureroasă de a face etichete de corespondență dintr-o mică listă de nume pe care ați luat-o online sau din răspunsurile la o promoție.

Înainte de a putea crea etichete de corespondență, trebuie mai întâi să construiți lista de corespondență într-un mod care poate fi ușor transformat în adrese. Totuși, dacă doriți să imprimați etichete, va trebui să accesați Microsoft Word și să alegeți tipul de corespondență pe care doriți să îl faceți din Porniți fuziunea corespondenței meniu derulant sub Trimiteri. Dacă doriți să utilizați lista pe care ați configurat-o în Excel, faceți clic pe săgeata derulantă de lângă Selectați Destinatari și alegeți Utilizați o listă existentă. Apoi, conectați documentul dvs. Excel.

Niciun tutorial Excel nu ar fi complet fără a revizui modul de imprimare a documentului pe care l-ați creat. Imprimarea în Excel poate fi puțin complicată, necesitând câțiva pași suplimentari dacă doriți linii de grilă sau trebuie să controlați zona documentului pe care doriți să fie tipărit. Deoarece un registru de lucru poate conține mai multe foi de lucru, trebuie de asemenea să vă asigurați că imprimați numai foile de care aveți nevoie.

Înainte de a imprima, selectați foile de lucru pe care doriți să le imprimați. Dacă doriți să imprimați mai multe coli, țineți apăsată tasta Schimb tasta în timp ce faceți clic pe file. Alege Fişier > Imprimare > Arata detaliile. Aici puteți alege dacă să imprimați foile active sau întregul registru de lucru, precum și alegerea orientării. Dacă doriți să imprimați linii de grilă sau anteturi, trebuie să indicați acest lucru înainte de a alege Fişier > Imprimare prin selectare Opțiuni foi sub Aranjament în pagină fila și bifați casetele pentru a tipări acele articole.