Gmail: 11 sfaturi și trucuri utile

O persoană care accesează Gmail prin intermediul telefonului și al laptopului.
Aleksey Boldin/123rf
Între Labs, extensii și setări, există o multitudine de moduri prin care vă puteți personaliza experiența Gmail și puteți modifica modul în care sunt gestionate e-mailurile. Mai jos, câteva dintre metodele noastre preferate pentru gestionarea timpului și pentru a oferi Gmail un impuls suplimentar atunci când vine vorba de organizare.

Cuprins

  • Trimiteți și arhivați într-un singur pas
  • Activați și dezactivați filele
  • Vedeți mai multe cu setarea Compact
  • Ia înapoi un e-mail nefericit
  • Trimite bani instantaneu
  • Utilizați Răspuns inteligent pentru a economisi timp la răspunsuri
  • Economisiți spațiu cu Drive
  • Faceți sinergie cu LinkedIn
  • Utilizați răspunsurile predefinite pentru a economisi și mai mult timp
  • Delegați câteva dintre e-mailurile dvs
  • Încercați configurațiile IFTTT

Trimiteți și arhivați într-un singur pas

Iată un truc pentru a economisi mult timp. Mai întâi, faceți clic pe pictograma roată și alegeți Setări din meniul derulant rezultat. Găsiți secțiunea Trimitere și arhivare și bifați caseta de lângă 

Afișează butonul „Trimite și arhivă” ca răspuns. Aceasta adaugă un buton nou atunci când răspundeți la un e-mail. Făcând clic pe acesta, vă va permite să trimiteți răspunsul și să arhivați automat e-mailul, eliminându-l astfel din căsuța de e-mail. Este o mană divină pentru cei care primesc nenumărate cantități de e-mailuri și una care vă menține căsuța de e-mail fără dezordine.

Videoclipuri recomandate

Activați și dezactivați filele

Gmail are trei file - Primar, Social, și Promovare — și vă organizează automat e-mailurile pentru dvs. Dar știați că puteți personaliza aceste file? Dacă doriți să faceți acest lucru, faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus și alegeți Configurați căsuța de e-mail din meniul derulant. Acest lucru vă permite să adăugați noi file, cum ar fi Actualizări și Forumuri, sau eliminați toate filele care nu vă plac sau nu doriți. Este un pic util de auto-organizare pentru atunci când te simți copleșit.

Vedeți mai multe cu setarea Compact

Când faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al Gmail, unul dintre primele lucruri pe care le veți vedea în meniul drop-down rezultat este o opțiune de a comuta între Confortabil, Confortabil, și Compact moduri de vizualizare. Trecând la Compact eradică o mare parte de spațiu, permițându-vă să vedeți mai multe informații de e-mail pe fiecare linie. Este o setare bună dacă doriți să vă maximizați eficiența și să vedeți cât mai multe informații posibil dintr-o singură privire.

Ia înapoi un e-mail nefericit

Funcția Gmail „Anulați trimiterea”.

Ori de câte ori trimiteți un e-mail în Gmail, veți observa o casetă galbenă care spune că e-mailul a fost trimis. Dacă îl prinzi suficient de repede, totuși, poți anula e-mailul în timp ce este în curs de trimitere. Dacă a fost deja trimis, această opțiune se activează Anulați trimiterea, care vă permite să vă corectați greșeala cu câteva clicuri. Dacă nu vedeți funcția, faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus și selectați Setări din meniul derulant. Apoi, bifați caseta de lângă Activați Anulați trimiterea în secțiunea Anulare trimitere. Aici, puteți seta și o perioadă de anulare de 5, 10, 20 sau 30 de secunde.

Trimite bani instantaneu

Ori de câte ori începeți să compuneți un e-mail în Gmail, poți apăsa semnul dolarului — sau semnul lire sterline, dacă vă aflați în Regatul Unit — pentru a utiliza acel e-mail ca vehicul pentru a trimite bani. Vă permite să setați o sumă și o introducere sau să alegeți o metodă de plată. Când destinatarul primește e-mailul, acesta poate „activa” plata și tranzacția va avea loc. Ai putea doar să folosești PayPal? Da, dar această opțiune este la fel de utilă atunci când vine vorba de efectuarea de plăți rapide și mici.

Utilizați Răspuns inteligent pentru a economisi timp la răspunsuri

În versiunea mobilă a Gmail, există în prezent o funcție numită Smart Reply. Folosește o parte din tehnologia AI Google pentru a crea automat câteva răspunsuri rapide (cumva modelate după comportamentul tău prin e-mail) pe care le poți trimite imediat. Acestea variază de la un „mulțumesc!” de bază! la întrebări mai complexe bazate pe e-mailul la care răspundeți. Nu funcționează întotdeauna, dar pentru răspunsuri simple, vă poate ajuta să economisiți mult timp pe dispozitivul dvs. mobil.

Economisiți spațiu cu Drive

daca tu nu poate încadra un fișier într-un e-mail sau preferați să nu vă încurcați cu atașamentele, utilizați în schimb Google Drive. Fiecare fereastră Compose este echipată cu o pictogramă Drive, care vă permite să atașați rapid fișiere Drive din browser. Este, de asemenea, la îndemână dacă trebuie să partajați fișiere care nu sunt stocate pe dispozitivul pe care îl utilizați... atâta timp cât Drive este una dintre opțiunile comune de stocare.

Faceți sinergie cu LinkedIn

Una dintre marile extensii de utilizat în lumea afacerilor este Relativ, o extensie Gmail care leagă informațiile de contact ale expeditorului cu rețelele sociale, în special LinkedIn. Deschide un e-mail de la cineva cu a Contul LinkedIn și instrumentul își vor afișa imediat informațiile de profil într-o bară laterală, împreună cu link-uri către diversele lor rețele sociale conturi. Este unul dintre cele mai bune instrumente de rețea disponibile dacă utilizați în mod regulat Gmail.

Utilizați răspunsurile predefinite pentru a economisi și mai mult timp

Gmail Labs sunt extensii experimentale pe care le puteți activa gratuit. Laboratoarele nu rămân mereu în preajmă, dar Canned Responses a fost la bloc de ani de zile, așa că suntem încrezători că îl recomandăm. Mergeți la pictograma roată, alegeți Setări, și faceți clic pe laboratoare fila. Unul din laboratoare ar trebui să spună Răspunsuri predefinite. Activați-l și puteți crea șabloane de e-mail pe care le puteți copia imediat într-un e-mail și le puteți modifica după cum este necesar. Este ideal pentru serviciul clienți sau pentru urmărirea clienților potențiali.

Delegați câteva dintre e-mailurile dvs

Gmail oferă un serviciu care vă permite să constituie o serie de delegaţi. Acești delegați au capacitatea de a vă citi e-mailurile și de a răspunde la e-mailurile dvs. și chiar de a vă gestiona contactele, deși nu vă pot conversa sau schimba setările. Configurarea delegaților este utilă dacă sunteți un profesionist ocupat și aveți nevoie de un angajat sau de un membru al echipei care să intervină și să verifice cele mai recente răspunsuri atunci când pur și simplu nu aveți suficient timp.

Încercați configurațiile IFTTT

IFTTT sau „If This Then That” este o platformă pentru dispozitive inteligente care vă permite să personalizați o varietate de răspunsuri și scene pentru casa dvs. inteligentă. De asemenea, funcționează cu o mulțime de alte lucruri, inclusiv Gmail. Iată câteva exemple de idei IFTTT deja creat de oameni și gata de a fi folosit. Cu rețeta potrivită, puteți salva fișiere direct în Drive, puteți sincroniza automat Evernote și Todoist, puteți declanșa notificări și puteți efectua o grămadă de alte acțiuni utile. Găsiți opțiunile care sunt cele mai bune pentru viața dvs. și vă puteți transforma experiența Gmail în ceva de două ori mai util.

Recomandările editorilor

  • Google tocmai a făcut acest instrument vital de securitate Gmail complet gratuit
  • Acestea sunt noile funcții AI care vin în Gmail, Google Docs și Sheets
  • Puteți folosi acum puterea ChatGPT în Google Slides
  • Gmail primește o schimbare vizuală majoră, dar puteți renunța
  • Utilizați acest truc pentru a vă face conturile online super sigure

Îmbunătățește-ți stilul de viațăDigital Trends îi ajută pe cititori să țină cont de lumea rapidă a tehnologiei cu toate cele mai recente știri, recenzii distractive despre produse, editoriale perspicace și anticipări unice.