Inbox-ul meu Outlook a fost o mizerie înainte să folosesc aceste 3 trucuri

Nimănui nu-i place e-mailul, dar niciunul dintre noi nu poate trăi fără el. Dacă te-ai simțit că te străduiești să gestionezi e-mailurile primite, am considerat că aceste trei sfaturi sunt extrem de utile.

Indiferent dacă doriți să mutați automat mesajele, să efectuați mai multe acțiuni cu un singur clic sau să faceți e-mailuri care necesită atenție să iasă în evidență printre celelalte, acestea Sfaturi pentru Microsoft Outlook ai acoperit.

Folosiți reguli pentru a organiza e-mailurile primite

Pentru a organiza e-mailurile pe măsură ce sosesc, puteți configura reguli în Outlook. Deci, puteți muta un e-mail într-un dosar, puteți marca unul pentru a-l urma, puteți marca un mesaj ca citit și multe altele. Cea mai bună parte este că totul se face automat.

Pasul 1: Du-te la Acasă fila, selectați Reguli săgeată derulantă și alegeți Creați o regulă.

Pasul 2: În caseta care se deschide, aveți câteva opțiuni rapide din care puteți alege pentru e-mailul selectat.

Pentru condiție, puteți alege de la expeditor, linia de subiect sau trimis la o anumită adresă de e-mail. Pentru acțiune, puteți alege dintre afișarea ferestrei de alertă, redarea unui anumit sunet sau mutarea într-un dosar.

Pasul 3: Dacă ceea ce vedeți în casetă se potrivește cu ceea ce doriți să faceți, pur și simplu bifați casetele pentru condițiile și acțiunile pe care le doriți și alegeți Bine.

Utilizați o regulă avansată

Ca alternativă, puteți alege dintr-o varietate mai mare de condiții și acțiuni dacă doriți.

Pasul 1: Selectați Opțiuni avansate în caseta Creare regulă.

Pasul 2: Puteți alege apoi dintre peste 30 de condiții, cum ar fi dacă e-mailul este marcat ca important, are un atașament sau este un răspuns automat.

Bifați caseta (căsuțele) pentru condițiile pe care doriți să le utilizați și apoi selectați textul legat albastru pentru a completa variabilele. Alege Următorul.

Pasul 3: Veți vedea apoi aproximativ 20 de acțiuni pe care le puteți întreprinde. Faceți același lucru bifând caseta (căsuțele) pentru acțiunea (acțiunile) pe care doriți să le utilizați și selectând textul albastru pentru a completa detaliile necesare. Alege Următorul.

Pasul 4: Dacă există excepții de la regula pe care doriți să o adăugați, puteți face asta în continuare. Bifați casetele respective, completați detaliile pentru textul albastru și alegeți Următorul.

Pasul 5: În cele din urmă, dați un nume regulii dvs., marcați dacă doriți sau nu să executați regula imediat și alegeți finalizarea.

Odată ce ați configurat regula, puteți sta pe spate și lăsați Outlook să organizeze acele e-mailuri primite pentru dvs. Luând doar câteva minute pentru a crea o regulă, puteți economisi timp pe termen lung.

Pentru a vedea, edita sau elimina o regulă mai târziu, accesați Acasă > Reguli > Gestionați regulile și alertele.

Configurați pași rapidi pentru sarcini repetitive

Outlook oferă o caracteristică numiti Pași rapidi, care vă pot accelera sarcinile pe care le faceți din nou și din nou. Similar cu regulile, Pașii rapidi vă permit să alegeți una sau mai multe acțiuni pe care doriți să le efectuați pentru un e-mail. Dar, în loc să efectuați aceste acțiuni automat, le gestionați singur cu doar un clic pe un buton. În plus, puteți efectua mai multe acțiuni în același timp.

Du-te la Acasă fila și verificați Pași rapidi caseta din acea secțiune a panglicii. Veți vedea mai multe acțiuni, cum ar fi Mutați în, Răspundeți și ștergeți și Terminat.

Puteți utiliza unul dintre pașii rapidi prestabiliți selectându-l și completând detaliile necesare. De exemplu, puteți alege Mutați la, alegeți folderul și, opțional, marcați e-mailul ca citit. Selectați Salvați.

Apoi, pentru a folosi Pasul rapid pe un e-mail din căsuța de e-mail, selectați mesajul și alegeți Mutați la Pas rapid.

Creează-ți propriul pas rapid

Dacă doriți să vă creați propriul pas rapid, durează doar un minut.

Pasul 1: Alege Creaza nou în secțiunea Pași rapidi a panglicii.

Pasul 2: Apoi, denumește Pasul rapid și folosește caseta derulantă pentru a selecta acțiunea pe care o dorești. Pentru a efectua mai multe, alegeți Adăugați o acțiune și selectați-l pe următorul.

Pasul 3: După ce aveți toate acțiunile pe care le doriți, alegeți finalizarea.

Pentru a utiliza Pașii rapidi când sosește un e-mail în căsuța de e-mail, selectați mesajul și faceți clic pe numele acestuia în caseta Pași rapidi. De asemenea, puteți face clic dreapta pe e-mail, mutați la Pași rapidiși alegeți numele din meniul pop-out.

Dacă doriți să efectuați mai multe acțiuni pe un e-mail simultan, Quick Steps este o adevărată economie de timp.

Pentru a vedea, edita sau elimina un pas rapid mai târziu, accesați Acasă > Pași rapidi > Gestionați pașii rapidi.

Faceți e-mailuri să apară cu formatare condiționată

Un alt instrument util de gestionare a căsuței primite în Outlook este formatarea condiționată. Cu acesta, puteți face ca anumite e-mailuri care sosesc să iasă în evidență cu un anumit stil de font, dimensiune sau culoare. Aceasta este o modalitate excelentă de a vă atrage atenția asupra mesajelor care au cel mai mult nevoie de el.

Pasul 1: Du-te la Vedere filă și selectați Vedeți setările pe partea stângă a panglicii.

Pasul 2: Alege Formatarea condițională în fereastra pop-up.

Pasul 3: veți vedea câteva reguli implicite de formatare condiționată deja configurate pentru dvs., cum ar fi mesajele necitite și e-mailurile restante. Pentru a crea propriul dvs., selectați Adăuga.

Pasul 4: în partea de jos a casetei, dați un nume regulii de formatare condiționată. Apoi, alegeți Font pentru a selecta stilul, dimensiunea și culoarea în caseta pop-up ulterioară și alegeți Bine.

Pasul 5: Apoi, alegeți Condiție buton. Veți vedea trei file în următoarea casetă pop-up pentru a vă configura condițiile.

• Mesaje: introduceți cuvinte cheie, alegeți o adresă de e-mail De la sau Trimis către sau alegeți un interval de timp.
• Mai multe opțiuni: Selectați o categorie, alegeți elementele care sunt citite sau necitite, care au sau nu atașamente, sunt marcate cu o prioritate sau altă opțiune.
• Avansat: Configurați criterii personalizate și alegeți câmpurile pentru condiții.

Pasul 6: Când terminați, selectați Bine pentru a salva și închide casetele pop-up ulterioare.

Acum, veți vedea acele e-mailuri cu condițiile pe care le-ați ales și fontul pe care l-ați selectat, făcându-le foarte ușor de observat în valul dvs. de mesaje.

Pentru a vedea, edita sau elimina o regulă de formatare condiționată mai târziu, accesați Vedere > Vedeți setările > Formatarea condițională.

Dacă sunteți în căutarea unui nou mod de a vă gestiona e-mailurile, Outlook oferă aceste funcții pentru a vă ajuta să vă mențineți căsuța de e-mail sub control. Ar putea dura câteva minute pentru a le configura, dar va merita timpul pe care îl economisiți mai târziu.

Pentru mai multe, aruncați o privire la cum configurați un răspuns în afara biroului în Outlook.

Recomandările editorilor

• Am folosit o aplicație pentru a crea modele 3D cu iPhone-ul meu și este șocant de grozav
• Cel mai recent Microsoft A.I. instrumentele vă vor citi e-mailurile Outlook cu voce tare