Un birou de afaceri modern.
Credit imagine: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Biromatica astăzi se referă la mult mai mult decât o mașină de scris și o mașină de copiat. Informațiile electronice și digitale sunt esențialul automatizării moderne de birou. Poate consta din computere strict interne sau, mai probabil, include o rețea digitală la nivel mondial prin Internet și stocare în cloud off-site. Pe măsură ce treceți prin secolul 21, veți întâlni atât beneficii, cât și dezavantaje inerente automatizării de birou în toate permutările sale.
Economisiți timp și resurse ale companiei
De la introducerea automatizării de birou, echipamentele au permis companiilor să economisească timp și bani. În loc să așteptați ca un document să ajungă la un client prin poștă, ați putea să-l împușcați în câteva minute prin fax. Acum, progresele computerelor și internetul au făcut comunicațiile instant. Ori de câte ori economisiți timp, economisiți bani. Nu sunteți constrâns de limitări geografice, economisind resursele pe care le-ați cheltuit în călătorii. În plus, chiar dacă încă puteți face copii pe hârtie ale multor documente, stocarea digitală vă permite să economisiți timp și bani pe hârtie și spațiu de stocare.
Videoclipul zilei
Bazați-vă pe automatizare pentru acuratețe
Deși este adevărat că o mașină este la fel de eficientă ca și oamenii care au făcut-o, iar informațiile culese digital sunt doar la fel de eficiente. exacte ca și persoana care a trimis-o, odată ce erorile sunt rezolvate din programe, acestea sunt infinit mai fiabile decât oameni. Software-ul există pentru a aduna numere în foi de calcul și bugete, de exemplu, care vin întotdeauna cu soldul corect și nu se bazează pe degetele unui contabil pe mașina de adăugare. Șabloanele pot fi create și utilizate în mod repetat pentru a evita erorile în documentația standard.
Când automatizarea merge prost, ai probleme
Companiile care se bazează exclusiv pe automatizare pentru a-și opera și rula sistemele informatice pot intra în panică atunci când tocmai acele sisteme eșuează. Costurile pentru repararea sau înlocuirea sistemelor defecte pot fi exorbitante. Nu poți doar să ridici o radieră și să faci corecturi. Trebuie fie să angajați tehnicieni pentru a ține pasul cu actualizările și defecțiunile software și hardware, fie să aveți un serviciu de încredere la care să apelați imediat. Atunci ai întreaga problemă a confidențialității și securității. Puteți păstra secrete comerciale și puteți spune doar câtorva persoane de încredere, dar dacă datele apar pe Web, nu le puteți lua înapoi.
Utilizatorii nu sunt întotdeauna ușor de schimbat
Pe măsură ce automatizarea de birou continuă să evolueze și încorporați noi tehnologii în sistemele dvs rămâne competitiv și profitabil, dezavantajul este că trebuie să vă recalificați întregul cadru utilizatorilor. Toată lumea, de la secretară până la funcționarul de comandă și de la clienți până la agenții de vânzări care vă livrează produsul sau serviciul, trebuie să învețe noile sisteme. Mulți oameni nu învață sisteme noi cu ușurință, iar alții sunt încăpățânați să facă lucrurile așa cum au făcut-o întotdeauna. Deci, în timp ce aveți cheltuielile legate de recalificare, aveți și atitudinile utilizatorilor finali de combatet.
