Descărcați un șablon de registru general Excel disponibil de pe unul dintre site-urile gratuite oferite. Șablonul ar trebui să funcționeze în toate versiunile Excel. Un registru general este o înregistrare a tranzacțiilor fiecărui cont din sistemul dvs. de contabilitate. Deoarece utilizarea unui registru general și a tehnicilor contabile adecvate necesită utilizarea contabilității în partidă dublă, fiecare tranzacție introdusă afectează două conturi.
Faceți clic în celula chiar deasupra „1” și în stânga „A”. Aceasta va evidenția întreaga pagină pe foaia registrului general. Țineți apăsate tastele „CTRL” și „C” pentru a copia foaia. Faceți clic pe butonul „Inserare” din bara de meniu de sus și derulați în jos la butonul „Foaie de lucru”, apoi faceți clic. Faceți clic în celula din colțul din stânga sus deasupra „1” și în stânga „A” din noua foaie de lucru și țineți apăsate tastele „CTRL” și „V” pentru a lipi șablonul registrului general într-o altă foaie. În acest șablon există spațiu pentru a introduce tranzacții în registrul mare pentru nouă conturi diferite.
Creați cel puțin cinci foi identice, oferindu-vă un total de 45 de conturi diferite pe care le puteți urmări. Prima foaie ar trebui să fie pentru conturile curente, de economii sau de salarii; intitulează-l „Conturi bancare”. Creați titlul făcând clic dreapta pe fila din colțul din stânga jos etichetată „Foaie 1” și alegând butonul „Redenumiți”. A doua foaie ar trebui să fie pentru conturile „Venit”. Acestea ar include venituri din vânzări, venituri din servicii și rambursări ale taxelor plătite.
A treia foaie ar trebui să fie pentru conturile „Cheltuieli”. Acestea ar include chiriile plătite, utilitățile, forța de muncă și licențe sau taxe. A patra fișă ar trebui să fie pentru conturile „Capitale proprii”, inclusiv investiția inițială pentru înființarea companiei, orice trageri efectuate pentru proprietar și orice reinvestire în companie. În cele din urmă, a cincea foaie ar trebui să fie pentru „Datorii”, inclusiv împrumuturi pentru clădiri, vehicule, echipamente și carduri de credit.
Creați foi suplimentare pentru acele zone care au mai mult de nouă conturi în ele. Dacă, întâmplător, una dintre categorii are mai mult de nouă conturi, „Cheltuieli”, de exemplu, creați încă unul sau încă două foi și redenumiți-le „Cheltuieli 2” și „Cheltuieli 3”. Fiecărui cont pe care îl creați ar trebui să i se atribuie un număr. De obicei, toate conturile bancare vor începe cu 10--, conturile de venit cu 20--, conturile de cheltuieli cu 30--, conturile de capital cu 40-- și conturile de pasiv cu 50--.
Notați coloanele de pe fiecare intrare din registrul general. Coloanele de dată și descriere se explică de la sine. "Post Ref." coloana este pentru introducerea în rând a numărului celuilalt cont afectat de tranzacție. Coloanele rămase sunt „Debit”, „Credit” și „Sold”.
De cele mai multe ori, un debit într-un cont adaugă bani la acel cont, iar un credit scoate bani din cont. Pentru fiecare debit, trebuie să existe un credit. Un alt mod de a ne gândi la asta este următorul: un debit este „ceea ce ai primit” și un credit este „de unde este”.
De exemplu, plătiți 400 USD pentru factura de electricitate. Plătiți pentru asta cu un cec de la verificarea afacerii dvs. Întreabă-te, ce ai primit? Aveți energie electrică în valoare de 400 USD, așa că debitați contul de utilități (#3010) pentru 400 USD. Acum intreaba-te, de unde a venit? A venit din contul dvs. de verificare, așa că creditați contul bancar (#1010) 400 USD.
In contul de utilitati pune #1010 pentru Post Ref, iar in contul bancar pune #3010 pentru numarul de cont.
