A avea un sistem digital de gestionare a fișierelor are avantaje puternice de afaceri.
Pe măsură ce afacerea dvs. trece într-o era a distribuției digitale, va trebui să decideți dacă treceți sau nu de la un sistem de arhivare pe hârtie la un sistem de gestionare a fișierelor digitale. În timp ce schimbarea la un sistem de arhivare complet computerizat poate părea intimidantă, avantajele majore ale unui sistem de arhivare digital i-au influențat pe mulți să facă tranziția.
Cost redus
Datorită costului de închiriere a proprietății pentru a stoca documentația, depunerea digitală începe să se plătească singură de îndată ce este implementată. Deoarece nu există documente fizice, costurile de manipulare și transfer de documente înainte și înapoi sunt mult reduse. Acest lucru permite, de asemenea, ca documentele care trebuie stocate ca hârtie să fie depuse în locații mai mici și mai puțin costisitoare.
Videoclipul zilei
Trecând în verde
Reducerea amprentei de carbon a afacerii dvs. poate fi un factor important în atingerea bazei de consumatori de azi cu minte ecologice. Poate îmbunătăți considerabil imaginea companiei, poate oferi avantaje fiscale și poate reduce costul bunurilor. Un sistem de înregistrare digitală poate schimba în mod pozitiv întreaga bază pentru o afacere, iar trecerea la un sistem „mai ecologic” poate oferi oportunități ample de publicitate.
Flux de lucru mai ușor
Recuperarea copiilor pe hârtie ale documentelor depuse și stocate fizic poate fi un proces îndelungat, care este deschis erorilor umane, problemelor de securitate și pierderilor fizice. Nu este cazul unui sistem digital. În câteva momente, un document poate fi accesat la biroul persoanei care are nevoie de el. Acest lucru are ca rezultat o perioadă de lucru mai scurtă, permițând progrese mai rapide și mai mult timp pentru dezvoltarea proiectelor.
Securitate superioară
În timp ce un sistem tradițional de arhivare pe hârtie poate fi deschis și privit de oricine are acces la el, a sistemul de arhivare digitală poate oferi diferite niveluri de protecție care pot păstra documentele confidenţial. Utilizarea parolelor, folderele specificate pentru diferiți utilizatori, criptarea datelor și traseele de audit care vă permit să păstrați a înregistrarea cine a accesat ce fișiere și când, un sistem de gestionare a fișierelor vă poate păstra documentele mult mai sigure.
Arhivare de încredere
Documentele și fișierele pe hârtie pot fi distruse prin manipulare excesivă, daune provocate de incendii, daune provocate de inundații și alte dezastre naturale. Deoarece datele pot fi stocate pe servere oriunde în lume, vă puteți arhiva documentele de afaceri în siguranță, fără a fi nevoit să vă stresați din cauza potențialelor daune materiale. De asemenea, puteți face datele arhivate portabile, folosind lucruri precum hard disk-uri detașabile, stick-uri USB și CD-uri.
