Datele vă pot veni în mai multe formate diferite din mai multe surse diferite. Fie că este o listă de contacte, un tabel de înregistrări ale conturilor sau un index al inventarului, uneori trebuie să obțineți date din Microsoft Word într-o bază de date Microsoft Access. Importurile sunt cea mai eficientă modalitate de a muta datele dintr-un document Word într-un tabel sau o bază de date Access. Aceste instrucțiuni se aplică pentru Microsoft Word 2010 și Microsoft Access 2010.
Pasul 1
Pregătiți datele din documentul Word pentru import. Structurați datele într-un format delimitat sau cu lățime fixă. Formatele delimitate separă câmpurile cu un singur caracter, cum ar fi virgulă sau punct și virgulă. Formatele cu lățime fixă aranjează datele astfel încât lățimea fiecărui câmp să rămână constantă pentru a indica când se termină un câmp și începe următorul. Ambele formate necesită ca fiecare înregistrare să fie pe o linie separată. Aceste formate indică Access unde să plaseze datele odată importate.
Videoclipul zilei
Pasul 2
Salvați documentul Word ca fișier text simplu. Access poate citi numai date care sunt în format text simplu, CSV sau Excel. După ce este salvat, închideți fișierul.
Pasul 3
Porniți Microsoft Access și deschideți o nouă bază de date sau o bază de date existentă în care veți stoca datele importate. Alegeți un tabel nou sau un tabel existent în care să stocați datele. Dacă alegeți un tabel existent, Access va adăuga datele la tabelul existent în formatul existent. Datele importate trebuie să se potrivească cu formatul și structura tabelului existent.
Pasul 4
Navigați la fila „Date externe”, găsiți grupul „Import” și faceți clic pe pictograma „Fișier text”. Aceasta deschide caseta de dialog „Obține date externe - fișier text”.
Pasul 5
Răsfoiți sau introduceți numele fișierului text pe care l-ați pregătit mai devreme în caseta „Nume fișier”. Specificați unde doriți să fie stocate datele. Pentru un tabel nou, faceți clic pe „Importați datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă”. Pentru un existent tabel, faceți clic pe „Adăugați o copie a înregistrărilor la tabel” și alegeți tabelul corespunzător din meniul drop-down listă.
Pasul 6
Faceți clic pe „OK” pentru a continua și deschide „Import Text Wizard”. Access va scana datele și va recomanda o structură de fișiere. Confirmați sau selectați opțiunea care se potrivește cu formatul fișierului dvs.: „Delimitat” sau „Fixed Width”. Faceți clic pe „Următorul”.
Pasul 7
Dacă utilizați un format delimitat, selectați caracterul utilizat pentru delimitarea câmpurilor. Dacă fișierul conține un calificativ text, alegeți calificativul pe care l-ați folosit în caseta „Calificator text”. Dacă primul rând al documentului Word conține numele câmpurilor, bifați „Primul rând conține nume de câmpuri”. Daca esti folosind un format cu lățime fixă, revizuiți datele și structura afișate și ajustați poziționarea coloanei dacă este necesar. Faceți clic pe „Următorul”.
Pasul 8
Examinați datele și structura încă o dată înainte de a continua. Dacă trebuie să specificați informații suplimentare despre oricare dintre câmpuri, faceți clic pe antetul câmpului și introduceți datele corespunzătoare pentru „Nume câmp” și „Tip de date”. Pentru a crea un index pe câmpul selectat, setați „Indexat” la „Da”. Pentru a exclude câmpul selectat din import, bifați „Nu importați câmpul (Omiteți)”. Clic "Următorul."
Pasul 9
Stabiliți o cheie primară dacă importați într-un tabel nou. Puteți selecta „Permiteți accesului să adauge cheie primară”, care completează automat o secvență de ID-uri, puteți alege propria cheie primară dintr-unul dintre câmpurile sursă sau selectați „Fără cheie primară”. Faceți clic pe „Următorul”.
Pasul 10
Pentru un tabel nou, confirmați sau modificați numele noului tabel în caseta „Importați în tabel”. Faceți clic pe „Terminare” pentru a importa datele. Se va deschide o casetă de dialog pentru a indica starea importului.
Lucruri de care veți avea nevoie
Calculator
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
