Cum se creează o foaie de calcul de inventar de bază cu Excel

Gestionarea stocurilor este esențială pentru orice afacere de retail. Chiar și modelele de afaceri non-retail necesită managementul intern al inventarului pentru a urmări instrumentele și echipamentele. Excel este extrem de util, deoarece oferă un mijloc ieftin de urmărire eficientă a inventarului. Un magazin mare, complex va beneficia de un program software de management end-to-end, dar Excel este suficient pentru nevoile simple de gestionare a stocurilor.

Gestionarea stocurilor este un sistem care urmărește articolele pe măsură ce intră în afacere și le deconectează atunci când se vând. De exemplu, un magazin de îmbrăcăminte va înregistra 100 de cămăși în sistem după ce acestea sunt comandate și stocate pe rafturi. Când un client cumpără una dintre acele cămăși, articolul este scos din inventar și vânzarea este contabilizată cu marja de profit atașată. Când 80 dintre aceste cămăși s-au vândut, managerul sau proprietarul poate lua în considerare plasarea unei noi comenzi pentru a reaproviziona inventarul.

Fără un sistem de management în vigoare, inventarul nu este urmărit și magazinul nu știe cât de mult este stocat din fiecare articol. Acest lucru perturbă sistemele de comandă, contabilitatea financiară și capacitatea de a monitoriza vânzările și de a lua decizii educate de cumpărare bazate pe cele mai bune și cele mai proaste articole vândute.

Excel este mai puțin automatizat decât programele software care se conectează cu sistemul punctului de vânzare (POS). Aceste sisteme POS sunt folosite pentru a înregistra tranzacțiile și pentru a procesa cardurile de credit. Multe sunt concepute pentru a urmări, de asemenea, inventarul. Magazinul introduce manual noul inventar și fiecare articol este scos din inventar atunci când vânzarea este finalizată. Stocați software-ul de inventariere în Excel nu este obișnuit, dar multe programe permit exportul în Excel pentru păstrarea înregistrărilor.

Crearea foii de calcul este un proces destul de simplu. Gestionarea inventarului Formulele Excel sunt utile și pentru urmărirea valorii totale a inventarului conectat în sistem. Pentru a începe, creați titlurile de categorii pentru fiecare coloană individuală.

Utilizați titlul Articol pentru prima coloană, Cantitate pentru al doilea şi Preț unitar pentru al treilea și Valoarea totală pentru al patrulea. Deși există mai multe sisteme diferite de urmărire a inventarului, acesta păstrează o contorizare precisă și arată valoarea totală a întregului inventar în stoc.

Pentru coloana Valoare totală, înmulțiți cantitatea cu prețul unitar pentru a determina acest număr al fiecărui rând. Formula de urmărire a valorii pentru fiecare articol din stoc este =sumă (b*c). Aplicați acest lucru la fiecare rând, astfel încât fiecare articol de inventar să genereze o valoare unică bazată pe cantitate și prețul unitar. De exemplu, ar folosi un tricou listat pe al treilea rând =sumă (b3*c3) pentru a determina valoarea totală a dvs fișa de inventar în Excel.

Excel este util, dar nu este întotdeauna cea mai bună opțiune. Sistemul de foi de calcul funcționează bine pentru companiile care se ocupă doar cu câteva articole. De exemplu, o companie care vinde dispozitive medicale poate avea doar câteva articole diferite în inventar. Un model de mașină cu raze X cu 20 de unități este ușor de urmărit, indiferent de valoarea fiecărei unități. Este o situație de număr redus, de inventar redus, care face urmărirea mult mai ușoară.

O companie medicală care vinde orice, de la tampoane de tifon la unguente, va avea nevoie, totuși, de un sistem mai robust pentru a urmări inventarul. Excel este încă o posibilitate, dar accesarea spațiului corect pe foaia de calcul atunci când sunt enumerate mii de elemente face procesul ineficient. Un program software cu funcție de căutare poate extrage rapid articolul în timp ce afișează toate informațiile relevante privind stocurile disponibile, vânzările efectuate, valoarea vânzărilor și valoarea totală a stocului rămas în stoc.

Luați în considerare utilizarea Excel ca program de pornire pentru urmărirea de bază a inventarului și trecerea la un sistem mai serios, atunci când este cazul. Software-ul de urmărire a stocurilor este scump, dar merită costul atunci când urmăresc numeroase unități cu cifră de afaceri mare.