Adicione um título no topo da planilha. Isso o ajudará a lembrar quais informações estão em um bloco de endereços específico. Você pode precisar configurar catálogos de endereços diferentes para diversos fins - por exemplo, um para sócios de um clube do livro e outro para familiares. Ter um título claro o ajudará a manter tudo organizado. Coloque o título em negrito e aumente o tamanho da fonte, usando as ferramentas na barra de ferramentas superior.
Pule algumas linhas após o título e insira os cabeçalhos das colunas do catálogo de endereços. Os seguintes cabeçalhos de coluna serão muito úteis: nome, endereço, cidade, estado, CEP, número de telefone, número de fax e endereço de e-mail. Digite esses títulos nas colunas A a H, respectivamente. É muito importante que cada item seja inserido em uma coluna separada.
Centralize e coloque em negrito os títulos das colunas. Para fazer isso, clique no número da linha à esquerda da linha de títulos. Isso irá destacar ou selecionar a linha inteira. E, então, use as ferramentas negrito e central na barra de ferramentas superior.
Insira as informações de contato em cada coluna. As informações de cada contato devem ser inseridas em uma linha separada. Dependendo de quantos contatos você tem, isso pode levar algum tempo. Mas, lembre-se, você só precisará fazer isso uma vez. No futuro, você só terá que adicionar novos contatos e atualizar as informações. Se você não possui determinados itens de informação para determinados contatos, deixe a célula em branco. Lembre-se de usar as abreviações de estado de duas letras exigidas pela agência postal.
Formate o texto na coluna CEP para fazer com que todos os CEPs tenham a mesma aparência. Destaque todo o texto da coluna, exceto o título da coluna. Clique com o botão direito nas células realçadas e selecione “Formatar células”. Clique na guia "Número" e, em seguida, clique em "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "CEP" ou "CEP + 4" na caixa "Tipo". Clique OK." Isso fará com que todos os códigos postais tenham a mesma aparência.
Formate o texto na coluna Número de telefone para que todos os números de telefone na coluna tenham a mesma aparência. Realce o texto na coluna Número de telefone, exceto para o título da coluna. Clique com o botão direito sobre ele e selecione “Formatar células”. Na guia "Número", selecione "Especial" na caixa "Categoria". Clique em "Número de telefone" na caixa "Tipo". Clique OK."
