Quais são as vantagens e desvantagens do arquivamento geográfico?

De acordo com a Biblioteca do Estado do Texas, manter um sistema de gerenciamento de arquivos desorganizado é uma receita para o desastre. É difícil obter informações quando você precisa delas com urgência. Organizar e manipular informações dentro de um sistema tão desorganizado para fins de tomada de decisão também é totalmente impossível. Um sistema de arquivamento eficiente é obrigatório para qualquer organização que espera colher benefícios das informações em sua posse. O sistema de arquivo geográfico é apropriado quando a localização geográfica é o componente mais importante da informação.

Os registros geográficos relacionados a um local específico são armazenados juntos. Isso facilita a rápida tomada de decisão porque as informações em análise referem-se a apenas uma área geográfica específica. As áreas geográficas são classificadas como unidades ou grupos de unidades. O arquivamento geográfico permite a movimentação fácil dos registros simplesmente deslocando-os de um local para outro.

O arquivamento geográfico auxilia o processo de análise, permitindo fácil comparação de itens de dados. Por exemplo, uma análise dos registros arquivados de acordo com o nome e localização do edifício pode ajudar a identificar os registros de manutenção de um edifício específico.

O processo de armazenamento e recuperação de dados geográficos é demorado devido à necessidade de fazer referência usando vários identificadores. Por exemplo, localizar um edifício específico exigiria uma referência a um determinado estado, a cidade, a rua e, finalmente, o nome do edifício. Os registros mantidos em algumas nações são escritos em seu idioma. Por exemplo, a cidade de Florença na Itália é "Firenze" nos registros italianos. Portanto, a referência cruzada com o outro idioma torna-se necessária para permitir que usuários não italianos entendam as informações.

Você precisa estar suficientemente familiarizado com a área geográfica para compreender os registros. Para localizá-los rapidamente, você precisa utilizar um índice alfabético. O processo de armazenamento e recuperação de um registro requer duas ações: Verificar o índice para a localização do arquivo e procurá-lo entre as outras informações.