O email tornou-se uma forma essencial de comunicação empresarial. Embora o e-mail pessoal seja informal, o e-mail comercial exige profissionalismo e cortesia. As partes básicas de uma carta comercial em papel também se aplicam à correspondência na Internet.
Sujeito
Faça com que a linha de assunto seja breve e precisa. Evite usar designações que possam acionar o filtro de spam do destinatário, como "Re", uma abreviatura tradicional de memorando de escritório para "Referente" ou "Fwd", que significa uma mensagem de e-mail encaminhada. Sempre preencha a linha de assunto; deixá-lo em branco também pode lançar sua mensagem para a pasta de spam.
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Saudação
Use uma saudação profissional para mensagens de e-mail comercial. "Caro Sr. Foster" cria uma impressão muito melhor do que "Ei, Bob" e reflete sua imagem como pessoa de negócios. Deixe uma linha em branco após a saudação e comece o corpo do e-mail. Esse padrão torna a mensagem inteira mais fácil para o destinatário ler.
Corpo
Siga as diretrizes padrão para cartas comerciais para o corpo do seu e-mail. Use uma linguagem educada para fazer um pedido ou explicar um ponto. Se não tiver certeza de que o destinatário se lembrará de você ou se estiver fazendo contato pela primeira vez, apresente-se na primeira linha. "Obrigado por falar comigo na quinta-feira passada sobre o contrato Johnson" irá refrescar a memória do destinatário antes de você entrar nos detalhes do negócio em questão.
Assinatura
Adicione uma linha em branco após o corpo do e-mail, novamente para tornar a mensagem mais agradável aos olhos e, em seguida, finalize a mensagem com um finalização educada, como "Atenciosamente", "Atenciosamente" ou mesmo "Obrigado". Após o seu nome, adicione seu endereço de e-mail, telefone número. seu cargo na empresa e até mesmo o endereço do escritório, se desejar. Isso oferece ao destinatário todas as suas informações de contato em um só lugar.
Leia duas vezes, envie uma vez
Antes de clicar em "Enviar", releia o e-mail para pesquisar problemas: O endereço de e-mail do destinatário está correto em "Para" campo, existe uma linha apropriada no campo "Assunto" e é a mensagem livre de ortografia, contexto ou gramatical erros. Verifique novamente sua assinatura e informações de contato.
Fique Profissional
Use apenas texto preto em um fundo branco. Escolha uma fonte comercial, como Times New Roman ou Courier. Não use fontes coloridas e curvas, fundos com muitos gráficos, emoticons ou gírias da Internet, como "LOL" (Laughing Out Loud). Evite digitar uma mensagem em letras maiúsculas, o que é considerado gritar na forma de texto. Se você estiver enviando um e-mail comercial para um grande número de destinatários, use a opção Blind Carbon Copy (BCC). Dessa forma, o endereço de e-mail de cada leitor fica protegido e é menos provável que acabe na lista de spam de alguém.
