Como imprimir etiquetas de endereço no Excel

O Microsoft Excel serve como um excelente programa para gerenciar listas de e-mail. Listas de mala direta grandes são especialmente fáceis de gerenciar no Excel enquanto categorizam e organizam os contatos em um formato personalizado.

Os formatos Excel e CSV são usados ​​para importar e exportar listas de gerenciadores de correio, e as divisões de células significam que você pode separar o nome, endereço e qualquer outra informação relevante em colunas individuais. Você também pode optar por colocar todo o contato em uma única célula.

A flexibilidade para usuários experientes do Excel é conveniente, mas imprimir etiquetas diretamente do Excel não é fácil. Embora o processo não seja excessivamente complexo, também não é óbvio e você pode criar um desastre técnico. Usar um processo de mala direta é o meio mais eficiente de configurar etiquetas para a impressora.

A maneira mais rápida e eficaz de imprimir etiquetas de sua lista de mala direta do Excel é por meio do processo de mala direta. Este processo pega suas informações organizadas do Excel e compila cada endereço em uma etiqueta individual para a impressora.

Embora pareça simples, há um problema. A planilha do Excel deve ser formatada para um layout específico que usa colunas para cada categoria. Se você usou um método diferente ao inserir os endereços, a reformatação é demorada.

Idealmente, você está começando do zero e pode digitar cada contato no formato correto. Se você já tiver tudo dividido em categorias, elas podem exigir apenas alterações e ajustes de rótulo simples para atender aos requisitos de formatação.

Configure a planilha do Excel com títulos de coluna. Cada coluna representa uma categoria específica. Crie uma coluna separada para nome, sobrenome, endereço, cidade, estado e CEP.

As informações de cada indivíduo ficam em uma linha horizontal. Use a grafia exata, abreviações e letras maiúsculas desejadas em cada campo. Por exemplo, use NV em vez de Nevada, a menos que queira soletrar o nome completo do estado.

Além disso, considere como deseja que os nomes apareçam nos rótulos. A maneira como você estiliza as letras é uma questão de preferência pessoal. Algumas pessoas gostam de colocar todas as letras em maiúscula, enquanto outros apenas colocam a primeira letra de cada palavra em maiúscula.

Você também tem a opção de adicionar colunas conforme necessário. Por exemplo, se você quiser que a primeira linha do rótulo leia o nome da empresa, altere a primeira coluna para refletir essas informações.

Depois que as colunas estiverem todas definidas, a próxima etapa é a tediosa tarefa de entrada de cada contato. Adicione todos os dados e faça uma rodada ou duas de edições para garantir que tudo esteja certo.

Depois que os contatos e todas as informações associadas estiverem na planilha, destaque tudo, incluindo os títulos das colunas. Você pode arrastar o cursor por todos os campos enquanto segura o botão do mouse para destacar tudo ou usar o atalho de teclado para selecionar todos, Ctrl+UMA.

Depois que as informações forem destacadas, selecione a guia rotulada Fórmulas e clique Definir o Nome. Digite um nome de lista na caixa que aparece. Por exemplo, use Convites de casamento ou Cartões de Natal.

Se você imprimir etiquetas com alguma regularidade, adicionar uma data a cada lista também é útil. As listas de contatos são atualizadas com frequência e a data dá uma ideia sobre quando a lista foi atualizada pela última vez. Também garante que você está imprimindo a versão correta e mais atual.

Salve a planilha de contatos do Excel recém-nomeada e saia do documento para continuar com a mala direta.

O Microsoft Word é onde você imprime as etiquetas. O Excel é ideal para organizar e hospedar os dados e funciona bem para carregar rapidamente a lista em outros programas. O Microsoft Word, entretanto, possui um modelo de impressão de etiqueta embutido que apresenta os endereços no formato exigido pela impressora.

O processo de mala direta combina o Excel para a capacidade de organizar os campos e o Word para a capacidade de formatar as etiquetas para a impressora.

Abra um novo documento do Word e clique no Mailings guia para abrir uma lista de opções. Clique na opção suspensa para Iniciar mala direta para revelar um menu secundário onde você pode precisar clicar Iniciar mala direta novamente antes que você possa selecionar Etiquetas para abrir um menu de Opções de etiqueta.

Neste ponto, você precisa de informações sobre a impressora e as etiquetas para seguir em frente. Você precisa escolher entre impressoras de alimentação contínua e impressoras de página. Consulte o manual da impressora para determinar qual tipo você está usando. Se você tiver uma impressora de estilo de página, outro menu suspenso requer que você selecione o tipo específico de bandeja para sua impressora de página. Uma bandeja de alimentação manual é bastante comum.

Em seguida, escolha o fornecedor da etiqueta. Cada fornecedor tem seu próprio layout específico e isso é importante para a impressora. Microsoft, Avery e muitas outras opções de fornecedores estão listadas na lista suspensa. Selecione aquele que corresponde às etiquetas que você comprou para o trabalho.

Por último, selecione o número do produto que corresponde ao número do produto em suas etiquetas. Isso normalmente é encontrado na embalagem e não nas próprias folhas de etiquetas. O número do produto informa à impressora as dimensões do papel para garantir que a impressão esteja alinhada corretamente com as etiquetas.

Em casos raros, o número do produto pode não estar disponível para suas etiquetas. A impressão ainda pode avançar, mas você deve medir manualmente o tamanho da etiqueta individual. Você também precisa saber quantos rótulos estão em uma página e quantos estão situados em cada coluna e linha.

Para inserir uma dimensão de rótulo personalizado, selecione o Detalhes opção no Opções de etiqueta janela para mostrar o layout da folha de etiquetas por colunas e linhas. Insira as margens, colunas e linhas no campo fornecido. Clique OK se isso corresponder à sua configuração. Se não, clique Cancelar e então selecione Novo rótulo e tente novamente.

Digite um nome para seus rótulos para que as dimensões sejam salvas para referência futura. Qualquer nome será suficiente. Em seguida, defina as dimensões para a altura e largura medidas. Além disso, insira o layout de linha e coluna. Vá em frente e clique OK para salvar as novas configurações de tamanho e clique em OK novamente para salvar todas as configurações.

Neste ponto, você tem as etiquetas preparadas no Excel e o documento do Word formatado corretamente para imprimir as etiquetas. Agora você precisa importar as informações de contato para preencher os rótulos.

No documento do Word, clique em Arquivo e então Opções e Avançado. Selecione a caixa de seleção ao lado de Confirme a conversão do formato do arquivo ao abrir e escolher OK. Retorne para Mailings guia e clique Selecione os Destinatários para abrir uma lista suspensa de opções. Escolher Use a Lista Existente para localizar suas informações de contato do Excel em seu computador. Selecione o arquivo e clique em OK. Este processo conecta a planilha do Excel ao documento do Word. Embora os programas estejam conectados, as etiquetas ainda não foram preenchidas com as informações.

A maneira mais fácil de importar a lista inteira é por meio de marcadores de posição. A designação do espaço reservado corresponde às colunas que você criou no arquivo Excel. Por exemplo, você digita <> onde você deseja que o primeiro nome apareça no rótulo. Lembre-se de que essa sequência se repete em todos os rótulos.

Uma sequência de endereço padrão é semelhante a esta:

<> <>

<>

<> <> <>

Cada rótulo corresponde diretamente a uma coluna em sua planilha do Excel. Se você quiser adicionar informações personalizadas, elas devem estar em uma coluna rotulada na planilha. Em seguida, você insere o campo em sua sequência de posicionamento preferencial para o rótulo.

Se você costuma carregar listas usando o processo de mala direta, também existe um atalho de bloco de endereço para combinar vários campos de dados em um único <

Agora que as etiquetas estão definidas com a sequência para cada campo, você pode carregar efetivamente centenas ou até milhares de contatos enquanto cria uma sequência de etiquetagem consistente para a impressora. A mala direta é ideal para listas de contatos em massa.

Você deve mapear a mala direta para que o Word leia as colunas corretas do Excel. Retorne para Mailings guia, clique Match Fields e escolher Escrever e inserir campos. Uma caixa é exibida com vários rótulos listados ao lado das caixas suspensas.

As etiquetas são elementos comuns de uma etiqueta de endereço. Lista Título, Primeiro nome, Último nome, Endereço da Rua, e assim por diante. Nos menus suspensos correspondentes, você vê os rótulos das colunas da planilha do Excel. Muitos deles já serão combinados, mas certifique-se de que cada elemento esteja alinhado e devidamente combinado. Isso significa que quando você escreve <>, puxa apenas do Primeiro nome coluna na planilha do Excel.

Agora que os campos estão mapeados e os rótulos construídos, clique Antevisão no Mailings aba. Antes de decidir imprimir, faça uma prévia completa para ver as etiquetas. Verifique novamente o alinhamento e a formatação com esta visualização.

Quando estiver pronto para imprimir, clique Concluir e fundir debaixo de Mailings aba. Clique Imprimir Documentos para enviar o trabalho final para a impressora. Certifique-se de que a impressora esteja abastecida com papel de etiqueta antes de enviar o trabalho.

Embora o Excel seja um ótimo meio de executar uma mala direta, você também pode importar contatos do Outlook. O Outlook permite que você exporte contatos para uma planilha do Excel, onde você pode usar o processo conforme descrito acima.

Se você deseja obter contatos diretamente do programa de e-mail Outlook, abra sua lista de contatos. Usar Mudança+Ao controle para selecionar e destacar vários contatos até que cada contato desejado seja destacado.

Vou ao Casa guia e selecione Mala direta. Escolher Apenas contatos selecionados seguido pela Todos os campos de contato. Então, selecione Novo Documento e Etiquetas para correspondência como o tipo de documento.

Esta ação dispara um novo documento do Word com uma mala direta. Selecione Campos de escrita e inserção debaixo de Mailings guia e certifique-se de que tudo está alinhado corretamente. Clique Rótulos de atualização para gerar os rótulos.

Use a função de visualização para revisar e garantir que tudo esteja devidamente alinhado. Depois de editar e fazer as revisões finais, visualize novamente e execute Concluir mala direta e Imprimir para enviar o trabalho para a impressora.

O Outlook é excelente para gerenciar contatos e executar uma mala direta a partir do programa é fácil. No entanto, nem todo mundo tem o Outlook como gerenciador de e-mail, e o processo de impressão de etiquetas do Excel continua sendo a melhor opção alternativa para gerenciar contatos.