7 coisas que você não sabia que poderia fazer no Outlook

É bem provável que você tenha usado o Microsoft Outlook de uma forma ou de outra para enviar um e-mail ou agendar uma reunião. Mas embora essas sejam as tarefas mais comuns que você pode realizar no Outlook, existem alguns truques que você pode aproveitar para melhorar sua experiência.

Recuperando um e-mail é aquele que abordamos antes, mas também há e-mails codificados por cores ou definindo diferentes fusos horários. Passamos algum tempo pesquisando os menus para você e para mostrar tudo isso e muito mais.

Sem mais delongas, aqui estão sete coisas que você não sabia que poderia fazer no Outlook na área de trabalho e no Outlook na Web.

Definir dois fusos horários

Começaremos primeiro com os fusos horários porque o tempo é tudo! Isso é útil se você estiver em um local diferente do seu trabalho - digamos que você esteja em Nova York e seu trabalho seja em Portland, Oregon. Para ajudar a manter seus e-mails na mesma página e evitar atrasos para reuniões, você pode definir vários fusos horários no aplicativo da área de trabalho do Outlook.

Esta é uma das coisas mais fáceis que você pode configurar no Outlook. Tudo o que você precisa fazer é acessar a seção Calendário do aplicativo da área de trabalho do Outlook e visitar o Arquivo cardápio. A partir daí, clique Opções e depois clique em Calendário. Você então vai querer procurar o Fusos horários opção. Você deve ver uma caixa de seleção para Mostrar um segundo fuso horário. Clique na caixa de seleção e escolha o segundo ou terceiro fuso horário desejado. Agora você verá isso no Outlook.

Definir cores para e-mails de determinadas pessoas

Quer que seus e-mails pareçam um pouco diferentes para que sua caixa de entrada seja mais sofisticada ou fácil de ler? O Outlook protege você com o que é conhecido como formatação condicional. Esse recurso é uma maneira de destacar na lista de mensagens as mensagens que atendem às suas próprias condições definidas, usando cores, fontes e estilos. Ele chega ao número 2 da nossa lista.

Você pode dizer ao Outlook para alterar a cor de certas mensagens com base no nome ou endereço de e-mail do remetente; digamos, se você quiser que todos os e-mails do seu chefe apareçam em vermelho.

Para configurar uma regra de formatação condicional, alterne para sua caixa de entrada, no aplicativo de área de trabalho do Outlook e visite a guia Exibir. A partir daí, selecione o Visão atual contexto. Então, depois disso, selecione Configurações de exibição. Você então vai querer clicar no Configurações avançadas de exibição caixa de diálogo e selecione Formatação condicional. A Microsoft tem uma lista de etapas que você pode seguir aqui, mas estamos nos concentrando em como você pode fazer com que as mensagens de determinadas pessoas apareçam em uma determinada cor.

Para fazer isso, clique em Adicionar e, em seguida, insira um nome para a regra. Selecione Fonte, e depois sob Cor escolha uma cor que você deseja e clique em OK. Depois disso, selecione Doença e escolha uma Condição. Na caixa De, digite o nome do contato ou remetente que você deseja que apareça em uma cor diferente em sua caixa de entrada. Então, em Filtro, formatação condicional e configurações avançadas de exibição caixas de diálogo, selecione OK.

Use as teclas de atalho do Outlook

Você provavelmente está familiarizado com atalhos de teclado como CTRL+C e CTRL+V, mas sabia que o aplicativo da área de trabalho do Outlook também possui um conjunto de teclas de atalho que você pode usar? Essas teclas podem ajudá-lo a economizar tempo durante seu dia agitado, evitando ter que arrastar o mouse sobre ícones e menus para realizar tarefas comuns, como redigir, responder ou encaminhar mensagens. Coletamos nossas teclas de atalho favoritas do Outlook para o número três em nossa lista. Tenha em mente que estes são para o Windows 10.

Mais uma vez, acabamos de coletar algumas das teclas de atalho mais comuns. Microsoft tem uma lista completa em seu site, abrangendo os atalhos do Outlook para MacOS, bem como a Web. A lista deles é um pouco mais abrangente, abrangendo ditado, pastas, painéis de leitura, impressão e muito mais.

Redimensione seus arquivos para enviar anexos de imagens grandes

Um obstáculo comum que você pode enfrentar ao enviar e-mails com imagens é que os arquivos que você deseja que o destinatário receba são um pouco grandes demais para os limites da web. Quando isso acontecer, você pode tentar redimensionar seus anexos de imagem por meio do aplicativo da área de trabalho do Outlook para que não fiquem muito grandes.

Você pode redimensionar seus anexos de imagem em algumas etapas. Depois de redigir uma nova mensagem, você deve primeiro tentar anexar todas as imagens que deseja enviar. Você provavelmente receberá uma mensagem de erro, mas não se preocupe. Basta entrar no Arquivo guia desse e-mail e, em seguida, procure a mensagem de erro na parte superior. Escolha a opção que diz Redimensionar imagens grandes quando eu enviar esta mensagem.

O Outlook tentará enviar a mensagem compactando suas imagens para um tamanho menor. Caso a mensagem ainda não seja enviada, você pode tentar Compactando seus arquivos no Windows 10 ou Mac OS para torná-los menores e, em seguida, anexar o arquivo ZIP em uma mensagem de e-mail.

Iniciar reuniões do Teams, abrir Sticky Notes e OneNote diretamente do Outlook na Web

Embora tenhamos nos concentrado no aplicativo da área de trabalho do Outlook, o Outlook na Web também tem alguns segredos. Enquanto você provavelmente já está gastando tempo classificando seu calendário ou seus e-mails no Outlook na web, a Microsoft conectou algumas integrações com Sticky Notes, bem como o OneNote lá, também.

Com a integração, se você entrar com o mesmo e-mail do Microsoft 365 que usa no trabalho (ou até mesmo um e-mail pessoal da conta da Microsoft) no Sticky Notes no Windows 10 ou no aplicativo OneNote, você terá acesso rápido às mesmas coisas com essa conta Outlook no rede. Isso é conhecido como feed do OneNote.

Você pode alternar para isso a qualquer momento subindo na parte superior e clicando no ícone do OneNote no lado direito da tela. Isso funciona com contas pessoais da Microsoft, bem como com contas de trabalho do Microsoft 365. Então, experimente e faça anotações enquanto envia por e-mail!

Também queremos observar a capacidade de "Reunir-se agora". Essa opção é exibida na parte superior da sua caixa de entrada no Outlook na Web. Se você clicar aqui, poderá iniciar instantaneamente uma reunião do Teams (com contas de trabalho) ou uma reunião do Skype (com contas pessoais). contas.) É uma maneira rápida de passar por alguns obstáculos e não ter que passar por muitos menus para entrar em uma reunião ausente.

Chegue ao zero da caixa de entrada com a limpeza de conversas

Se sua caixa de entrada estiver cheia de mensagens, talvez você queira experimentar o recurso Limpeza de conversa no Outlook. É mais um recurso que você pode não saber que existe.

Como explica a Microsoft, o Recurso de limpeza de conversas no Outlook foi projetado para ajudá-lo a reduzir o número de mensagens em suas pastas. Mensagens redundantes ao longo de uma conversa que são limpas são movidas para a pasta Itens Excluídos. Lembre-se de que isso é para conversas em um segmento de e-mail ou uma coleção de mensagens.

Você pode usar a limpeza de conversas acessando a caixa de entrada do Outlook na área de trabalho e clicando no botão Lar aba. A partir daí, você pode escolher o Excluir grupo e depois escolha Limpar.

você pode escolher Limpe a conversa para limpar a conversa atual. Em seguida, escolha Limpar Pasta para limpar uma pasta inteira, com as mensagens redundantes sendo excluídas. Você também pode optar por Limpar pasta e subpastas. Com esta opção, todas as conversas na pasta selecionada e qualquer pasta que ela contenha são revisadas e as mensagens redundantes são excluídas.

Defina regras para mover, sinalizar e responder a mensagens de e-mail automaticamente

Embora a limpeza da conversa seja uma maneira de obter uma caixa de entrada limpa, definir regras é outra. Você pode mover, sinalizar e responder a e-mails automaticamente se definir regras em seu aplicativo da área de trabalho do Outlook. Essas regras também podem ser usadas para reproduzir sons específicos quando você recebe mensagens.

Para configurar uma regra, tudo o que você precisa fazer é clicar com o botão direito do mouse em uma mensagem em sua caixa de entrada e selecionar Regras A partir daí, você pode selecionar uma das opções. O Outlook sugerirá automaticamente a criação de uma regra com base no remetente e nos destinatários. Se quiser criar mais regras, clique com o botão direito do mouse e escolha Criar regra.

Siga as instruções na tela e, na caixa de diálogo Criar regra, selecione uma ou mais das três primeiras caixas de seleção. A Microsoft tem um guia completo sobre as regras do Outlook aqui se precisar de mais assistência.

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