Minha caixa de entrada do Outlook estava uma bagunça antes de eu usar esses 3 truques

Ninguém gosta de e-mail, mas nenhum de nós pode viver sem ele. Se você está lutando para gerenciar e-mails recebidos, essas três dicas são extremamente úteis.

Se você deseja mover mensagens automaticamente, executar várias ações com um único clique ou destacar e-mails que precisam de atenção entre os demais, esses dicas do Microsoft Outlook você tem coberto.

Use regras para organizar e-mails recebidos

Para organizar os e-mails conforme eles chegam, você pode configurar regras no Outlook. Assim, você pode mover um e-mail para uma pasta, sinalizar um para acompanhamento, marcar uma mensagem como lida e muito mais. A melhor parte é que tudo é feito automaticamente.

Passo 1: Vou ao Lar guia, selecione o Regras seta suspensa e escolha Criar regra.

Passo 2: na caixa que se abre, você tem algumas opções rápidas para escolher para o e-mail selecionado.

Para a condição, você pode escolher entre o remetente, a linha de assunto ou enviado para um endereço de e-mail específico. Para a ação, você pode escolher exibir a janela de alerta, reproduzir um determinado som ou mover para uma pasta.

etapa 3: Se o que você vê na caixa se encaixa no que você gostaria de fazer, basta marcar as caixas para as condições e ações desejadas e escolher OK.

Use uma regra avançada

Como alternativa, você pode escolher entre uma variedade maior de condições e ações, se desejar.

Passo 1: Selecione Opções avançadas na caixa Criar regra.

Passo 2: você pode escolher entre mais de 30 condições, como se o e-mail estiver marcado como importante, tiver um anexo ou se for uma resposta automática.

Marque a(s) caixa(s) para as condições que deseja usar e, em seguida, selecione o texto com link azul para completar as variáveis. Escolher Próximo.

etapa 3: você verá cerca de 20 ações que pode realizar. Faça o mesmo marcando a(s) caixa(s) da(s) ação(ões) que deseja utilizar e selecionando o texto azul para preencher os detalhes necessários. Escolher Próximo.

Passo 4: Se houver alguma exceção à regra que você deseja adicionar, você poderá fazer isso a seguir. Marque essas caixas, preencha os detalhes do texto azul e escolha Próximo.

Passo 5: Finalmente, dê um nome à sua regra, marque se deseja ou não executar a regra imediatamente e escolha Terminar.

Depois de configurar sua regra, você pode relaxar e deixar que o Outlook organize os emails recebidos para você. Levando apenas alguns minutos para criar uma regra, você pode economizar tempo a longo prazo.

Para visualizar, editar ou remover uma regra posteriormente, acesse Lar > Regras > Gerenciar regras e alertas.

Configurar etapas rápidas para tarefas repetitivas

O Outlook oferece um recurso chamados Quick Steps, que podem acelerar as tarefas que você executa repetidamente. Semelhante às regras, as etapas rápidas permitem que você escolha uma ou mais ações que deseja executar em um e-mail. Mas, em vez de executar essas ações automaticamente, você mesmo as manipula com apenas um clique de um botão. Além disso, você pode executar muitas ações ao mesmo tempo.

Vou ao Lar guia e confira o Passos rápidos caixa nessa seção da faixa de opções. Você verá várias ações, como Mover para, Responder e excluir e Concluído.

Você pode usar uma das etapas rápidas predefinidas selecionando-a e preenchendo os detalhes necessários. Por exemplo, você pode escolher Mover para, escolha a pasta e, opcionalmente, marque o e-mail como lido. Selecione Salvar.

Em seguida, para usar a Etapa Rápida em um e-mail em sua caixa de entrada, selecione a mensagem e escolha o Mover para Passo rápido.

Crie sua própria etapa rápida

Se você quiser criar seu próprio Quick Step, leva apenas um minuto.

Passo 1: Escolher Crie um novo na seção Etapas rápidas da faixa de opções.

Passo 2: Em seguida, nomeie a Etapa rápida e use a caixa suspensa para selecionar a ação desejada. Para executar mais de um, escolha Adicionar ação e selecione o próximo.

etapa 3: Assim que tiver todas as ações desejadas, escolha Terminar.

Para usar a Etapa Rápida quando um e-mail chegar à sua caixa de entrada, selecione a mensagem e clique em seu nome na caixa Etapas Rápidas. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no e-mail, ir para Passos rápidose escolha o nome no menu pop-up.

Se você deseja executar várias ações em um e-mail ao mesmo tempo, o Quick Steps é uma verdadeira economia de tempo.

Para visualizar, editar ou remover uma etapa rápida posteriormente, acesse Lar > Passos rápidos > Gerenciar etapas rápidas.

Faça e-mails pop com formatação condicional

Mais uma ferramenta útil de gerenciamento de caixa de entrada no Outlook é a formatação condicional. Com ele, você pode fazer com que certos e-mails que chegam se destaquem com um estilo de fonte, tamanho ou cor específicos. Essa é uma ótima forma de chamar sua atenção para as mensagens que mais precisam.

Passo 1: Vou ao Visualizar guia e selecione Configurações de exibição no lado esquerdo da fita.

Passo 2: Escolha Formatação condicional na janela pop-up.

etapa 3: você verá algumas regras de formatação condicional padrão já configuradas para você, como mensagens não lidas e e-mails atrasados. Para criar o seu próprio, selecione Adicionar.

Passo 4: na parte inferior da caixa, dê um nome à sua regra de formatação condicional. Em seguida, escolha o Fonte botão para selecionar o estilo, tamanho e cor na caixa pop-up subsequente e escolha OK.

Passo 5: Em seguida, escolha o Doença botão. Você verá três guias na próxima caixa pop-up para configurar suas condições.

• mensagens: insira palavras-chave, escolha um endereço de e-mail De ou Enviado para ou escolha um período de tempo.
• Mais escolhas: selecione uma categoria, escolha os itens lidos ou não lidos, com ou sem anexos, marcados com prioridade ou outra opção.
• Avançado: configure critérios personalizados e escolha os campos para as condições.

Passo 6: Ao terminar, selecione OK para salvar e fechar as caixas pop-up subsequentes.

Agora, você verá esses e-mails com as condições que você escolheu e a fonte que você selecionou, tornando-os super fáceis de identificar em sua enxurrada de mensagens.

Para visualizar, editar ou remover uma regra de formatação condicional posteriormente, acesse Visualizar > Configurações de exibição > Formatação condicional.

Se você está procurando uma nova maneira de gerenciar seus emails, o Outlook oferece esses recursos para ajudá-lo a manter sua caixa de entrada sob controle. Pode levar alguns minutos para configurá-los, mas valerá a pena o tempo que você economizar mais tarde.

Para saber mais, veja como configurar uma resposta de ausência temporária no Outlook.

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