Muitos proprietários de pequenas empresas não precisam de sistemas de arquivamento elaborados.
Crédito da imagem: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Organização de arquivo tradicional refere-se a uma abordagem para organizar arquivos eletrônicos ou baseados em computador. Antes dos bancos de dados de computador, muitas empresas simplesmente organizavam arquivos criando estruturas de pastas e colocavam documentos e arquivos em pastas com base em categoria ou tipo. Este método deu lugar a sistemas de banco de dados em muitos casos. No entanto, o arquivamento tradicional às vezes é vantajoso se você tiver um número relativamente pequeno de arquivos.
Simples de usar
O sistema de arquivamento tradicional é muito simples de configurar e usar, assumindo que o número de arquivos que você mantém é pequeno. Se você tiver cinco categorias básicas de documentos e um número limitado de arquivos em cada uma, por exemplo, não precisará de um sistema de banco de dados para armazenar, manter e recuperar facilmente seus arquivos. Você também não precisa se preocupar em aprender um sistema de software e treinar funcionários para usá-lo.
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Investimento Mínimo
Se você estiver usando um sistema de arquivamento tradicional, também não precisará fazer um investimento em um banco de dados de software que pode incluir uma compra antecipada e taxas de licenciamento contínuas. Naturalmente, você precisa de um computador, o que é bastante comum nos negócios, quer você armazene arquivos ou não. Sua estrutura básica de arquivos é mantida diretamente no disco rígido do seu computador. Como alternativa, você pode comprar um disco rígido externo muito barato que permite transportar arquivos de um computador para outro.
Integração de dados ruim
Uma grande deficiência do sistema de arquivamento tradicional é que ele não permite a integração de dados entre arquivos ou o compartilhamento de dados. Com um sistema de arquivamento baseado em software, você pode manter várias pastas, mas também pode comparar pesquisas para recuperar documentos em vários arquivos. Além disso, você pode permitir que vários funcionários pesquisem arquivos de dados compartilhados. Essa integração reduz o tempo de pesquisa em todos os arquivos individuais, um benefício especialmente importante se você mantiver uma grande quantidade de arquivos ou tiver uma grande base de clientes.
Duplicação e falta de segurança
Você também corre o risco de duplicação de dados se não integrar seus arquivos por meio de um banco de dados. Em um sistema tradicional, seu computador não reconhece que você cria documentos semelhantes e os armazena em diferentes locais de arquivo. Além disso, seu sistema de arquivamento tradicional não oferece quase o nível de segurança que um sistema de arquivamento de banco de dados cuidadosamente elaborado oferece. Os dados criptografados e a segurança atual são os principais recursos, pois a empresa desenvolve regularmente sistemas de banco de dados aprimorados.
