Como faço para reduzir o tamanho dos arquivos do Excel?

Adicionar grandes intervalos de dados, imagens incorporadas ou formatação complexa aumenta ligeiramente o tamanho de um arquivo Excel. Em alguns casos, no entanto, os tamanhos dos arquivos do Excel disparam fora de controle sem motivo aparente. Freqüentemente, esse problema é causado pelas configurações de formatação de armazenamento do Excel para células muito fora do intervalo de dados reais. Para corrigir o problema, exclua as linhas e colunas após o final de seus dados. Para maior economia de espaço, converta arquivos Excel antigos para o formato XLSX ou o formato Binary Workbook.

Ao formatar muitas células - como alterar a cor de fundo de uma planilha inteira - normalmente apenas o Excel armazena informações sobre células que contêm dados, embora aplique visualmente a mudança a todos os células. Em alguns casos, como se você tiver um valor incorreto em uma coluna distante, o Excel salva dados de formatação excessivos e cria arquivos grandes. Para reduzir o tamanho do arquivo, selecione a coluna à direita da última coluna preenchida, pressione "Ctrl-Shift-Right" para selecionar as colunas restantes, botão direito do mouse na área selecionada e escolha “Excluir”. Selecione as linhas em excesso abaixo de seus dados com "Ctrl-Shift-Down e repita as etapas usadas para colunas ..

Os arquivos criados com versões do Excel anteriores a 2007, que usam a extensão XLS, podem ocupar mais do que o dobro do espaço que aqueles com a extensão XLSX mais recente. Contanto que você não precise de compatibilidade com versões anteriores do Excel, converta o arquivo executando "Salvar como ..." e escolhendo "Pasta de trabalho do Excel" no menu suspenso ao lado de "Salvar como tipo... . "Você pode reduzir os arquivos ainda mais e melhorar a velocidade de salvamento usando o tipo de arquivo Pasta de trabalho binária do Excel, mas isso impede que programas alternativos de planilha carreguem o arquivo.