Manter a papelada em um sistema uniforme, significa que não ficará desorganizado.
Um sistema de arquivamento é um método de organização de papéis e documentos para armazenamento. É mantido um gabinete ou caixa que contém versões em papel dos documentos, enquanto um sistema eletrônico mantém os dados em um computador. Esses dados podem ser e-mails ou papelada digitalizada. Uma vez que o sistema esteja configurado, é importante que ele seja mantido, para que permaneça em ordem com informações atualizadas regularmente adicionadas. Para manter o sistema, você precisará criar um procedimento para usar os dois sistemas.
Arquivo em papel
Passo 1
Rotule cada pasta, arquivo e gaveta ou caixa. O título deve incluir o assunto da documentação, mais a data em que a papelada começa. Por exemplo, "Recibos de junho de 2010 - presente" ou "Pasta de recursos humanos de fevereiro de 2008."
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Passo 2
Crie novas pastas, arquivos e gavetas ou caixas quando tiver uma nova categoria de papelada para salvar ou quando as pastas, arquivos e gavetas mais antigos estiverem cheios. Use o código de cores para diferenciar entre anos ou meses.
etapa 3
Adicione novos documentos à pasta ou gaveta mais relevante. Colocar documentos em pastas aleatoriamente arruinará o sistema de arquivamento, pois as informações serão procuradas no lugar errado. Se o sistema ordenar os documentos em ordem alfabética, continue usando este processo em vez de mudar para outro formato.
Passo 4
Remova documentos antigos e desnecessários anualmente. Conforme você continua a adicionar arquivos aos arquivos, algumas informações se tornam irrelevantes e desatualizadas. Destrua-o e libere espaço de armazenamento extra.
Preenchimento eletrônico
Passo 1
Crie pastas ou diretórios em seu computador. Consolide os dados regularmente para que não fiquem desorganizados. Ter várias unidades de rede ou várias pastas contendo informações semelhantes não é uma maneira eficiente de organizar os dados.
Passo 2
Faça backup dos dados regularmente. Use DVDs, uma unidade USB, um disco rígido externo ou uma empresa externa para fazer isso. Isso protege os dados contra perda.
etapa 3
Proteja os dados bloqueando cada arquivo, concedendo acesso a usuários delegados ou adicionando uma senha ao abrir um arquivo. Isso evita o uso indevido dos dados, fraude ou acesso não autorizado. Além disso, você pode ter certeza de que apenas pessoas que sabem como o sistema funciona o usam.
Passo 4
Escreva um procedimento para usar o sistema de arquivamento eletrônico. Inclua instruções passo a passo sobre como encontrar, fazer referência, categorizar e arquivar os dados, para que cada usuário opere o sistema da mesma maneira. Mantenha-o atualizado se você refinar o sistema para evitar confusão entre os usuários.
Etapa 5
Revise o sistema de arquivamento a cada dois anos. Verifique se ele funciona bem - isso pode ser definido pela eficácia do arquivamento, pela facilidade de localização de dados e pela organização. Além disso, exclua arquivos indesejados e minimize a desordem eletrônica.
Coisas que você precisa
Arquivo ou caixa
Pastas
Rótulos em branco
Canetas ou marcadores
Computador
Dica
Organize um dia de treinamento em grupo para explicar como funciona cada sistema de arquivamento para que possa ser gerenciado e mantido diariamente.
Peça feedback sobre como desenvolver o sistema de arquivamento para que seja mais amigável ou mais organizado.
