Quais são as semelhanças entre planilhas do Excel e do Access?

Tirar o máximo proveito do pacote do Microsoft Office depende da compreensão de todas as opções de armazenamento de informações. Tanto o Microsoft Excel quanto o Access fornecem planilhas com linhas e colunas que permitem armazenar, classificar e formatar registros. As planilhas do Excel contêm ferramentas poderosas para armazenar informações e usar fórmulas. As tabelas de acesso são a base de um banco de dados e fornecem um ponto de partida para inserir e visualizar informações. Ambos os programas fornecem muitos dos mesmos recursos básicos.

As planilhas do Microsoft Excel e as tabelas do Access fornecem um formato para armazenar informações em um único conjunto ou em vários conjuntos. No Excel, vários conjuntos de dados podem ser colocados em guias separadas do mesmo arquivo do Excel. Da mesma forma, você pode separar os dados em várias tabelas do Access em um banco de dados do Access. As planilhas do Excel e as tabelas do Access têm os mesmos recursos reconhecíveis, incluindo células organizadas em colunas e linhas, títulos de colunas e seleções de linhas.

As planilhas do Excel e as tabelas do Access permitem que você personalize a forma como suas informações são listadas. Você pode classificar em ordem alfabética ou numérica por uma ou mais colunas. Por exemplo, você pode classificar uma lista de produtos por número de ID do produto, depois por nome e depois por distribuidor em ambos os programas. Além disso, você pode visualizar uma quantidade limitada de informações filtrando sua tabela ou planilha. Isso não remove nenhum registro, mas exibe temporariamente os registros com base em critérios.

Você pode definir tipos de dados específicos para células e colunas em planilhas do Excel e tabelas do Access. Definir o tipo de dados melhora a legibilidade de seu conjunto de dados, pois o usuário pode distinguir diferentes tipos de informações. O tipo de dados padrão em ambos os programas é texto, o que não impõe nenhuma formatação específica. Mas você pode querer que uma coluna listada "Custo" contenha números baseados na moeda. Se você definir o tipo de dados como moeda, o formato apropriado será exibido.

Suas planilhas do Excel e tabelas do Access se beneficiarão de texto personalizado e formatação de células. Em ambos os programas, você pode definir a formatação do texto, a altura da célula e a largura da coluna. Você também pode definir o alinhamento do texto à esquerda, centro ou direita. As linhas de grade podem ajudar a distinguir as células umas das outras e podem ser definidas para serem exibidas verticalmente, horizontalmente ou ambas. A personalização desses formatos melhora a usabilidade de planilhas e tabelas e fornece uma aparência profissional à sua planilha.