Como fazer uma pesquisa em uma planilha do Excel

O Excel é uma ferramenta extremamente útil quando se trata de analisar e sintetizar grandes quantidades de informações, mas encontrar uma única frase ou figura em uma planilha volumosa pode ser como procurar uma agulha em uma palheiro. Com tantas colunas e linhas de dados, localizar uma única informação manualmente não é fácil ou prático, o que é porque a Microsoft incluiu várias funções que você pode usar para realizar uma pesquisa no Excel e obter a informação que você procurar. No entanto, você pode abordar o problema de algumas maneiras, portanto, é útil aprender sobre todos eles antes de decidir a melhor maneira de avançar.

A maneira mais simples de pesquisar em uma planilha por uma frase ou número específico é usando o Achar janela da mesma forma que faria no Microsoft Word e em muitos outros programas do Office. Esta opção não requer nenhum código e retorna exatamente o que você está procurando - as localizações das células de strings específicas de texto ou números. As outras opções para localizar informações específicas em uma planilha são mais úteis para localizar algo em uma célula específica e requerem um pouco mais de trabalho para obter exatamente o que você deseja.

Debaixo de Casa guia, olhe para a extrema direita da faixa de opções para Encontrar e selecionar no Editando grupo. Clique na seta suspensa e escolha Achar ou Substituir nas opções exibidas. O Achar opção serve apenas para localizar pedaços específicos de texto e traz a versão mais simples da janela. Digite o texto que você está procurando no Encontre o que campo e, em seguida, clique em Encontre o próximo para percorrer todas as instâncias da palavra, número ou frase ou Encontrar tudo para listar todas as localizações de células que contêm o termo de pesquisa.

Clique Opções >> para abrir mais opções para exatamente o que você deseja que a janela retorne. Você pode mudar o Dentro de campo para pesquisar a planilha ou a pasta de trabalho inteira. A pesquisa pode ser organizada por linha ou coluna usando o Procurar campo, e você pode optar por olhar em fórmulas, valores ou comentários usando o Olhar dentro campo. Você também tem opções para Caso de compatibilidade, que retorna apenas células com casos correspondentes, ou para Combine todo o conteúdo da célula quando você deseja apenas resultados nos quais o termo da pesquisa ocupe a célula inteira. Você pode usar o Formato opção para encontrar instâncias de formatação específica.

O Achar A opção localiza o termo que você está procurando, mas e se você quiser alterar algo a cada ocorrência? Por exemplo, se você listou o nome de um cliente como Smith, mas é na verdade Smyth, você vai querer mudar cada instância de Smith para Smyth. Use o Substituir recurso para isso, que você seleciona usando o menu suspenso em Encontrar e substituir ou mudando para o Substituir guia da janela que você abriu na última etapa usando o Achar opção.

Este método funciona exatamente da mesma maneira que o Achar seção, exceto que há um campo extra chamado Substituir com onde você insere o texto ou número que deseja em seu lugar. No exemplo, você digitaria Smith no Encontre o que campo e Smyth no Substituir com campo. Todas as outras opções são iguais, então você pode escolher encontrar um termo específico e reformatar cada uma das células que o contém, por exemplo, usando o Formato opção ao lado do Substituir com campo.

Como no Achar seção, você pode clicar Substituir ou Substitua tudo para substituir cada instância por vez ou substituí-las todas de uma vez.

Existem funções específicas do Excel projetadas para lidar com diferentes aspectos da pesquisa no Excel, com o Procurar função sendo uma das duas mais importantes. Esta função foi projetada para ajudá-lo a pesquisar uma célula específica para uma sequência de caracteres. Aprender o básico sobre como usá-lo pode ser útil em muitas situações, especialmente quando você tem células que contêm muitos caracteres.

O Procurar função no Excel tem três argumentos no formato PESQUISA (encontrar_texto, dentro_texto, [núm_início]) usando a terminologia do Excel. O find_text seção é onde você insere a string de texto que está procurando, e o dentro do texto seção é onde você insere a referência para a célula que contém o texto que deseja pesquisar. Isso retorna um número, que informa o número do caractere onde o termo de pesquisa começa ou #VALOR! se não aparecer na célula. Você pode usar o argumento opcional final [_start_num_] para inserir um número de caractere, que inicia a pesquisa neste número de caractere e ignora tudo antes dele.

Por exemplo, se você estiver procurando pelo código postal 98199 em uma série de endereços para localizar pessoas na planilha que moraram no local específico, você digitaria = Pesquisa ("98199", [cell reference_]) com uma referência a uma célula específica no local [_cell reference_], então _ = Search ("98199", A3), por exemplo. A partir daí, você pode arrastar a fórmula para baixo na coluna ou através da linha para verificar outras células, lembrando que ela retornará #VALOR! se o termo não aparecer.

O Achar função no Excel funciona muito como o Procurar função, mas não é tão eficaz quanto usar o Encontrar e substituir opção se você deseja pesquisar a folha inteira. Os argumentos do Achar função são exatamente as mesmas do Procurar função: find_text, dentro do texto, [núm_início]. Então, você o usa da mesma maneira.

No exemplo anterior, você digitaria = Encontrar ("98199", A3) para ver onde o CEP aparece na célula A3, se é que aparece. As saídas também são as mesmas do Procurar função. Você pode digitar esta fórmula em uma célula e arrastá-la para copiar a fórmula, mas alterar qualquer célula referências de acordo, o que permite que você pesquise uma planilha ou uma coluna ou linha dentro dela por um termo específico.

Você pode estar se perguntando por que Procurar e Achar são funções separadas do Excel se tiverem os mesmos argumentos e produzirem as mesmas informações básicas. Existem duas diferenças principais entre essas duas funções, e aprendê-las o ajudará a determinar a melhor para usar em cada situação.

O Procurar função não diferencia maiúsculas de minúsculas, mas Achar é. Se você está procurando por verde, por exemplo, o Achar função não retornará um valor para células que contêm Verde, mas o Procurar função vai. A outra grande diferença entre os dois é que Procurar permite que você use caracteres curinga em sua string de pesquisa, o que pode ser útil em muitas situações, mas Achar não.

Quando você deseja pesquisar o início e o fim de um termo específico, mas deseja retornar todos os resultados, independentemente do que está no meio do termo de pesquisa, você pode usar os caracteres curinga ? e ***** com a função Pesquisar ou a caixa de diálogo Localizar e Substituir.

O ? caractere colocado no meio de um termo de pesquisa (o find_text argumento) informa ao Excel para incluir o termo específico com qualquer caractere individual no espaço onde está o ponto de interrogação. Por exemplo, se você pesquisar s? t, você pega sentado ou definir como resultados, mas não gasto, porque a última opção tem vários caracteres entre os s e t.

O **** O caractere funciona basicamente da mesma maneira que o ponto de interrogação, exceto que pode ser qualquer número de caracteres no espaço que ocupa. Por exemplo, se você pesquisar _st, _ resultados podem incluir sentado, sentar, cuspir, local, gasto e qualquer outra combinação com o s e t no início e no final dele. Usar qualquer um dos caracteres curinga em sua pesquisa fornece todos os resultados que você procura, sem perder qualquer coisa que possa ser relevante, mas tome cuidado ao usá-lo, pois também pode levar a coisas estranhas resultados.

Então, o que você faz quando deseja pesquisar um ponto de interrogação? Como você impediria o Excel de tratá-lo como um caractere curinga? Isso pode ser feito digitando um til ~ no campo antes do caractere que você está procurando. Por exemplo, se você deseja pesquisar um ponto de interrogação na célula A2, você deve digitar = Pesquisa ("~?", A2) em uma célula vazia.

Quando você está procurando um dos muitos termos em uma célula específica, os métodos descritos até agora não funcionam, a menos que você crie uma pesquisa separada para cada termo. No entanto, usando uma fórmula, é possível pesquisar vários termos de uma vez, embora esse método demore um pouco para ser configurado corretamente. Este método envolve o Procurar função trabalhando em combinação com o IsNumber função e SumProduct.

Embora isso não seja obrigatório, a criação de um intervalo nomeado pois a lista de coisas que você deseja testar simplifica o processo. Faça isso inserindo cada um dos termos de pesquisa nas células vizinhas, destacando todas as células e, em seguida, dando-lhes um nome, digitando o nome no campo superior esquerdo, à esquerda da barra de fórmulas. Isso permite que você se refira à lista inteira por seu nome. No entanto, você também pode incluir todos os termos de pesquisa sem criar um intervalo nomeado, separando-os com vírgulas dentro { } colchetes.

Para testar uma célula, use a fórmula:

= SUMPRODUCT (- ISNUMBER (SEARCH ([intervalo nomeado], [célula])))> 0

Onde [intervalo nomeado] é substituído pelo nome do intervalo ou pelos {} colchetes contendo cada termo separado e [célula] é substituído pela referência da célula que você deseja testar.

A fórmula retorna um VERDADEIRO valor se a célula em questão contém um dos termos ou FALSO se não. Ele pode ser arrastado para baixo para verificar outras células porque a referência de célula na fórmula será atualizada automaticamente.

Há muitas maneiras de pesquisar no Excel, qual delas você deve usar? A resposta depende muito do seu propósito. Se você estiver procurando em uma grande lista de células por um termo específico - e na maioria das situações em geral - o Encontrar e substituir A caixa é a maneira mais fácil e eficaz de obter o resultado. No entanto, se você quiser encontrar um termo específico em uma série de células longas, o Procurar função é provavelmente a melhor opção, porque não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas e permite que você use caracteres curinga.

Se você estiver procurando por uma das muitas coisas em células específicas, a fórmula da seção anterior é a maneira mais eficiente de concluir sua tarefa.