Jak uporządkować skrzynkę odbiorczą i pozbyć się bałaganu

Czy Twoja skrzynka odbiorcza jest obciążona starymi e-mailami służbowymi? Czy jest po brzegi wypełniony śmieciami z przypadkowych sklepów, w których robiłeś zakupy od razu? W takim razie zdecydowanie czas na wiosenne porządki.

Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza wymaga głębokiego uporządkowania cyfrowego bałaganu, ale nie masz pojęcia, od czego zacząć, ten przewodnik jest dla Ciebie. Czytaj dalej, a my przedstawimy Ci wskazówki, jak skuteczniej to wyczyścić i jak zapobiec ponownemu zatykaniu Twojej skrzynki odbiorczej przez niechciane wiadomości.

Śmiało, masowo usuń te wiadomości-śmieci

Najszybszym sposobem na zmniejszenie bałaganu (i prawdopodobnie najbardziej satysfakcjonującym, szczerze mówiąc) jest masowe usunięcie dużej liczby e-maili. I nie daj się zwieść określeniu „usuwanie masowe”: możesz usunąć mnóstwo e-maili na raz, nadal skupiając je na określonych typach e-maili. Masowe usuwanie nie zawsze oznacza po prostu losowe usuwanie dużej liczby e-maili. (Możesz to zrobić, ale możesz nie chcieć.)

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli chcesz masowo usunąć konkretny rodzaj niechcianych e-maili (np. stare e-maile promocyjne z Twojego ulubionego sklepu), zazwyczaj możesz po prostu je wyszukać nazwę sklepu lub adres e-mail za pomocą paska wyszukiwania w skrzynce odbiorczej, wybierz wszystkie e-maile spełniające Twoje kryteria na stronie wyników wyszukiwania, a następnie naciśnij przycisk usuwania lub kosza w kliencie poczty e-mail. Wybrane e-maile mogą następnie zostać wysłane do kosza, gdzie pozostaną przez określony czas, a następnie zostaną automatycznie trwale usunięte. Możesz też po prostu samodzielnie opróżnić kosz, aby przyspieszyć proces trwałego usuwania.

Jeśli trwale i masowo usunąłeś wszystkie e-maile, których możesz się pozbyć, a Twoja skrzynka odbiorcza jest nadal zaśmiecona, nasza następna wskazówka jest dla Ciebie.

Archiwizuj e-maile, które nadal chcesz zachować

Czasami Twoja skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona, ale to tylko e-maile, które musisz zachować lub z którymi z jakiegoś powodu nie możesz się rozstać. (W porządku. Bez osądu.) W tym przypadku mniej chodzi o usuwanie e-maili, a bardziej o przeniesienie ich z głównej skrzynki odbiorczej do niewidocznego, ale wciąż bezpiecznego i dostępnego archiwum. W ten sposób możesz zmniejszyć liczbę e-maili w skrzynce odbiorczej i nadal mieć dostęp do zarchiwizowanych e-maili, kiedy ich potrzebujesz.

Świetnym tego przykładem jest funkcja Archiwum w Gmailu, która umożliwia archiwizowanie pojedynczych wiadomości, grupowe archiwizowanie ich wielu lub jeśli chcesz, możesz nawet przenieść je z powrotem do skrzynki odbiorczej. Gdy archiwizujesz wiadomości w Gmailu, trafiają one do folderu Wszystkie. Te wiadomości będą nadal wyświetlane w wynikach wyszukiwania, jeśli je wyszukasz. W Gmailu archiwizację można wykonać, najeżdżając myszką na wiadomość i klikając Archiwum ikona, która się pojawi. Ta ikona wygląda jak trójwymiarowe pudełko ze strzałką skierowaną w dół pośrodku. Outlook ma także funkcję Archiwizuj.

Powiadomienia kalendarza: usuwaj stare i lepiej zarządzaj nadchodzącymi

Jeśli korzystasz z aplikacji kalendarza powiązanej z Twoim adresem e-mail, prawdopodobnie otrzymujesz powiadomienia e-mail o wszystkich zaplanowanych spotkaniach i wydarzeniach. Chociaż te powiadomienia mogą być przydatnymi przypomnieniami, które pomogą Ci dotrzymać zobowiązań, szybko tracą swoją użyteczność i stają się bałaganem, gdy te wydarzenia się zakończą. Dlatego ważne jest, aby je usunąć, gdy nie będą już potrzebne. A jeśli nie usuwałeś ich na bieżąco, teraz jest dobry moment, aby je masowo usunąć.

Ale co, jeśli w ogóle nie potrzebujesz tych powiadomień e-mail? Możesz w ogóle uniemożliwić wysyłanie tych powiadomień e-mail. Na przykład, jeśli korzystasz z Kalendarza Google, możesz edytować ustawienia powiadomień dla konkretnego wydarzenia, w tym usunąć powiadomienia e-mailowe. Możesz nawet zastąpić powiadomienia e-mailem innym rodzajem przypomnień, np. powiadomieniem na komputerze lub telefonie. W ten sposób możesz nadal otrzymywać przypomnienia o nadchodzących wydarzeniach, ale bez zbędnych e-maili.

Wypisz się z tych list e-mailowych

Ta wskazówka dotyczy bardziej zapobiegania, które jest kluczem do utrzymania skrzynki odbiorczej w czystości (i łatwiejszej w zarządzaniu) po wykonaniu całej ciężkiej pracy polegającej na jej uporządkowaniu. Twoja skrzynka odbiorcza jest prawdopodobnie przepełniona promocyjnymi e-mailami i wiadomościami z list e-mailowych od firm i organizacji, z którymi prawdopodobnie nie masz już zbyt częstego kontaktu. Czas się z nich wypisać. W wielu przypadkach kluczem do rezygnacji z ich subskrypcji są same obraźliwe e-maile: mały link do rezygnacji z subskrypcji na dole wiadomości. Dlatego przed otwarciem upewnij się, że wiadomość e-mail jest wiarygodna (uważaj na złośliwe oprogramowanie i oszustwa). Jeśli jest to bezpieczne, otwórz wiadomość, przewiń w dół i poszukaj pliku Zrezygnuj z subskrypcji przycisk lub link tekstowy. Kliknij ten link. W większości przypadków nie powinieneś robić nic więcej.

Gmail oferuje także własny przycisk rezygnacji z subskrypcji tego rodzaju e-maili (nie zawsze, ale w większości przypadków). Aby z niej skorzystać, po prostu otwórz wiadomość z jednej z tych list e-mailowych i poszukaj adresu e-mail nadawcy nad wiadomością. Gmaila Zrezygnuj z subskrypcji przycisk powinien znajdować się po prawej stronie adresu e-mail nadawcy.

Blokuj niechcianych nadawców

Kolejna wskazówka dotycząca zapobiegania bałaganowi w skrzynce odbiorczej: nie każdy musi mieć do Ciebie dostęp. Jeśli chcesz zablokować możliwość wysyłania do Ciebie e-maili przez inne osoby, użyj w tym celu funkcji blokowania w swoim kliencie poczty e-mail. Zwykle można to zrobić za pomocą kilku kliknięć.

Oto kolejny przykład Gmaila jak blokować wiadomości e-mail od niechcianych nadawców: Otwórz wiadomość od nadawcy, którego chcesz zablokować, i kliknij pionową ikonę z trzema kropkami po prawej stronie wiadomości. Z menu, które się pojawi, wybierz Zablokuj [nazwa nadawcy]. Wiadomości od zablokowanych nadawców zazwyczaj trafiają do Spamu.

Utwórz filtry, aby uporządkować e-maile, które chcesz zachować

Możesz także lepiej zarządzać przychodzącymi e-mailami, korzystając z filtrów. Zamiast przepuszczać każdą wiadomość przez Twoją skrzynkę odbiorczą, możesz utworzyć filtry, które automatycznie usuną lub zarchiwizują te wiadomości. W ten sposób możesz utrzymać swoją skrzynkę odbiorczą w czystości, nie wykonując przy tym zbyt wiele.

W Gmailu możesz utworzyć filtr za pomocą pola wyszukiwania. Wystarczy kliknąć Pokaż opcje wyszukiwania ikonę w polu wyszukiwania. Ta ikona wygląda jak trzy przełączniki ułożone jeden na drugim. W wyświetlonym formularzu wprowadź kryteria wyszukiwania i kliknij Utwórz filtr. Po wyświetleniu monitu zaznacz pole obok czynności, którą Gmail ma wykonać po otrzymaniu wiadomości e-mail spełniającej kryteria wyszukiwania. Następnie kliknij Utwórz filtr przycisk. Korzystając z tej metody, możesz nakazać Gmailowi ​​automatyczne usuwanie lub archiwizowanie przychodzących e-maili spełniających podane kryteria.

Zalecenia redaktorów

• Jak tworzyć foldery w Gmailu
• Jak utrzymać aktywny status Microsoft Teams
• Jak wykonać kopię zapasową komputera
• Jak dokładnie wyczyścić klawiaturę i mysz
• 6 wskazówek dotyczących zarządzania kablami, dzięki którym Twój sprzęt będzie wyglądał schludnie

Ulepsz swój styl życiaDigital Trends pomaga czytelnikom śledzić szybko rozwijający się świat technologii dzięki najnowszym wiadomościom, zabawnym recenzjom produktów, wnikliwym artykułom redakcyjnym i jedynym w swoim rodzaju zajawkom.