Wady arkuszy kalkulacyjnych

Aplikacje arkuszy kalkulacyjnych zapewniają użytkownikom komputerów wygodny sposób gromadzenia, śledzenia i raportowania danych. Wykorzystując szereg zaawansowanych funkcji, użytkownicy mogą szybko i łatwo tworzyć kompleksowe raporty i tworzyć grunt pod zaawansowaną analizę. Jednak pomimo tych zalet arkusze kalkulacyjne mają kilka wad, które stwarzają wyzwania dla niedoświadczonych i uniemożliwiają użytkownikom efektywne korzystanie z oprogramowania.

Aplikacje arkuszy kalkulacyjnych oferują obszerną bibliotekę wbudowanych funkcji, a użytkownicy potrzebujący dodatkowych, bardziej zaawansowanych funkcji mogą nawet zaprogramować własne funkcje. Wiele funkcji zawartych w potężnych aplikacjach do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Excel, wymaga jednak od użytkownika znajomości i ręcznego wprowadzania wielu złożonych formuł. Zgodnie z oficjalną witryną firmy Microsoft, użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych Excel mogą wybierać podstawowe funkcje z ikon znajdujących się na górze widok arkusza kalkulacyjnego, ale użytkownicy muszą wywoływać bardziej zaawansowane funkcje, ręcznie wprowadzając formułę lub polecenie do arkusza kalkulacyjnego komórka. Użytkownicy, którzy wymagają wyższego poziomu obsługi, mogą korzystać z własnego języka programowania Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), aby stworzyć funkcjonalność, zgodnie z referencją Microsoft Excel Strona internetowa; aby sprostać tej potrzebie i wykonać to zadanie, użytkownicy muszą mieć pewną znajomość języka VBA.

Aplikacje arkuszy kalkulacyjnych mogą wydawać się nieco onieśmielające dla niewtajemniczonych użytkowników, a ten przytłaczający początkowy wygląd może skłaniać użytkowników do korzystania z aplikacji w niezamierzonych celach. Według Departamentu Ryb i Dzikiej Przyrody stanu Oregon użytkownicy powinni używać arkuszy kalkulacyjnych tylko do: w celach krótkoterminowej kompilacji i analizy danych, a nie do długoterminowego przechowywania danych, które wielu użytkowników próba. Ponadto niektóre zastosowania arkuszy kalkulacyjnych, zwłaszcza sortowanie i udostępnianie danych, są lepiej obsługiwane w bazach danych; Departament Ryb i Dzikiej Przyrody stanu Oregon wyraźnie wskazuje, że arkusze kalkulacyjne oferują ograniczone możliwości sortowania, zapytań i możliwości dzielenia się, podczas gdy programiści projektują aplikacje bazodanowe, takie jak Microsoft Access i Apple Filemaker, aby je obsługiwać cele. Ponieważ wielu użytkowników nie zna możliwości arkuszy kalkulacyjnych, mogą nadal nieefektywnie używać arkuszy kalkulacyjnych do tych funkcji bazy danych.

Chociaż aplikacje arkuszy kalkulacyjnych mogą z łatwością wykonywać bardzo zaawansowane i bardzo złożone obliczenia, pakiety oprogramowania często ograniczają lub całkowicie pomijają prostą funkcjonalność. Według Uniwersytetu Murdocha w arkuszach kalkulacyjnych brakuje możliwości obliczania prostych równań algebraicznych, a arkusz kalkulacyjny użytkownicy mogą napotkać znaczne trudności podczas próby wykreślenia funkcji, która zawiera wiele funkcji algebraicznych zmienne. Wielu użytkowników również próbuje wpisywać krótkie opisy lub wprowadzać dane tekstowe do komórek arkusza kalkulacyjnego; Ponieważ arkusze kalkulacyjne obracają się prawie wyłącznie wokół liczb, a nie liter, proste funkcje przetwarzania tekstu mogą nie istnieć. Brak funkcji przetwarzania tekstu, takich jak sprawdzanie pisowni i formatowanie akapitów, może stanowić wyzwanie dla użytkownicy, którzy wprowadzają znaczne ilości tekstu, osadzają dokumentację lub chcą stworzyć rozbudowany arkusz kalkulacyjny nagłówki.