Moja skrzynka odbiorcza programu Outlook była bałaganem, zanim użyłem tych 3 sztuczek

Nikt nie lubi poczty elektronicznej, ale nikt z nas nie może bez niej żyć. Jeśli masz problemy z zarządzaniem przychodzącymi wiadomościami e-mail, te trzy wskazówki okazały się niezwykle przydatne.

Niezależnie od tego, czy chcesz automatycznie przenosić wiadomości, wykonywać kilka czynności jednym kliknięciem, czy też wyróżniać e-maile, które wymagają uwagi, te Wskazówki dotyczące programu Microsoft Outlook Czy jesteś objęty?

Użyj reguł do uporządkowania przychodzących e-maili

Aby organizować wiadomości e-mail w miarę ich nadejścia, możesz skonfigurować reguły w Outlooku. Możesz więc przenieść wiadomość e-mail do folderu, oznaczyć ją flagą do śledzenia, oznaczyć wiadomość jako przeczytaną i nie tylko. Najlepsze jest to, że wszystko odbywa się automatycznie.

Krok 1: Przejdź do Dom zakładka, wybierz Zasady rozwijaną strzałkę i wybierz Stwórz zasadę.

Krok 2: W oknie, które zostanie otwarte, masz kilka szybkich opcji do wyboru dla wybranego e-maila.

Jako warunek możesz wybrać nadawcę, wiersz tematu lub wysłać na określony adres e-mail. W przypadku akcji możesz wybrać wyświetlanie okna alertu, odtwarzanie określonego dźwięku lub przejście do folderu.

Krok 3: jeśli to, co widzisz w polu, pasuje do tego, co chcesz zrobić, po prostu zaznacz pola dla warunków i działań, które chcesz, i wybierz OK.

Użyj reguły zaawansowanej

Alternatywnie możesz wybierać spośród większej różnorodności warunków i działań, jeśli chcesz.

Krok 1: Wybierać Zaawansowane opcje w polu Utwórz regułę.

Krok 2: Następnie możesz wybrać spośród ponad 30 warunków, takich jak to, czy wiadomość e-mail jest oznaczona jako ważna, zawiera załącznik lub jest odpowiedzią automatyczną.

Zaznacz pole (pola) dla warunków, których chcesz użyć, a następnie wybierz niebieski tekst połączony, aby uzupełnić zmienne. Wybierać Następny.

Krok 3: Zobaczysz wtedy około 20 działań, które możesz wykonać. Zrób to samo, zaznaczając pola akcji, których chcesz użyć, i zaznaczając niebieski tekst, aby wypełnić niezbędne szczegóły. Wybierać Następny.

Krok 4: Jeśli są jakieś wyjątki od reguły, którą chcesz dodać, możesz to zrobić dalej. Zaznacz te pola, uzupełnij szczegóły niebieskiego tekstu i wybierz Następny.

Krok 5: Na koniec nadaj swojej regule nazwę, zaznacz, czy chcesz ją natychmiast uruchomić, i wybierz Skończyć.

Po skonfigurowaniu reguły możesz usiąść wygodnie i pozwolić programowi Outlook uporządkować przychodzące wiadomości e-mail. Poświęcając zaledwie kilka minut na utworzenie reguły, możesz zaoszczędzić czas na dłuższą metę.

Aby wyświetlić, edytować lub usunąć regułę później, przejdź do Dom > Zasady > Zarządzaj regułami i alertami.

Skonfiguruj Szybkie kroki dla powtarzalnych zadań

Outlook oferuje funkcję o nazwie Szybkie kroki, które mogą przyspieszyć zadania, które wykonujesz w kółko. Podobnie jak reguły, Szybkie kroki pozwalają wybrać jedną lub więcej akcji, które chcesz wykonać na wiadomości e-mail. Ale zamiast wykonywać te czynności automatycznie, wykonujesz je samodzielnie, jednym kliknięciem przycisku. Dodatkowo możesz wykonywać wiele czynności jednocześnie.

Idź do Dom zakładkę i sprawdź Szybkie kroki pole w tej sekcji wstążki. Zobaczysz kilka działań, takich jak Przenieś do, Odpowiedz i usuń oraz Gotowe.

Możesz użyć jednego z gotowych szybkich kroków, wybierając go i uzupełniając wymagane szczegóły. Możesz wybrać np Przenieś do, wybierz folder i opcjonalnie oznacz wiadomość e-mail jako przeczytaną. Wybierać Ratować.

Następnie, aby użyć Szybkiego kroku w wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, wybierz wiadomość i wybierz Przenieś do Szybki krok.

Stwórz własny szybki krok

Jeśli chcesz stworzyć własny Quick Step, zajmie to tylko minutę.

Krok 1: Wybierać Tworzyć nowe w sekcji Szybkie kroki na Wstążce.

Krok 2: Następnie nazwij Szybki krok i użyj listy rozwijanej, aby wybrać działanie, które chcesz. Aby wykonać więcej niż jeden, wybierz Dodaj akcję i wybierz następny.

Krok 3: Gdy masz już wszystkie potrzebne akcje, wybierz Skończyć.

Aby użyć Szybkiego kroku, gdy wiadomość e-mail dotrze do Twojej skrzynki odbiorczej, zaznacz wiadomość i kliknij jej nazwę w polu Szybkie kroki. Możesz także kliknąć wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy, przejść do Szybkie krokii wybierz nazwę z wyskakującego menu.

Jeśli chcesz wykonać kilka czynności na wiadomości e-mail jednocześnie, Quick Steps to prawdziwa oszczędność czasu.

Aby później wyświetlić, edytować lub usunąć Quick Step, przejdź do Dom > Szybkie kroki > Zarządzaj szybkimi krokami.

Spraw, by e-maile wyświetlały się dzięki formatowaniu warunkowemu

Jeszcze jednym przydatnym narzędziem do zarządzania skrzynką odbiorczą w Outlooku jest formatowanie warunkowe. Dzięki niemu możesz sprawić, że niektóre odbierane e-maile będą wyróżniać się określonym stylem, rozmiarem lub kolorem czcionki. To świetny sposób na zwrócenie uwagi na wiadomości, które najbardziej jej potrzebują.

Krok 1: Przejdź do Pogląd zakładkę i wybierz Ustawienia widoku po lewej stronie wstążki.

Krok 2: Wybierać Formatowanie warunkowe w wyskakującym okienku.

Krok 3: zobaczysz kilka domyślnych reguł formatowania warunkowego, takich jak nieprzeczytane wiadomości i zaległe e-maile. Aby utworzyć własny, wybierz Dodać.

Krok 4: w dolnej części pola nadaj nazwę regule formatowania warunkowego. Następnie wybierz Czcionka przycisk, aby wybrać styl, rozmiar i kolor w kolejnym wyskakującym okienku i wybrać OK.

Krok 5: Następnie wybierz Stan przycisk. W następnym wyskakującym okienku zobaczysz trzy zakładki, aby skonfigurować swoje warunki.

• Wiadomości: wprowadź słowa kluczowe, wybierz adres e-mail Od lub Wysłano do albo wybierz przedział czasowy.
• Więcej wyborów: wybierz kategorię, wybierz elementy, które są przeczytane lub nieprzeczytane, mają lub nie mają załączników, są oznaczone priorytetem lub inną opcją.
• Zaawansowany: Skonfiguruj niestandardowe kryteria i wybierz pola dla warunków.

Krok 6: Po zakończeniu wybierz OK aby zapisać i zamknąć kolejne wyskakujące okienka.

Teraz zobaczysz te e-maile z wybranymi warunkami i wybraną czcionką, dzięki czemu będą bardzo łatwe do zauważenia w natłoku wiadomości.

Aby później wyświetlić, edytować lub usunąć regułę formatowania warunkowego, przejdź do Pogląd > Ustawienia widoku > Formatowanie warunkowe.

Jeśli szukasz nowego sposobu zarządzania wiadomościami e-mail, Outlook oferuje te funkcje, które pomogą Ci zachować kontrolę nad skrzynką odbiorczą. Ich skonfigurowanie może zająć kilka minut, ale warto zaoszczędzić czas później.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz, jak to zrobić skonfiguruj odpowiedź „poza biurem” w Outlooku.

Zalecenia redaktorów

• Użyłem aplikacji do tworzenia modeli 3D za pomocą mojego iPhone'a i jest ona szokująco świetna
• Najnowsza sztuczna inteligencja firmy Microsoft narzędzia odczytają na głos wiadomości e-mail programu Outlook