Jak działa wieloliniowy system telefoniczny?

Wieloliniowe systemy telefoniczne są jednymi z najlepszych dostępnych narzędzi biurowych, ponieważ skupiają wiele linii telefonicznych w jednym urządzeniu, dzięki czemu można zarządzać wieloma połączeniami i monitorować je zza biurka. Same modele jednostki telefonicznej różnią się, ale mają podobne funkcje i działają na tych samych zasadach. Te systemy telefoniczne umożliwiają również korzystanie z wielu jednostek telefonicznych na tych samych liniach telefonicznych, dzięki czemu biuro zarządu i recepcja mogą korzystać z tej samej linii.

Wieloliniowe systemy telefoniczne są dostępne w dwóch odmianach: telefony wieloliniowe i centrale prywatne (PBX). W przypadku standardowych telefonów wieloliniowych do każdego modułu telefonicznego podłączonych jest zwykle do 10 linii telefonicznych indywidualnie — są one zwykle reprezentowane przez linie — i są zazwyczaj wspierane przez a recepcjonista. System PBX wykorzystuje zautomatyzowaną książkę telefoniczną do kierowania rozmówców tam, gdzie muszą się udać. Prawdopodobnie korzystałeś z nich i zostałeś poproszony o „naciśnięcie 1” dla niektórych funkcji.

Wieloliniowe systemy telefoniczne mają wiele funkcji, takich jak połączenia oczekujące, identyfikacja dzwoniącego i podstawowe połączenia konferencyjne, z których wszystkie są dostępne w jednoliniowych systemach telefonicznych. Systemy te oferują jednak dodatkowe funkcje, takie jak przekazywanie lub przekierowywanie połączeń, spersonalizowany głos poczty dla różnych numerów wewnętrznych lub linii oraz wsparcie dla recepcjonistki w zakresie odbierania wielu linii z jednej biurko. Publikując każdy numer telefonu, jaki posiadasz, klienci mogą dzwonić do Twojego biura głównego, różnych działów lub konkretnych osób w Twojej firmie.

Jedną z opcji dla twojego systemu wielowierszowego jest system najazdowy. W tym celu korzystasz z typowych wieloliniowych urządzeń telefonicznych, ale publikujesz tylko jedną linię w książkach telefonicznych, na stronach internetowych i innych materiałach prasowych lub kontaktowych. Dzięki temu możesz mieć jeden numer telefonu, na który dzwonią Twoi klienci, ale system będzie używał wielu linii w porządku rosnącym gdy pierwszy jest zajęty, co pozwala na zawieszanie połączeń z klientami, przekazywanie połączeń do innych osób i odbieranie połączeń przez wielu pracowników linie.

Dużą różnicą w przypadku systemu PBX jest to, że wykorzystuje opcje menu do kierowania połączeń z klientami zamiast recepcjonisty. Dzięki temu system może obsługiwać wiele połączeń w tym samym czasie i przetwarzać te połączenia bez początkowego zajmowania linii telefonicznej. Systemy te obsługują również numery wewnętrzne, umożliwiając użytkownikom wybranie numeru wewnętrznego i natychmiastowe przekierowanie do tego biurka. Platformy PBX umożliwiają również prowadzenie konferencji pracowniczych na liniach bez wykonywania połączeń na linię zewnętrzną.

Jeśli masz dwa urządzenia telefoniczne i dwie linie telefoniczne, ale żaden z nich nie jest wyposażony w modele wieloliniowe, nadal możesz mieć dwa różne numery telefonów do domu lub biura. Najpierw zdobądź rozdzielacz dwuliniowy, który ma podwójne gniazdo na jednym końcu, od firmy telekomunikacyjnej lub lokalnego sklepu elektronicznego. Podłącz to urządzenie do gniazdka ściennego, a następnie możesz podłączyć do niego dwa oddzielne telefony, po jednym do każdego z dostępnych gniazd. Zazwyczaj górne lub prawe gniazdo obsługuje pierwszą linię, którą zarejestrowałeś pod swoim adresem. Te rozgałęźniki są ograniczone do dwóch linii, więc będziesz potrzebować wieloliniowego systemu telefonicznego dla trzech lub więcej linii.