Nowoczesne biuro biznesowe.
Źródło obrazu: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Automatyzacja biura to dziś znacznie więcej niż maszyna do pisania i kserokopiarka. Informacja elektroniczna i cyfrowa to sedno nowoczesnej automatyki biurowej. Może składać się wyłącznie z komputerów wewnętrznych lub, co bardziej prawdopodobne, obejmować ogólnoświatową sieć cyfrową za pośrednictwem Internetu i zewnętrznej pamięci masowej w chmurze. Przechodząc przez XXI wiek, napotkasz zarówno zalety, jak i wady związane z automatyką biurową we wszystkich jej kombinacjach.
Oszczędzaj czas i zasoby firmy
Od czasu wprowadzenia automatyzacji biura sprzęt pozwolił firmom zaoszczędzić czas i pieniądze. Zamiast czekać, aż dokument dotrze do klienta pocztą, można go przestrzelić w kilka minut faksem. Teraz postęp komputerowy i Internet sprawiły, że komunikacja stała się błyskawiczna. Ilekroć oszczędzasz czas, oszczędzasz pieniądze. Nie ograniczają Cię ograniczenia geograficzne, oszczędzając środki wydane na podróże. Ponadto, mimo że nadal możesz wykonywać kopie wielu dokumentów, przechowywanie cyfrowe pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze na papierze i przestrzeni dyskowej.
Wideo dnia
Polegaj na automatyzacji w celu zapewnienia dokładności
Chociaż prawdą jest, że maszyna jest tak samo skuteczna, jak ludzie, którzy ją stworzyli, a informacje zebrane cyfrowo są tylko tak dokładne jak osoba, która go przesłała, po naprawieniu błędów w programach są one nieskończenie bardziej niezawodne niż ludzie. Istnieje na przykład oprogramowanie do sumowania liczb w arkuszach kalkulacyjnych i budżetach, które zawsze zapewniają prawidłowe saldo i nie polegają na palcach księgowego na maszynie sumującej. Szablony można tworzyć i używać wielokrotnie, aby uniknąć błędów w standardowej dokumentacji.
Kiedy automatyzacja się nie udaje, masz kłopoty
Firmy, które do obsługi i obsługi swoich systemów informatycznych opierają się wyłącznie na automatyzacji, mogą wpaść w panikę, gdy te same systemy ulegną awarii. Koszty naprawy lub wymiany uszkodzonych systemów mogą być wygórowane. Nie możesz po prostu podnieść gumki i dokonać poprawek. Musisz albo zatrudnić techników, aby byli na bieżąco z aktualizacjami oraz awariami oprogramowania i sprzętu, albo mieć niezawodny serwis, który natychmiast zadzwoni. Wtedy masz całą kwestię poufności i bezpieczeństwa. Możesz zachować tajemnice handlowe i powiedzieć tylko kilku zaufanym osobom, ale jeśli dane pojawią się w sieci, nie można ich cofnąć.
Zmiana użytkowników nie zawsze jest łatwa
Ponieważ automatyzacja biura wciąż ewoluuje, a Ty wprowadzasz nowe technologie do swoich systemów, aby: pozostać konkurencyjnym i opłacalnym, wadą jest to, że musisz przeszkolić całą swoją kadrę użytkowników. Wszyscy, od sekretarki po pracownika zamówień, od klientów po sprzedawców, którzy dostarczają Twój produkt lub usługę, muszą nauczyć się nowych systemów. Wiele osób nie uczy się łatwo nowych systemów, a inni są uparci w robieniu rzeczy tak, jak zawsze. Tak więc, mimo że ponosisz wydatki związane z przekwalifikowaniem, masz również nastawienie użytkowników końcowych do walki.
